Acuerdo para el personal sobre confidencialidad y uso del sistema

Este resumen en lenguaje sencillo no es vinculante. Solo facilita una visión general. Únicamente es vinculante el texto que figura a continuación.

Este acuerdo no es un contrato de trabajo. Su salario, su jornada y sus vacaciones figuran en su contrato laboral o de servicios.

Aquí se indica cómo debe tratar los datos confidenciales y cómo debe utilizar los sistemas de Love Your Life.

No habla con nadie sobre pacientes ni sobre asuntos internos. Esto se aplica también después del fin de su actividad.

Solo abre datos de salud cuando los necesita para su tarea. No los introduce en servicios ajenos de IA o de traducción.

La plataforma registra su tiempo de trabajo y los accesos. Puede consultar sus propios tiempos en cualquier momento.

Comunique de inmediato cualquier sospecha de una fuga de datos. Una comunicación rápida no se interpretará en su perjuicio.

Este acuerdo no agrava su responsabilidad y no paga nada por él.

El presente acuerdo se celebra entre BGGI GmbH, Rostocker Straße 43, 53117 Bonn, tribunal de registro Amtsgericht Bonn, HRB 26753 («BGGI»), operadora de la plataforma «Love Your Life», una marca de BGGI GmbH, y la colaboradora o el colaborador que lo acepte digitalmente a través de la plataforma («Colaboradores»).

El acuerdo se aplica a todas las personas que trabajan con una cuenta de personal en el área de administración de la plataforma — en la administración, la gestión de casos, la coordinación médica, la facturación y la técnica, tanto en la oficina central de Alemania como en una oficina de país —. No se aplica a las cuentas de la revisión externa de traducciones; a estas cuentas se aplican el § 7 y el acuerdo sobre la revisión externa de traducciones.

El objeto del presente acuerdo es exclusivamente la confidencialidad, el tratamiento de los datos y el uso de los sistemas de BGGI.

El presente acuerdo no es un contrato de trabajo. No regula ni la remuneración ni la jornada como prestación debida, ni las vacaciones ni la resolución de la relación laboral o de servicios. El contrato laboral o de servicios se celebra fuera de la plataforma y no se ve afectado por el presente acuerdo; en caso de contradicción, prevalece en la medida en que sea más favorable para los Colaboradores.

BGGI pone a disposición de los Colaboradores una cuenta personal en el área de administración, los sistemas necesarios para su tarea y, cuando se haya acordado, dispositivos, y les informa de las reglas del presente acuerdo y de sus modificaciones.

Los Colaboradores utilizan la cuenta, los sistemas y los dispositivos exclusivamente para sus tareas profesionales y conforme a las reglas del presente acuerdo.

Los Colaboradores cumplen las reglas de los §§ 5 a 17 y la confidencialidad conforme al § 22.

BGGI solo concede derechos en la medida en que lo requiera la tarea, adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas para la protección de los datos, mantiene el registro de tiempo y los registros de actividad comprensibles para los Colaboradores y recibe las comunicaciones conforme al § 17 sin valorar en perjuicio de la persona que comunica una comunicación realizada sin demora.

Los datos de salud son datos especialmente protegidos conforme al art. 9 DSGVO. Se tratan exclusivamente para la tramitación del caso correspondiente y solo se ponen a disposición de las personas que los necesiten para su tarea.

No se realiza ninguna consulta por curiosidad, por interés personal ni sin relación con una tarea propia, aunque técnicamente fuera posible el acceso. Los accesos se registran.

Los datos de salud no se transfieren a dispositivos privados, almacenamientos privados ni buzones de correo privados y no se imprimen, salvo que sea necesario para la tarea.

Los datos de salud y otros datos de los casos no se introducen en servicios de IA, servicios de traducción ni otras aplicaciones ajenas a la plataforma que BGGI no haya autorizado expresamente para ello. Esto se aplica también a extractos breves y a datos que, considerados de forma aislada, parezcan inofensivos.

Los Colaboradores solo reciben derechos para las áreas que necesitan para su tarea y solo en el nivel necesario para ello: ver, editar o aprobar. Los derechos los concede exclusivamente el titular.

Los derechos no se amplían, no se comparten ni se ceden a otras personas. Si se advierte que un derecho va más allá de la tarea, se comunica a la administración.

Además de los derechos, el tipo de colaborador y el ámbito de aplicación determinan lo que una persona ve y edita: las tareas solo se asignan desde las áreas del propio tipo de colaborador, y quien esté limitado a determinados países solo ve los procesos de esos países. Si a una cuenta limitada a países no se le ha asignado ningún país, no ve nada. Las modificaciones de los derechos y del ámbito de aplicación se registran con la persona, el momento y el alcance.

Las cuentas del tipo «revisión de traducciones» solo ven en el área de administración el puesto de trabajo «Textos», el perfil propio, la configuración de seguridad y las notificaciones propias. Los casos, los datos de pacientes, las tareas, los buzones, el registro de tiempo, las cifras de la plataforma y los datos de compañeras y compañeros les están vedados.

En el puesto de trabajo «Textos» se formulan propuestas de corrección de los textos de interfaz. Sobre una propuesta decide una segunda persona con el derecho «aprobar»; nadie decide sobre una propuesta propia. Los textos jurídicos quedan excluidos del puesto de trabajo.

Los Colaboradores no transmiten a las cuentas de la revisión de traducciones contenidos de otras áreas de la administración — en particular datos de casos y de pacientes, datos de acceso y procesos internos —, tampoco mediante mensajes, observaciones o capturas de pantalla.

Para los accesos al área de administración, el segundo factor puede configurarse a través de la vía ofrecida en la plataforma. Es voluntario, salvo que BGGI lo haga obligatorio conforme al apartado 2.

BGGI puede hacer obligatorio el segundo factor para todos los Colaboradores o para cuentas concretas; en ese caso, sin segundo factor activado no hay acceso. Mientras no sea obligatorio, la plataforma recuerda su configuración, pero solo a modo de aviso; la falta del segundo factor no tiene entonces consecuencias para el acceso.

El segundo factor es personal. Los códigos, las claves de recuperación y los dispositivos no se ceden. La pérdida de un dispositivo o de una clave se comunica sin demora.

Para los Colaboradores cuya función esté sujeta al registro de tiempo, la plataforma registra el tiempo de trabajo durante la sesión iniciada en el área de administración. La plataforma indica de forma visible que se está registrando.

Se registran el inicio y el fin de la sesión, cada minuto el área o el caso consultado — solo su identificador, sin contenidos —, si en el último minuto se ha producido una entrada, así como el identificador del navegador. No se guardan las pulsaciones de teclado, los textos, los destinos de los clics ni los contenidos de casos, mensajes o documentos.

La inactividad breve hasta la pausa corta fijada en la configuración, actualmente cinco minutos, se considera tiempo de trabajo. Si durante más tiempo que el intervalo de sesión fijado, actualmente treinta minutos, no se recibe ninguna señal, la sesión finaliza automáticamente. Los valores vigentes pueden consultarse en la plataforma.

Las finalidades son la acreditación del tiempo de trabajo conforme a la Ley alemana sobre la jornada de trabajo (Arbeitszeitgesetz), la asignación del tiempo de trabajo a los casos para la facturación y la planificación. La dirección evalúa los tiempos por día, semana y mes. No se realiza ninguna observación encubierta; no se evalúa a personas concretas según su ritmo o el número de sus entradas, y las medidas laborales no se basan únicamente en evaluaciones del registro de tiempo.

Los Colaboradores consultan en todo momento sus propios tiempos en «Mis tiempos» y pueden solicitar una corrección. Los datos se suprimen automáticamente tras el plazo fijado en la configuración, actualmente 400 días, salvo que exista una obligación legal de conservación más larga. Los derechos de participación de la representación de los trabajadores no se ven afectados.

Las tareas en la plataforma llevan un plazo. Si una tarea está vencida, la plataforma se lo recuerda a la persona responsable a intervalos regulares, actualmente cada 24 horas; transcurridos actualmente tres días, además a la dirección de su oficina de país, y transcurridos actualmente siete días, a la administración. Los recordatorios sirven para la resolución del asunto y no para la evaluación de la persona.

Los Colaboradores de una oficina de país tramitan los casos de su país dentro de los plazos de la gestión de casos: primera tramitación, recordatorio y conclusión, en cada caso en días hábiles según el calendario de la oficina, actualmente 3, 5 y 7 días hábiles desde la asignación. Los plazos vigentes quedan fijados en la asignación y se muestran en la plataforma.

Si no se cumple un plazo conforme al apartado 2, la competencia sobre el caso pasa automáticamente a la oficina central de Alemania. Esta transferencia es una regla de la gestión de casos para proteger a las pacientes y los pacientes y no una medida frente a la persona concreta.

Los dispositivos, los datos de acceso y las llaves facilitados se custodian con diligencia y solo se utilizan para la tarea. Los datos de acceso son personales y no se ceden.

Las pantallas se bloquean al abandonar el puesto de trabajo. Desde redes abiertas, el acceso solo se realiza mediante una conexión segura.

Cualquier sospecha de pérdida o de uso no autorizado de dispositivos o accesos se comunica sin demora.

Los datos de pacientes no se comunican de forma privada, no se mencionan en servicios privados de mensajería ni en redes sociales y no se fotografían ni se graban.

También las descripciones aparentemente anónimas pueden hacer reconocible a una persona; por ello, tampoco se realizan.

Los buzones de la plataforma sirven exclusivamente a fines profesionales. No está permitido su uso privado.

La plataforma ofrece en el buzón una corrección por IA de la ortografía y la gramática, así como propuestas de IA de mensajes a partir de palabras clave, estas últimas solo para destinatarios registrados en el sistema. Una propuesta de IA nunca se envía por sí sola. Los Colaboradores leen y revisan íntegramente cada propuesta antes de enviarla; con el envío responden del contenido como si fuera un texto escrito por ellos mismos.

En las palabras clave para una propuesta de IA no se incluyen datos de salud ni datos que no sean necesarios para la propuesta.

Si BGGI activa la respuesta automática por correo electrónico, cada persona determina para su propio buzón si se utiliza y en qué nivel: el nivel 1 solo envía un acuse de recibo sin IA; en el nivel 2, la IA elabora una propuesta que aprueba una persona; en el nivel 3 se responde de forma autónoma, pero exclusivamente con el texto de la base de conocimientos aprobado por el titular.

Los mensajes con referencia a personas o a la salud solo reciben un acuse de recibo y se presentan a una persona; no se envían a la IA. Los mensajes sospechosos nunca se responden. Las solicitudes de cita siempre se convierten en una propuesta; solo las confirma una persona. Los mensajes enviados automáticamente se identifican como tales.

Las respuestas automáticas y las propuestas aprobadas se envían en nombre del buzón correspondiente y con su firma. Los Colaboradores no aprueban ninguna propuesta que contenga compromisos sobre precios, plazos, citas, reembolsos o cuestiones médicas que excedan de sus facultades. Como sustituto en caso de ausencia solo puede designarse un buzón de la plataforma.

La clasificación, la propuesta, la aprobación y el envío se registran con el momento y la persona que actúa. El registro sirve para la trazabilidad de las respuestas enviadas, no para la evaluación de personas concretas.

Los resultados de las funciones de IA de la plataforma — corrección, propuesta, traducción, resumen y respuestas de chats — son herramientas. Pueden ser incompletos o erróneos y no sustituyen una revisión médica, jurídica ni profesional de otro tipo. Los Colaboradores solo los utilizan frente a pacientes, socios o autoridades tras su propia revisión; para las respuestas automáticas del nivel 3 se aplica el apartado 4.

El chat de IA del área de administración solo está disponible para las cuentas de titular autorizadas expresamente para ello. Los Colaboradores no tienen acceso. Los chats de las demás áreas de la plataforma solo responden a preguntas de su área correspondiente.

El chat solo puede proponer una modificación de la configuración. No activa nada por sí mismo: una configuración solo cambia cuando la cuenta de titular acepta la propuesta mediante el botón «Confirmar»; no basta con un «sí» escrito o hablado. Una propuesta caduca a los diez minutos.

La propuesta, la confirmación, la cancelación y el rechazo se registran con la cuenta y el momento; la propia modificación aparece en el registro de auditoría de la configuración correspondiente bajo la cuenta de titular que la confirma.

Los Colaboradores no utilizan ninguna cuenta de titular ni ninguna sesión iniciada de una cuenta de titular, no manejan el chat por cuenta de una cuenta de titular y no provocan ninguna confirmación en su nombre.

Si una oficina de país está habilitada como unidad para llamadas a través del número central de la plataforma y hay Colaboradores registrados en ella como miembros, estos utilizan el teléfono de oficina de la plataforma exclusivamente con fines profesionales. Las llamadas salientes se realizan con el número central de la plataforma como remitente y solo son posibles hacia Alemania y hacia Estados de la Unión Europea; las llamadas hacia otros países están bloqueadas, también hacia el propio país de una unidad situada fuera de la Unión Europea.

Los Colaboradores solo ven las llamadas y los contactos de su unidad. La plataforma registra por cada llamada el momento, el sentido, el estado, el miembro participante y la duración; el número del interlocutor solo se guarda cifrado. El registro se suprime tras el plazo fijado en la administración, actualmente 90 días. La plataforma no guarda los contenidos de las conversaciones.

Si llegan mensajes de WhatsApp a la unidad a través del número central, los Colaboradores solo los responden en el buzón de la unidad. Solo pueden escribir libremente dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje de la clienta o del cliente; después, la plataforma bloquea el envío, salvo una confirmación de cita conforme a las reglas de la plataforma. Los Colaboradores no pueden iniciar llamadas por WhatsApp.

BGGI presta a través de la plataforma servicios de organización y acompañamiento. Los Colaboradores actúan en este marco: organizan, coordinan, informan y transmiten las solicitudes a los responsables. La prestación médica, de cuidados, terapéutica, farmacéutica y cualquier otra prestación profesional la realizan exclusivamente los respectivos prestadores; las decisiones médicas las adoptan exclusivamente las médicas, los médicos y los centros tratantes.

Los Colaboradores no prestan asesoramiento médico, jurídico ni fiscal, no establecen diagnósticos, no valoran las perspectivas de éxito de un tratamiento y no asumen compromisos sobre el éxito del tratamiento, citas, costes, plazos o reembolsos que excedan de sus facultades y de los datos indicados en la plataforma. Esto se aplica también en la coordinación médica; su tarea es la organización, no el tratamiento. Los Colaboradores transmiten las cuestiones médicas a la médica competente, al médico competente o al centro competente, y las cuestiones jurídicas, a la administración.

Los Colaboradores a quienes BGGI haya concedido el derecho a tramitar pagos pueden, en el área «Cobrar» de la plataforma, introducir un importe para un caso de su ámbito y cobrarlo para BGGI en presencia de la paciente o del paciente; rige el límite máximo por operación registrado en la plataforma. Los pagos con tarjeta se abonan directamente a BGGI. El dinero en efectivo solo lo aceptan a través de la plataforma, contra su recibo y en nombre de BGGI; lo guardan separado de su propio dinero y lo entregan íntegramente según las instrucciones de BGGI. Si los pagos en efectivo de un caso alcanzan en conjunto el importe fijado en la plataforma (actualmente 5.000 euros), solo aceptan efectivo una vez que la persona que paga haya realizado la declaración sobre el origen de los fondos, se haya registrado su documento de identidad o pasaporte y la declaración haya sido confirmada.

Cualquier sospecha de una violación de la seguridad de los datos personales — documentos perdidos, un mensaje enviado a un destinatario erróneo, un acceso ajeno, un dispositivo perdido — se comunica sin demora a la administración y a la persona delegada de protección de datos.

La comunicación se realiza también cuando el incidente haya sido causado por uno mismo. Una comunicación realizada sin demora no se valora en perjuicio de la persona que comunica; de ella dependen los plazos legales de BGGI.

Por el presente acuerdo no se adeuda ninguna contraprestación; es gratuito para ambas partes. La remuneración por la prestación laboral y su vencimiento resultan exclusivamente del contrato laboral o de servicios. El cumplimiento del presente acuerdo forma parte de las prestaciones debidas en dicho contrato y no genera ningún derecho propio a remuneración.

El acuerdo comienza con la aceptación digital y se aplica mientras la persona trabaje para BGGI con una cuenta de personal. Finaliza con el fin de la actividad, sin necesidad de resolución; no está prevista una resolución separada únicamente del presente acuerdo. Las obligaciones conforme a los §§ 21 y 22 siguen vigentes.

Con el fin de la actividad se entregan sin demora todos los dispositivos, documentos, soportes de datos y llaves; los accesos se bloquean y las sesiones en curso se finalizan. No se retienen copias de datos de la empresa.

Una cuenta de personal se cierra a través de la vía uniforme de la plataforma. En ese momento se registran en el archivo el motivo, la persona que actúa, el momento y la dirección de correo electrónico, se finalizan todas las sesiones en curso y se bloquea la cuenta. Las entradas a las que remiten las facturas, el registro de auditoría y los mensajes se conservan como prueba; la supresión de los datos personales se rige por la política de privacidad.

Si una cuenta se cierra por abuso, engaño o incumplimiento del contrato, la dirección de correo electrónico permanece bloqueada para un nuevo registro; en los demás casos, se libera. Qué motivos conducen a un bloqueo está fijado en la administración.

El presente acuerdo no amplía la responsabilidad de los Colaboradores. A las personas empleadas por BGGI se aplican los principios de la responsabilidad limitada en la relación laboral; al personal de una oficina de país se aplica la relación contractual con el Socio de oficina.

BGGI responde frente a los Colaboradores conforme a las disposiciones legales; el presente acuerdo no limita dicha responsabilidad.

Los Colaboradores tratan los datos personales exclusivamente siguiendo instrucciones de BGGI y para sus tareas profesionales; con la aceptación del presente acuerdo quedan obligados a la confidencialidad de los datos personales. Esta obligación subsiste tras el fin de la actividad.

BGGI trata los datos de los Colaboradores que se generan con el uso de los sistemas — en particular datos de la cuenta, derechos, registro de tiempo, registros de acceso y de envío y el registro de llamadas conforme al § 15 — para la ejecución de la relación laboral, para la protección de los datos de terceros y para el cumplimiento de obligaciones legales. Los detalles figuran en la política de privacidad.

Los Colaboradores guardan silencio sobre todos los asuntos de los que hayan tenido conocimiento en el ejercicio de su trabajo. Esto se aplica a los datos de pacientes, a los datos de médicas, médicos, clínicas, agencias y proveedores de servicios, así como a los secretos empresariales y las condiciones de BGGI.

La obligación de confidencialidad se aplica frente a cualquier persona, también frente a los familiares, y subsiste tras el fin de la actividad, salvo que los asuntos hayan pasado a ser de conocimiento general.

En la medida en que los Colaboradores participen en la actividad profesional de una médica, un médico u otra persona sujeta a secreto profesional, están obligados a guardar confidencialidad como personas colaboradoras; una infracción puede ser punible conforme al § 203, apdo. 4 StGB.

Las obligaciones de secreto legales, profesionales y penales, así como las obligaciones legales de información, no se ven afectadas. Siguen siendo admisibles las comunicaciones conforme a la Ley alemana de protección de las personas informantes (Hinweisgeberschutzgesetz) y las divulgaciones permitidas por la Ley alemana de protección de secretos empresariales (Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen).

BGGI puede modificar el texto del presente acuerdo, en particular para adaptarlo a un cambio de la situación jurídica, a cambios en los sistemas de la plataforma o a cambios en los requisitos de protección de datos y de seguridad de la información. La versión modificada se muestra en el área de administración de la plataforma antes de que entre en vigor. Se muestran los pasajes modificados; las partes no modificadas siguen vigentes sin cambios.

El consentimiento se presta electrónicamente en la plataforma. Se registran el momento del consentimiento y una suma de comprobación de la versión consentida. Cada versión permanece legible en el expediente de la cuenta y puede consultarse allí en cualquier momento; de este modo, el consentimiento es acreditable.

Sobre una modificación se envía además un correo electrónico a la dirección registrada en la cuenta. Con independencia de ello, la modificación aparece en el siguiente inicio de sesión. La decisión puede aplazarse; en ese caso, el aviso vuelve a aparecer.

El silencio no se considera consentimiento. Sin consentimiento expreso sigue vigente la última versión consentida.

Si no se presta el consentimiento, BGGI lo recuerda. Si una modificación es urgente o jurídicamente obligatoria, en particular por motivos de protección de datos o de seguridad de la información, se advierte además de forma clara sobre ella y sobre las consecuencias de la falta de consentimiento. Los recordatorios se realizan dentro de los 30 días siguientes a la primera visualización de la versión modificada. Una modificación es urgente cuando sin ella se pondrían en peligro el funcionamiento seguro de la plataforma, la protección de los datos o el cumplimiento de las obligaciones contractuales; es jurídicamente obligatoria cuando la exige una disposición legal, una resolución administrativa o judicial o una exigencia vinculante de un servicio de pago, de una tienda de aplicaciones o de un organismo de supervisión y a BGGI no le queda ningún margen de decisión propio. La advertencia indica el motivo, el pasaje afectado y la consecuencia de la falta de consentimiento. Tampoco una modificación urgente o jurídicamente obligatoria surte efecto sin consentimiento.

El presente acuerdo no modifica las condiciones esenciales de la relación laboral o de servicios. No se produce ninguna modificación unilateral de dichas condiciones; solo se realiza de mutuo acuerdo mediante un contrato de modificación o conforme a las reglas legales sobre el despido con oferta de modificación de las condiciones. La falta de consentimiento a una versión modificada del presente acuerdo no pone fin a la relación laboral o de servicios.

La aceptación digital del presente acuerdo y el consentimiento electrónico a una versión modificada a través de la plataforma cumplen la forma textual. Las modificaciones y adiciones requieren la forma textual. Los acuerdos individuales de las partes prevalecen sobre el presente acuerdo.

El presente acuerdo se rige por el Derecho de la República Federal de Alemania. La elección del Derecho aplicable no priva a los Colaboradores de la protección de las disposiciones imperativas del Derecho que sería aplicable sin ella, en particular del Derecho del Estado en el que trabajen habitualmente.

Para los litigios derivados del presente acuerdo se aplican los fueros legales. Para los litigios con trabajadoras y trabajadores son competentes los tribunales de lo social.

Si alguna disposición del presente acuerdo fuera o llegara a ser total o parcialmente ineficaz o inejecutable, la eficacia de las demás disposiciones no se verá afectada. La disposición ineficaz o inejecutable será sustituida por la regulación legal.

El presente documento está disponible en 24 idiomas. Solo es vinculante la versión alemana; las demás versiones lingüísticas sirven para facilitar la comprensión.

En caso de discrepancias entre la versión alemana y una traducción, solo es válido el texto alemán. Cada traducción contiene esta indicación en su propio idioma.