Acordo com colaboradores sobre sigilo e uso dos sistemas

Este resumo em linguagem simples não é vinculante. Serve apenas para facilitar a visão geral. Somente o texto a seguir é vinculante.

Este acordo não é um contrato de trabalho. O seu salário, a sua jornada de trabalho e as suas férias constam do seu contrato de trabalho ou de prestação de serviços.

Aqui consta como você lida com dados confidenciais e como utiliza os sistemas do Love Your Life.

Você não fala com ninguém sobre pacientes e assuntos internos. Isso vale também após o fim da sua atividade.

Você só abre dados de saúde quando precisa deles para a sua tarefa. Você não os insere em serviços de IA ou de tradução de terceiros.

A plataforma registra a sua jornada de trabalho e os acessos. Você pode consultar os seus próprios horários a qualquer momento.

Você comunica imediatamente qualquer suspeita de vazamento de dados. Uma comunicação rápida não será interpretada em seu prejuízo.

Este acordo não torna a sua responsabilidade mais rigorosa, e você não paga nada por ele.

Este acordo é celebrado entre a BGGI GmbH, Rostocker Straße 43, 53117 Bonn, tribunal de registro Amtsgericht Bonn, HRB 26753 („BGGI“), operadora da plataforma „Love Your Life“, uma marca da BGGI GmbH, e a colaboradora ou o colaborador que o aceitar digitalmente por meio da plataforma („colaboradores“).

O acordo se aplica a todas as pessoas que trabalham com uma conta de colaborador na área administrativa da plataforma — na administração, na condução de casos, na coordenação médica, no faturamento e na área técnica, tanto no escritório central na Alemanha quanto em um escritório nacional. Ele não se aplica às contas da revisão externa de traduções; a essas contas aplicam-se o § 7 e o acordo sobre a revisão externa de traduções.

O objeto deste acordo são exclusivamente o sigilo, o tratamento de dados e o uso dos sistemas da BGGI.

Este acordo não é um contrato de trabalho. Ele não regula remuneração nem jornada de trabalho como prestação devida, nem férias nem a rescisão da relação de trabalho ou de prestação de serviços. O contrato de trabalho ou de prestação de serviços é celebrado fora da plataforma e não é afetado por este acordo; em caso de contradição, ele prevalece na medida em que for mais favorável aos colaboradores.

A BGGI disponibiliza aos colaboradores uma conta pessoal na área administrativa, os sistemas necessários para a sua tarefa e, quando acordado, equipamentos, e os informa sobre as regras deste acordo e suas alterações.

Os colaboradores utilizam a conta, os sistemas e os equipamentos exclusivamente para as suas tarefas profissionais e de acordo com as regras deste acordo.

Os colaboradores cumprem as regras dos §§ 5 a 17 e o sigilo nos termos do § 22.

A BGGI concede direitos apenas na medida exigida pela tarefa, adota medidas técnicas e organizacionais adequadas para a proteção dos dados, mantém o registro de jornada e os registros de acesso compreensíveis para os colaboradores e recebe comunicações nos termos do § 17 sem avaliar uma comunicação feita sem demora em prejuízo da pessoa que a fez.

Dados de saúde são dados especialmente protegidos nos termos do art. 9 DSGVO. Eles são tratados exclusivamente para o processamento do respectivo caso e só são disponibilizados às pessoas que precisam deles para a sua tarefa.

Não se faz nenhuma consulta por curiosidade, por interesse pessoal ou sem relação com uma tarefa própria, mesmo que um acesso técnico seja possível. Os acessos são registrados.

Dados de saúde não são transferidos para aparelhos privados, armazenamentos privados ou caixas de e-mail privadas e não são impressos, salvo se isso for necessário para a tarefa.

Dados de saúde e outras informações dos casos não são inseridos em serviços de IA, serviços de tradução ou outros aplicativos fora da plataforma que a BGGI não tenha expressamente liberado para esse fim. Isso vale também para trechos curtos e para informações que, isoladamente, pareçam inofensivas.

Os colaboradores recebem direitos apenas para as áreas de que precisam para a sua tarefa e apenas no nível necessário para isso: ver, editar ou liberar. Os direitos são concedidos exclusivamente pelo proprietário.

Os direitos não são ampliados, não são compartilhados e não são repassados a outras pessoas. Se for constatado que um direito vai além da tarefa, isso é comunicado à administração.

Além dos direitos, o tipo de colaborador e o âmbito de validade determinam o que uma pessoa vê e edita: as tarefas são atribuídas apenas a partir das áreas do próprio tipo de colaborador, e quem está restrito a determinados países vê apenas processos desses países. Se nenhum país estiver atribuído a uma conta restrita a países, ela não vê nada. Alterações de direitos e do âmbito de validade são registradas com a pessoa, o momento e a extensão.

Contas do tipo „revisão de traduções“ veem na área administrativa exclusivamente a área de trabalho „Textos“, o próprio perfil, as configurações de segurança e as próprias notificações. Casos, dados de pacientes, tarefas, caixas postais, registro de jornada, números da plataforma e informações sobre colegas lhes são inacessíveis.

Na área de trabalho „Textos“ são feitas sugestões de correção para textos da interface. Sobre uma sugestão decide uma segunda pessoa com o direito „liberar“; ninguém decide sobre a própria sugestão. Textos jurídicos estão excluídos da área de trabalho.

Os colaboradores não repassam conteúdos de outras áreas da administração — em especial dados de casos e de pacientes, dados de acesso e processos internos — a contas da revisão de traduções, nem por meio de mensagens, observações ou capturas de tela.

Para os acessos à área administrativa, o segundo fator pode ser configurado pelo meio oferecido na plataforma. Ele é voluntário, salvo se a BGGI o tornar obrigatório nos termos do parágrafo 2.

A BGGI pode tornar o segundo fator obrigatório para todos os colaboradores ou para contas específicas; nesse caso, sem o segundo fator ativado não há acesso. Enquanto ele não for obrigatório, a plataforma lembra de configurá-lo, mas apenas como aviso; a falta do segundo fator não tem, então, consequências para o acesso.

O segundo fator é pessoal. Códigos, chaves de recuperação e aparelhos não são repassados. A perda de um aparelho ou de uma chave é comunicada sem demora.

Para colaboradores cuja função está sujeita ao registro de jornada, a plataforma registra a jornada de trabalho durante o login na área administrativa. A plataforma indica de forma visível que o registro está ocorrendo.

São registrados o início e o fim da sessão, a cada minuto a área ou o caso acessado — apenas o seu identificador, sem conteúdos —, se houve alguma entrada no último minuto, bem como o identificador do navegador. Digitações, textos, alvos de cliques e conteúdos de casos, mensagens ou documentos não são armazenados.

Uma inatividade breve até a pausa curta definida nas configurações, atualmente cinco minutos, conta como jornada de trabalho. Se nenhum sinal for recebido por mais tempo do que o intervalo de sessão definido, atualmente trinta minutos, a sessão termina automaticamente. Os valores vigentes podem ser consultados na plataforma.

As finalidades são a comprovação da jornada de trabalho nos termos da Arbeitszeitgesetz (lei alemã sobre jornada de trabalho), a atribuição da jornada de trabalho a casos para fins de faturamento e o planejamento. A chefia avalia os horários por dia, semana e mês. Não há observação oculta; pessoas individuais não são avaliadas pelo ritmo ou pela quantidade de suas entradas, e medidas trabalhistas não se baseiam unicamente em avaliações do registro de jornada.

Os colaboradores consultam os seus próprios horários a qualquer momento em „Meus horários“ e podem solicitar uma correção. Os dados são excluídos automaticamente após o prazo definido nas configurações, atualmente 400 dias, salvo se houver uma obrigação legal de guarda mais longa. Os direitos de participação da representação dos trabalhadores permanecem inalterados.

As tarefas na plataforma têm um prazo. Se uma tarefa estiver em atraso, a plataforma lembra a pessoa responsável em intervalos regulares, atualmente a cada 24 horas, após atualmente três dias também a chefia do seu escritório nacional e após atualmente sete dias a administração. Os lembretes servem para a conclusão do processo, e não para a avaliação da pessoa.

Os colaboradores de um escritório nacional processam os casos do seu país nos prazos da gestão de casos: primeiro processamento, lembrete e conclusão, cada um em dias úteis segundo o calendário do escritório, atualmente 3, 5 e 7 dias úteis a partir da atribuição. Os prazos vigentes são fixados na atribuição e exibidos na plataforma.

Se um prazo nos termos do parágrafo 2 não for cumprido, a responsabilidade pelo caso passa automaticamente para o escritório central na Alemanha. Essa transferência é uma regra da gestão de casos para a proteção das pacientes e dos pacientes, e não uma medida contra a pessoa individual.

Equipamentos, dados de acesso e chaves cedidos são guardados com cuidado e utilizados apenas para a tarefa. Os dados de acesso são pessoais e não são repassados.

As telas são bloqueadas ao deixar o posto de trabalho. A partir de redes abertas, o acesso ocorre apenas por uma conexão segura.

A suspeita de perda ou de uso não autorizado de equipamentos ou acessos é comunicada sem demora.

Informações sobre pacientes não são repassadas de forma privada, não são mencionadas em serviços de mensagens privados ou redes sociais e não são fotografadas nem gravadas.

Também relatos que pareçam anônimos podem tornar uma pessoa identificável; por isso, também eles não são feitos.

As caixas postais da plataforma servem exclusivamente a fins profissionais. O uso privado não é permitido.

Na caixa postal, a plataforma oferece uma correção de ortografia e gramática por IA e sugestões de mensagens por IA a partir de palavras-chave, sugestões apenas para destinatários cadastrados no sistema. Uma sugestão de IA nunca é enviada automaticamente. Os colaboradores leem e verificam integralmente cada sugestão antes de enviá-la; com o envio, respondem pelo conteúdo como se fosse um texto escrito por eles mesmos.

Nas palavras-chave para uma sugestão de IA não são incluídos dados de saúde nem informações que não sejam necessárias para a sugestão.

Se a BGGI ativar a resposta automática por e-mail, cada pessoa define para a sua própria caixa postal se ela é utilizada e em qual nível: o nível 1 envia apenas uma confirmação de recebimento sem IA; no nível 2, a IA elabora uma sugestão que um ser humano libera; no nível 3, a resposta é dada de forma autônoma, porém exclusivamente com a redação da base de conhecimento liberada pelo proprietário.

Mensagens com referência a pessoas ou à saúde recebem apenas uma confirmação de recebimento e são apresentadas a um ser humano; elas não vão para a IA. Mensagens suspeitas nunca são respondidas. Pedidos de consulta sempre se tornam uma sugestão; a confirmação é feita apenas por um ser humano. Mensagens enviadas automaticamente são identificadas como tais.

Respostas automáticas e sugestões liberadas saem em nome da respectiva caixa postal e com a sua assinatura. Os colaboradores não liberam nenhuma sugestão que contenha compromissos sobre preços, prazos, consultas, reembolsos ou questões médicas que ultrapassem a sua competência. Como substituto em caso de ausência, só pode ser designada uma caixa postal da plataforma.

A classificação, a sugestão, a liberação e o envio são registrados com o momento e a pessoa que atua. O registro serve à rastreabilidade das respostas enviadas, e não à avaliação de pessoas individuais.

Os resultados das funções de IA da plataforma — correção, sugestão, tradução, resumo e respostas de chats — são ferramentas. Eles podem ser incompletos ou incorretos e não substituem uma verificação médica, jurídica ou técnica de outra natureza. Os colaboradores só os utilizam perante pacientes, parceiros ou autoridades após verificação própria; para respostas automáticas no nível 3 aplica-se o parágrafo 4.

O chat de IA na área administrativa está disponível apenas para contas de proprietário expressamente liberadas para isso. Os colaboradores não têm acesso. Os chats nas demais áreas da plataforma respondem apenas a perguntas da respectiva área.

O chat só pode sugerir uma alteração de configurações. Ele não ativa nada por conta própria: uma configuração só é alterada quando a conta de proprietário aceita a sugestão pelo botão „Confirmar“; um „sim“ digitado ou falado não é suficiente. Uma sugestão expira após dez minutos.

A sugestão, a confirmação, o cancelamento e a rejeição são registrados com a conta e o momento; a alteração em si aparece na trilha de auditoria da respectiva configuração, sob a conta de proprietário que a confirmou.

Os colaboradores não utilizam nenhuma conta de proprietário nem nenhuma sessão iniciada de uma conta de proprietário, não operam o chat para uma conta de proprietário e não provocam nenhuma confirmação em nome dela.

Se um escritório nacional estiver habilitado como unidade para chamadas pelo número central da plataforma e colaboradores estiverem cadastrados ali como membros, eles utilizam o telefone de escritório da plataforma exclusivamente para fins profissionais. As chamadas efetuadas saem com o número central da plataforma como remetente e só são possíveis para a Alemanha e para Estados da União Europeia; as chamadas para outros países são bloqueadas, inclusive para o próprio país de uma unidade situado fora da União Europeia.

Os colaboradores veem apenas as chamadas e os contatos da sua unidade. A plataforma registra, por chamada, o momento, a direção, o status, o membro envolvido e a duração; o número da outra parte é armazenado apenas de forma criptografada. O registro é excluído após o prazo definido na administração, atualmente 90 dias. A plataforma não armazena o conteúdo das conversas.

Se mensagens pelo WhatsApp chegarem à unidade pelo número central, os colaboradores as respondem somente na caixa postal da unidade. Eles só podem escrever livremente dentro de 24 horas após a última mensagem da cliente ou do cliente; depois disso, a plataforma bloqueia o envio, exceto uma confirmação de compromisso de acordo com as regras da plataforma. Os colaboradores não podem iniciar chamadas pelo WhatsApp.

A BGGI presta, por meio da plataforma, serviços de organização e acompanhamento. Os colaboradores atuam nesse âmbito: eles organizam, coordenam, informam e encaminham solicitações aos responsáveis. O serviço médico, de enfermagem, terapêutico, farmacêutico e qualquer outro serviço especializado é prestado exclusivamente pelos respectivos prestadores; decisões médicas são tomadas exclusivamente pelas médicas, pelos médicos e pelas instituições responsáveis pelo tratamento.

Os colaboradores não prestam aconselhamento médico, jurídico ou tributário, não fazem diagnósticos, não avaliam as perspectivas de sucesso de um tratamento e não assumem compromissos sobre sucesso do tratamento, consultas, custos, prazos ou reembolsos que ultrapassem a sua competência e as informações indicadas na plataforma. Isso vale também na coordenação médica; a sua tarefa é a organização, não o tratamento. Os colaboradores encaminham questões médicas à médica, ao médico ou à instituição responsável e questões jurídicas à administração.

Os colaboradores aos quais a BGGI tiver concedido o direito de processar pagamentos podem, na área „Cobrar“ da plataforma, lançar um valor para um caso do seu âmbito e cobrá-lo para a BGGI na presença da paciente ou do paciente; vale o limite máximo por operação registrado na plataforma. Os pagamentos com cartão vão diretamente para a BGGI. Dinheiro em espécie eles só recebem pela plataforma, mediante o respectivo recibo e em nome da BGGI; guardam-no separado do seu próprio dinheiro e entregam-no integralmente conforme as instruções da BGGI. Se os pagamentos em espécie de um caso atingirem, em conjunto, o valor fixado na plataforma (atualmente 5.000 euros), só recebem dinheiro em espécie depois que a pessoa que paga tiver feito a declaração sobre a origem dos recursos, o seu documento de identidade ou passaporte tiver sido registrado e a declaração tiver sido confirmada.

Toda suspeita de violação da proteção de dados pessoais — documentos perdidos, uma mensagem enviada ao destinatário errado, um acesso de terceiros, um aparelho perdido — é comunicada sem demora à administração e à pessoa encarregada da proteção de dados.

A comunicação é feita mesmo quando o próprio colaborador causou o incidente. Uma comunicação feita sem demora não é avaliada em prejuízo da pessoa que a fez; os prazos legais da BGGI dependem dela.

Nenhuma remuneração é devida por este acordo; ele é gratuito para ambas as partes. A remuneração pelo trabalho e o seu vencimento resultam exclusivamente do contrato de trabalho ou de prestação de serviços. O cumprimento deste acordo faz parte das prestações ali devidas e não gera direito próprio a remuneração.

O acordo começa com a aceitação digital e vigora enquanto a pessoa atuar para a BGGI com uma conta de colaborador. Ele termina com o fim da atividade, sem necessidade de rescisão; não está prevista uma rescisão separada apenas deste acordo. As obrigações dos §§ 21 e 22 continuam em vigor.

Com o fim da atividade, todos os equipamentos, documentos, suportes de dados e chaves são devolvidos sem demora; os acessos são bloqueados e as sessões em andamento são encerradas. Não são retidas cópias de dados da empresa.

Uma conta de colaborador é encerrada pelo procedimento único da plataforma. Nesse caso, o motivo, a pessoa que atua, o momento e o endereço de e-mail são registrados no arquivo, todas as sessões em andamento são encerradas e a conta é bloqueada. Os registros a que remetem faturas, trilha de auditoria e mensagens são mantidos como prova; a exclusão de dados pessoais rege-se pela Política de Privacidade.

Se uma conta for encerrada por abuso, fraude ou quebra de contrato, o endereço de e-mail permanece bloqueado para um novo cadastro; nos demais motivos, ele é liberado. Quais motivos levam a um bloqueio está definido na administração.

Este acordo não amplia a responsabilidade dos colaboradores. Para os empregados da BGGI aplicam-se os princípios da responsabilidade limitada na relação de trabalho; para o pessoal de um escritório nacional aplica-se a relação contratual com o parceiro do escritório.

A BGGI responde perante os colaboradores nos termos das disposições legais; este acordo não limita essa responsabilidade.

Os colaboradores tratam dados pessoais exclusivamente por instrução da BGGI e para as suas tarefas profissionais; com a aceitação deste acordo, ficam obrigados à confidencialidade dos dados pessoais. Essa obrigação continua após o fim da atividade.

A BGGI trata os dados dos colaboradores gerados no uso dos sistemas — em especial dados da conta, direitos, registro de jornada, registros de acesso e de envio e o registro de chamadas nos termos do § 15 — para a execução da relação de emprego, para a proteção dos dados de terceiros e para o cumprimento de obrigações legais. Os detalhes constam da Política de Privacidade.

Os colaboradores guardam sigilo sobre todos os assuntos de que tomaram conhecimento no exercício da sua atividade. Isso vale para dados de pacientes, para informações de médicas, médicos, clínicas, agências e prestadores de serviços, bem como para segredos comerciais e condições da BGGI.

O dever de sigilo vale perante qualquer pessoa, inclusive familiares, e continua após o fim da atividade, desde que os assuntos não tenham se tornado de conhecimento geral.

Na medida em que os colaboradores participem da atividade profissional de uma médica, de um médico ou de outra pessoa sujeita a um dever de sigilo profissional, eles ficam obrigados ao sigilo como pessoas participantes; uma violação pode ser punível nos termos do § 203, parágrafo 4, StGB.

Deveres de sigilo legais, profissionais e penais, bem como deveres legais de informação, permanecem inalterados. Comunicações nos termos da lei alemã de proteção de denunciantes (Hinweisgeberschutzgesetz) e divulgações permitidas pela lei alemã de proteção de segredos comerciais continuam admissíveis.

A BGGI pode alterar o texto deste acordo, em especial para adaptá-lo a uma alteração da situação jurídica, a sistemas alterados da plataforma ou a requisitos alterados de proteção de dados e segurança da informação. A versão alterada é exibida na área administrativa da plataforma antes de entrar em vigor. São exibidos os trechos alterados; as partes não alteradas continuam em vigor sem alterações.

O consentimento é dado eletronicamente na plataforma. São registrados o momento do consentimento e uma soma de verificação da versão consentida. Cada versão permanece legível no arquivo da conta e pode ser consultada ali a qualquer momento; o consentimento é, assim, comprovável.

Sobre uma alteração é enviado adicionalmente um e-mail para o endereço registrado na conta. Independentemente disso, a alteração aparece no próximo login. A decisão pode ser adiada; nesse caso, o aviso aparece novamente.

O silêncio não vale como consentimento. Sem consentimento expresso, continua a valer a última versão consentida.

Se o consentimento não for dado, a BGGI lembra disso. Se uma alteração for urgente ou juridicamente obrigatória, em especial por razões de proteção de dados ou de segurança da informação, ela e as consequências da falta de consentimento são, além disso, claramente assinaladas. Os lembretes ocorrem no prazo de 30 dias a contar da primeira exibição da versão alterada. Uma alteração é urgente quando, sem ela, a operação segura da plataforma, a proteção dos dados ou o cumprimento das obrigações contratuais estariam em risco; é juridicamente obrigatória quando uma disposição legal, uma decisão administrativa ou judicial ou uma exigência vinculante de um serviço de pagamento, de uma loja de aplicativos ou de uma autoridade de supervisão a exigir e não restar à BGGI margem de decisão própria. O aviso indica o motivo, o trecho afetado e a consequência da falta de consentimento. Mesmo uma alteração urgente ou juridicamente obrigatória não produz efeitos sem consentimento.

Condições essenciais da relação de trabalho ou de prestação de serviços não são alteradas por este acordo. Uma alteração unilateral dessas condições não ocorre; ela só é feita de comum acordo, por aditivo contratual, ou nos termos das regras legais sobre a rescisão com proposta de alteração contratual. A falta de consentimento a uma versão alterada deste acordo não encerra a relação de trabalho ou de prestação de serviços.

Se uma versão alterada for condição para o acesso a determinados sistemas ou áreas, o acesso pode ser restringido até o consentimento. As consequências para a atividade são esclarecidas fora da plataforma. Os direitos de codeterminação de uma representação dos trabalhadores permanecem inalterados. Uma restrição só é possível após decorridos 30 dias a contar da primeira exibição da versão alterada.

A aceitação digital deste acordo e o consentimento eletrônico a uma versão alterada por meio da plataforma atendem à forma textual. Alterações e complementos exigem a forma textual. Os acordos individuais das partes têm prioridade sobre este acordo.

Este acordo é regido pelo direito da República Federal da Alemanha. A escolha da lei não priva os colaboradores da proteção das disposições imperativas do direito que seria aplicável na sua ausência, em especial do direito do Estado em que habitualmente trabalham.

Para litígios decorrentes deste acordo aplicam-se os foros legais. Para litígios com empregadas e empregados, é competente a Justiça do Trabalho.

Se uma cláusula deste acordo for ou se tornar total ou parcialmente inválida ou inexequível, a validade das demais cláusulas não é afetada. A cláusula inválida ou inexequível é substituída pela regulamentação legal.

Este documento está disponível em 24 idiomas. Somente a versão em alemão é vinculante; as demais versões linguísticas servem para facilitar a compreensão.

Em caso de divergências entre a versão em alemão e uma tradução, prevalece exclusivamente o texto em alemão. Cada tradução contém este aviso no seu próprio idioma.