Accordo per i collaboratori sulla riservatezza e sull'utilizzo del sistema

Questo riassunto in linguaggio semplice non è vincolante. Serve soltanto a facilitare una visione d'insieme. È vincolante esclusivamente il testo che segue.

Il presente accordo non è un contratto di lavoro. Il Suo stipendio, il Suo orario di lavoro e le Sue ferie sono indicati nel Suo contratto di lavoro o di servizio.

Qui è indicato come trattare i dati riservati e come utilizzare i sistemi di Love Your Life.

Non parla con nessuno di pazienti e di questioni interne. Ciò vale anche dopo la fine della Sua attività.

Apre i dati sanitari solo se ne ha bisogno per il Suo compito. Non li inserisce in servizi di IA o di traduzione esterni.

La piattaforma rileva il Suo tempo di lavoro e registra gli accessi. Può consultare i Suoi tempi in qualsiasi momento.

Segnali immediatamente il sospetto di una fuga di dati. Una segnalazione rapida non viene valutata a Suo svantaggio.

Il presente accordo non rende più severa la Sua responsabilità e non paga nulla per esso.

Il presente accordo è concluso tra BGGI GmbH, Rostocker Straße 43, 53117 Bonn, tribunale del registro Amtsgericht Bonn, HRB 26753 («BGGI»), gestore della piattaforma «Love Your Life», un marchio di BGGI GmbH, e la collaboratrice o il collaboratore che lo accetta digitalmente tramite la piattaforma («Collaboratori»).

L'accordo si applica a tutte le persone che lavorano con un account collaboratore nell'area amministrativa della piattaforma — nell'amministrazione, nella gestione dei casi, nel coordinamento medico, nella fatturazione e nella tecnica, nell'ufficio centrale Germania come in un ufficio nazionale. Non si applica agli account della revisione esterna delle traduzioni; per tali account si applicano il § 7 e l'accordo sulla revisione esterna delle traduzioni.

Oggetto del presente accordo sono esclusivamente la riservatezza, il trattamento dei dati e l'utilizzo dei sistemi di BGGI.

Il presente accordo non è un contratto di lavoro. Non disciplina né la retribuzione né l'orario di lavoro come prestazione dovuta, né le ferie né il recesso dal rapporto di lavoro o di servizio. Il contratto di lavoro o di servizio viene concluso al di fuori della piattaforma e resta impregiudicato dal presente accordo; in caso di contrasto esso prevale, nella misura in cui sia più favorevole per i Collaboratori.

BGGI mette a disposizione dei Collaboratori un account personale nell'area amministrativa, i sistemi necessari per il loro compito e, ove concordato, dispositivi e li informa delle regole del presente accordo e delle loro modifiche.

I Collaboratori utilizzano account, sistemi e dispositivi esclusivamente per i propri compiti di servizio e secondo le regole del presente accordo.

I Collaboratori rispettano le regole dei §§ da 5 a 17 e la riservatezza di cui al § 22.

BGGI concede diritti solo nella misura richiesta dal compito, adotta misure tecniche e organizzative adeguate per la protezione dei dati, mantiene la rilevazione del tempo e i registri comprensibili per i Collaboratori e riceve le segnalazioni di cui al § 17 senza valutare una segnalazione tempestiva a svantaggio della persona segnalante.

I dati sanitari sono dati particolarmente protetti ai sensi dell'art. 9 DSGVO. Vengono trattati esclusivamente per la gestione del rispettivo caso e resi accessibili solo alle persone che ne hanno bisogno per il loro compito.

Non avviene alcuna consultazione per curiosità, per interesse personale o senza relazione con un compito proprio, anche se un accesso tecnico fosse possibile. Gli accessi vengono registrati.

I dati sanitari non vengono trasferiti su dispositivi privati, memorie private o caselle di posta private e non vengono stampati, salvo che ciò sia necessario per il compito.

I dati sanitari e altri dati dei casi non vengono inseriti in servizi di IA, servizi di traduzione o altre applicazioni al di fuori della piattaforma che BGGI non abbia espressamente autorizzato a tal fine. Ciò vale anche per brevi estratti e per dati che, di per sé, sembrano innocui.

I Collaboratori ricevono diritti solo per le aree di cui hanno bisogno per il loro compito e solo al livello a tal fine necessario: visualizzare, modificare o approvare. I diritti sono concessi esclusivamente dal titolare.

I diritti non vengono estesi, condivisi né ceduti ad altri. Se si nota che un diritto va oltre il compito, lo si segnala all'amministrazione.

Oltre ai diritti, il tipo di collaboratore e l'ambito di validità determinano ciò che una persona vede e modifica: i compiti vengono assegnati solo dalle aree del proprio tipo di collaboratore, e chi è limitato a determinati paesi vede solo le pratiche di tali paesi. Se a un account limitato a paesi non è assegnato alcun paese, esso non vede nulla. Le modifiche di diritti e ambito di validità vengono registrate con persona, momento ed entità.

Gli account del tipo «revisione delle traduzioni» vedono nell'area amministrativa esclusivamente la postazione «Testi», il proprio profilo, le impostazioni di sicurezza e le proprie notifiche. Casi, dati dei pazienti, compiti, caselle di posta, rilevazione del tempo, dati della piattaforma e dati di colleghe e colleghi sono loro preclusi.

Nella postazione «Testi» vengono formulate proposte di correzione dei testi di interfaccia. Su una proposta decide una seconda persona con il diritto «approvare»; nessuno decide su una propria proposta. I testi giuridici sono esclusi dalla postazione.

I Collaboratori non trasmettono agli account della revisione delle traduzioni contenuti di altre aree dell'amministrazione — in particolare dati dei casi e dei pazienti, dati di accesso e processi interni —, neppure tramite messaggi, osservazioni o schermate.

Per gli accessi all'area amministrativa il secondo fattore può essere configurato tramite il percorso offerto nella piattaforma. È facoltativo, salvo che BGGI lo renda obbligatorio ai sensi del comma 2.

BGGI può rendere obbligatorio il secondo fattore per tutti i Collaboratori o per singoli account; in tal caso senza secondo fattore attivato non vi è accesso. Finché non è obbligatorio, la piattaforma ricorda di configurarlo, ma solo a titolo di avviso; la mancanza del secondo fattore non ha allora conseguenze per l'accesso.

Il secondo fattore è personale. Codici, chiavi di ripristino e dispositivi non vengono ceduti. La perdita di un dispositivo o di una chiave viene segnalata senza indugio.

Per i Collaboratori il cui ruolo è soggetto alla rilevazione del tempo, la piattaforma rileva il tempo di lavoro durante l'accesso all'area amministrativa. La piattaforma indica in modo visibile che la rilevazione è in corso.

Vengono rilevati inizio e fine della sessione, ogni minuto l'area o il caso aperto — solo il relativo identificativo, nessun contenuto —, se nell'ultimo minuto è avvenuto un inserimento, nonché l'identificativo del browser. Inserimenti da tastiera, testi, obiettivi dei clic e contenuti di casi, messaggi o documenti non vengono salvati.

Una breve inattività fino alla pausa breve stabilita nelle impostazioni, attualmente cinque minuti, vale come tempo di lavoro. Se per un periodo superiore all'intervallo di sessione stabilito, attualmente trenta minuti, non perviene alcun segnale, la sessione termina automaticamente. I valori vigenti sono consultabili nella piattaforma.

Le finalità sono la prova del tempo di lavoro ai sensi della legge tedesca sull'orario di lavoro (Arbeitszeitgesetz), l'attribuzione del tempo di lavoro ai casi per la fatturazione e la pianificazione. La direzione valuta i tempi per giorno, settimana e mese. Non avviene alcuna osservazione occulta; le singole persone non vengono valutate in base al ritmo o al numero dei loro inserimenti, e le misure di diritto del lavoro non si basano esclusivamente sulle valutazioni della rilevazione del tempo.

I Collaboratori consultano in qualsiasi momento i propri tempi alla voce «I miei tempi» e possono richiedere una correzione. I dati vengono cancellati automaticamente dopo il termine stabilito nelle impostazioni, attualmente 400 giorni, salvo che sussista un obbligo legale di conservazione più lungo. I diritti di partecipazione della rappresentanza dei lavoratori restano impregiudicati.

I compiti nella piattaforma hanno un termine. Se un compito è scaduto, la piattaforma lo ricorda alla persona competente a intervalli regolari, attualmente ogni 24 ore, dopo attualmente tre giorni anche alla direzione del suo ufficio nazionale e dopo attualmente sette giorni all'amministrazione. I promemoria servono allo svolgimento della pratica e non alla valutazione della persona.

I Collaboratori di un ufficio nazionale gestiscono i casi del proprio paese nei termini della gestione dei casi: prima gestione, promemoria e conclusione, ciascuno in giorni lavorativi secondo il calendario dell'ufficio, attualmente 3, 5 e 7 giorni lavorativi dall'assegnazione. I termini vigenti vengono fissati all'assegnazione e mostrati nella piattaforma.

Se un termine ai sensi del paragrafo 2 non viene rispettato, la competenza per il caso passa automaticamente all'ufficio centrale Germania. Tale passaggio è una regola della gestione dei casi a tutela delle pazienti e dei pazienti e non una misura nei confronti della singola persona.

I dispositivi, i dati di accesso e le chiavi affidati vengono custoditi con cura e utilizzati solo per il compito. I dati di accesso sono personali e non vengono ceduti.

Gli schermi vengono bloccati quando si lascia la postazione di lavoro. Da reti aperte l'accesso avviene solo tramite una connessione protetta.

Il sospetto di una perdita o di un uso non autorizzato di dispositivi o accessi viene segnalato senza indugio.

I dati dei pazienti non vengono comunicati privatamente, non vengono menzionati in servizi di messaggistica privati o social network e non vengono fotografati o registrati.

Anche descrizioni apparentemente anonime possono rendere riconoscibile una persona; pertanto anch'esse sono evitate.

Le caselle di posta della piattaforma servono esclusivamente a scopi di servizio. Non è consentito un uso privato.

La piattaforma offre nella casella di posta una correzione IA di ortografia e grammatica nonché proposte IA di messaggi a partire da parole chiave, proposte solo per destinatari registrati nel sistema. Una proposta IA non viene mai inviata automaticamente. I Collaboratori leggono e verificano integralmente ogni proposta prima di inviarla; con l'invio rispondono del contenuto come di un testo scritto da loro stessi.

Nelle parole chiave per una proposta IA non vengono inseriti dati sanitari né dati non necessari per la proposta.

Se BGGI attiva la risposta automatica via e-mail, ogni persona stabilisce per la propria casella di posta se viene utilizzata e a quale livello: il livello 1 invia solo una conferma di ricezione senza IA; nel livello 2 l'IA elabora una proposta che una persona approva; nel livello 3 si risponde autonomamente, ma esclusivamente con il testo della base di conoscenze approvato dal titolare.

I messaggi con riferimento a persone o alla salute ricevono solo una conferma di ricezione e vengono sottoposti a una persona; non vengono inviati all'IA. I messaggi sospetti non ricevono mai risposta. Le richieste di appuntamento diventano sempre una proposta; la conferma avviene solo da parte di una persona. I messaggi inviati automaticamente sono contrassegnati come tali.

Le risposte automatiche e le proposte approvate vengono inviate a nome della rispettiva casella di posta e con la relativa firma. I Collaboratori non approvano alcuna proposta che contenga impegni su prezzi, termini, appuntamenti, rimborsi o questioni mediche che vadano oltre la loro competenza. Come sostituto in caso di assenza può essere indicata solo una casella di posta della piattaforma.

Classificazione, proposta, approvazione e invio vengono registrati con momento e persona che agisce. Il registro serve alla tracciabilità delle risposte inviate, non alla valutazione di singole persone.

I risultati delle funzioni di IA della piattaforma — correzione, proposta, traduzione, riassunto e risposte delle chat — sono strumenti. Possono essere incompleti o errati e non sostituiscono una verifica medica, legale o altra verifica professionale. I Collaboratori li utilizzano nei confronti di pazienti, partner o autorità solo dopo una propria verifica; per le risposte automatiche del livello 3 si applica il paragrafo 4.

La chat IA nell'area amministrativa è disponibile solo per gli account del titolare espressamente abilitati a tal fine. I Collaboratori non hanno accesso. Le chat nelle altre aree della piattaforma rispondono solo a domande della rispettiva area.

La chat può solo proporre una modifica delle impostazioni. Non attiva nulla da sola: un'impostazione cambia solo quando l'account del titolare accetta la proposta tramite il pulsante «Conferma»; un «sì» digitato o pronunciato non basta. Una proposta scade dopo dieci minuti.

Proposta, conferma, interruzione e rifiuto vengono registrati con account e momento; la modifica stessa compare nel registro di verifica della rispettiva impostazione sotto l'account del titolare che conferma.

I Collaboratori non utilizzano alcun account del titolare né alcuna sessione attiva di un account del titolare, non utilizzano la chat per conto di un account del titolare e non provocano alcuna conferma a suo nome.

Se un ufficio nazionale è abilitato come unità per le chiamate tramite il numero centrale della piattaforma e vi sono registrati Collaboratori come membri, questi utilizzano il telefono d'ufficio della piattaforma esclusivamente per servizio. Le chiamate in uscita vengono effettuate con il numero centrale della piattaforma come mittente e sono possibili solo verso la Germania e verso Stati dell'Unione europea; le chiamate verso altri paesi sono bloccate, anche verso il paese di un'unità situato al di fuori dell'Unione europea.

I Collaboratori vedono solo le chiamate e i contatti della propria unità. La piattaforma registra per ogni chiamata momento, direzione, stato, membro coinvolto e durata; il numero dell'interlocutore viene salvato solo in forma cifrata. Il registro viene cancellato dopo il termine stabilito nell'amministrazione, attualmente 90 giorni. La piattaforma non salva i contenuti delle conversazioni.

Se tramite il numero centrale giungono messaggi WhatsApp all'unità, i Collaboratori rispondono ad essi solo nella casella di posta dell'unità. Possono scrivere liberamente solo entro 24 ore dall'ultimo messaggio della cliente o del cliente; dopodiché la piattaforma blocca l'invio, salvo una conferma di appuntamento secondo le regole della piattaforma. I Collaboratori non possono avviare chiamate tramite WhatsApp.

BGGI fornisce tramite la piattaforma prestazioni di organizzazione e accompagnamento. I Collaboratori agiscono in tale ambito: organizzano, coordinano, informano e inoltrano le richieste ai competenti. La prestazione medica, infermieristica, terapeutica, farmaceutica e ogni altra prestazione professionale sono fornite esclusivamente dai rispettivi fornitori di prestazioni; le decisioni mediche sono adottate esclusivamente dai medici e dalle strutture curanti.

I Collaboratori non forniscono consulenza medica, legale o fiscale, non formulano diagnosi, non valutano le prospettive di successo di un trattamento e non assumono impegni su successo del trattamento, appuntamenti, costi, termini o rimborsi che vadano oltre la loro competenza e i dati indicati nella piattaforma. Ciò vale anche nel coordinamento medico; il suo compito è l'organizzazione, non il trattamento. I Collaboratori inoltrano le questioni mediche al medico competente o alla struttura competente, le questioni legali all'amministrazione.

I Collaboratori ai quali BGGI ha conferito il diritto di gestire i pagamenti possono, nell'area «Incassare» della piattaforma, inserire un importo per un caso del proprio ambito e incassarlo per BGGI in presenza della paziente o del paziente; vale il limite massimo per operazione registrato nella piattaforma. I pagamenti con carta sono versati direttamente a BGGI. I contanti li accettano solo tramite la piattaforma, contro la relativa ricevuta e in nome di BGGI; li custodiscono separatamente dal proprio denaro e li consegnano integralmente secondo le istruzioni di BGGI. Se i pagamenti in contanti di un caso raggiungono complessivamente l'importo fissato nella piattaforma (attualmente 5.000 euro), accettano contanti solo dopo che la persona che paga ha reso la dichiarazione sull'origine dei fondi, il suo documento d'identità o passaporto è stato registrato e la dichiarazione è stata confermata.

Ogni sospetto di una violazione della sicurezza dei dati personali — documenti smarriti, un messaggio inviato al destinatario sbagliato, un accesso estraneo, un dispositivo smarrito — viene segnalato senza indugio all'amministrazione e al responsabile della protezione dei dati.

La segnalazione avviene anche se l'incidente è stato causato dalla persona stessa. Una segnalazione tempestiva non viene valutata a svantaggio della persona segnalante; da essa dipendono i termini di legge di BGGI.

Per il presente accordo non è dovuto alcun corrispettivo; è gratuito per entrambe le parti. La retribuzione per la prestazione lavorativa e la sua scadenza risultano esclusivamente dal contratto di lavoro o di servizio. Il rispetto del presente accordo rientra nelle prestazioni ivi dovute e non fa sorgere alcun diritto proprio al compenso.

L'accordo decorre dall'accettazione digitale e si applica finché la persona lavora per BGGI con un account collaboratore. Cessa con la fine dell'attività senza necessità di recesso; un recesso separato dal solo presente accordo non è previsto. Gli obblighi di cui ai §§ 21 e 22 continuano ad applicarsi.

Con la fine dell'attività vengono restituiti senza indugio tutti i dispositivi, i documenti, i supporti di dati e le chiavi; gli accessi vengono bloccati e le sessioni in corso terminate. Non vengono trattenute copie di dati aziendali.

Un account collaboratore viene chiuso tramite il percorso uniforme della piattaforma. In tale occasione vengono registrati nell'archivio motivo, persona che agisce, momento e indirizzo e-mail, vengono terminate tutte le sessioni in corso e l'account viene bloccato. Le voci a cui rinviano fatture, registro di verifica e messaggi restano conservate come prova; la cancellazione dei dati personali è disciplinata dall'informativa sulla privacy.

Se un account viene chiuso per abuso, inganno o violazione del contratto, l'indirizzo e-mail resta bloccato per una nuova registrazione; negli altri casi viene liberato. Quali motivi comportano un blocco è stabilito nell'amministrazione.

Il presente accordo non estende la responsabilità dei Collaboratori. Per i dipendenti di BGGI si applicano i principi della responsabilità limitata nel rapporto di lavoro; per il personale di un ufficio nazionale si applica il rapporto contrattuale con il Partner d'ufficio.

BGGI risponde nei confronti dei Collaboratori secondo le disposizioni di legge; il presente accordo non limita tale responsabilità.

I Collaboratori trattano i dati personali esclusivamente su istruzione di BGGI e per i propri compiti di servizio; con l'accettazione del presente accordo sono tenuti alla riservatezza dei dati personali. Tale obbligo sussiste dopo la fine dell'attività.

BGGI tratta i dati dei Collaboratori che sorgono con l'utilizzo dei sistemi — in particolare dati dell'account, diritti, rilevazione del tempo, registri di accesso e di invio e il registro delle chiamate di cui al § 15 — per l'esecuzione del rapporto di lavoro, per la protezione dei dati di terzi e per l'adempimento di obblighi di legge. I dettagli sono indicati nell'informativa sulla privacy.

I Collaboratori mantengono il silenzio su tutte le questioni di cui sono venuti a conoscenza per servizio. Ciò vale per i dati delle pazienti e dei pazienti, per i dati di medici, cliniche, agenzie e fornitori di servizi nonché per i segreti commerciali e le condizioni di BGGI.

L'obbligo di riservatezza vale nei confronti di chiunque, anche dei familiari, e sussiste dopo la fine dell'attività, finché le questioni non sono divenute di pubblico dominio.

Nella misura in cui i Collaboratori collaborano all'attività professionale di un medico o di un'altra persona soggetta al segreto professionale, sono tenuti alla riservatezza in qualità di persone che collaborano; una violazione può essere punibile ai sensi del § 203, par. 4 StGB.

Restano impregiudicati gli obblighi di segreto legali, professionali e penali nonché gli obblighi di legge di informazione. Restano ammesse le segnalazioni ai sensi della legge tedesca sulla protezione delle persone segnalanti (Hinweisgeberschutzgesetz) e le divulgazioni consentite dalla legge tedesca sulla tutela dei segreti commerciali (Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen).

BGGI può modificare il testo del presente accordo, in particolare per adeguarlo a una modifica della situazione giuridica, a modifiche dei sistemi della piattaforma o a modifiche dei requisiti di protezione dei dati e di sicurezza delle informazioni. La versione modificata viene mostrata nell'area amministrativa della piattaforma prima che entri in vigore. Vengono mostrati i passaggi modificati; le parti non modificate continuano ad applicarsi invariate.

Il consenso viene prestato elettronicamente nella piattaforma. Vengono registrati il momento del consenso e un codice di controllo della versione approvata. Ogni versione resta leggibile nel fascicolo dell'account e può esservi consultata in qualsiasi momento; il consenso è così dimostrabile.

Di una modifica viene inoltre inviata un'e-mail all'indirizzo registrato nell'account. Indipendentemente da ciò, la modifica compare al successivo accesso. La decisione può essere rinviata; in tal caso l'avviso ricompare.

Il silenzio non vale come consenso. Senza consenso esplicito continua ad applicarsi l'ultima versione approvata.

In mancanza del consenso, BGGI lo ricorda. Se una modifica è urgente o giuridicamente obbligatoria, in particolare per motivi di protezione dei dati o di sicurezza delle informazioni, viene inoltre richiamata chiaramente l'attenzione su di essa e sulle conseguenze della mancanza del consenso. I promemoria vengono inviati entro 30 giorni dalla prima visualizzazione della versione modificata. Una modifica è urgente quando senza di essa sarebbero messi in pericolo il funzionamento sicuro della piattaforma, la protezione dei dati o l'adempimento degli obblighi contrattuali; è giuridicamente obbligatoria quando la richiedono una disposizione di legge, una decisione amministrativa o giudiziaria o una prescrizione vincolante di un servizio di pagamento, di uno store di app o di un'autorità di vigilanza e a BGGI non resta alcun margine decisionale proprio. L'avviso indica il motivo, il passaggio interessato e la conseguenza della mancanza del consenso. Anche una modifica urgente o giuridicamente obbligatoria non diventa efficace senza consenso.

Le condizioni essenziali del rapporto di lavoro o di servizio non vengono modificate dal presente accordo. Non avviene alcuna modifica unilaterale di tali condizioni; essa avviene solo di comune accordo mediante un contratto di modifica o secondo le regole di legge sul licenziamento con proposta di modifica. La mancanza del consenso a una versione modificata del presente accordo non pone fine al rapporto di lavoro o di servizio.

L'accettazione digitale del presente accordo e il consenso elettronico a una versione modificata tramite la piattaforma soddisfano la forma testuale. Modifiche e integrazioni richiedono la forma testuale. Gli accordi individuali delle parti prevalgono sul presente accordo.

Il presente accordo è disciplinato dal diritto della Repubblica federale di Germania. La scelta del diritto non priva i Collaboratori della tutela delle disposizioni imperative del diritto che sarebbe applicabile in sua assenza, in particolare del diritto dello Stato in cui lavorano abitualmente.

Per le controversie derivanti dal presente accordo si applicano i fori di legge. Per le controversie con lavoratrici e lavoratori sono competenti i tribunali del lavoro.

Qualora una disposizione del presente accordo sia o divenga in tutto o in parte invalida o inattuabile, la validità delle restanti disposizioni resta impregiudicata. In luogo della disposizione invalida o inattuabile si applica la disciplina di legge.

Il presente documento è disponibile in 24 lingue. È vincolante esclusivamente la versione tedesca; le altre versioni linguistiche servono a facilitarne la comprensione.

In caso di discrepanze tra la versione tedesca e una traduzione vale esclusivamente il testo tedesco. Ogni traduzione contiene questa avvertenza nella propria lingua.