Avtal för medarbetare om tystnadsplikt och systemanvändning

Denna sammanfattning på enkelt språk är inte bindande. Den ska bara ge en bättre överblick. Endast den efterföljande texten är bindande.

Detta avtal är inget anställningsavtal. Din lön, din arbetstid och din semester anges i ditt anställnings- eller tjänsteavtal.

Här står hur du hanterar konfidentiella uppgifter och hur du använder systemen i Love Your Life.

Om patienter och interna angelägenheter talar du inte med någon. Detta gäller även efter att din verksamhet har upphört.

Hälsouppgifter öppnar du endast om du behöver dem för din uppgift. Du matar inte in dem i externa AI- eller översättningstjänster.

Plattformen registrerar din arbetstid och loggar åtkomster. Dina egna tider kan du när som helst se.

En misstanke om en dataläcka anmäler du omedelbart. En snabb anmälan läggs dig inte till last.

Detta avtal gör inte ditt ansvar strängare, och du betalar ingenting för det.

Detta avtal ingås mellan BGGI GmbH, Rostocker Straße 43, 53117 Bonn, registerdomstol Amtsgericht Bonn, HRB 26753 (”BGGI”), som driver plattformen ”Love Your Life”, ett varumärke som tillhör BGGI GmbH, och den medarbetare som digitalt antar avtalet via plattformen (”medarbetarna”).

Avtalet gäller för alla personer som arbetar med ett medarbetarkonto i plattformens förvaltningsområde — i förvaltningen, ärendehanteringen, den medicinska samordningen, avräkningen och tekniken, på huvudkontoret i Tyskland liksom på ett landskontor. För konton för extern granskning av översättningar gäller det inte; för dessa konton gäller § 7 och avtalet om extern granskning av översättningar.

Föremålet för detta avtal är uteslutande tystnadsplikt, hantering av uppgifter och användning av BGGI:s system.

Detta avtal är inget anställningsavtal. Det reglerar varken lön eller arbetstid som avtalad prestation, varken semester eller uppsägning av anställnings- eller tjänsteförhållandet. Anställnings- eller tjänsteavtalet ingås utanför plattformen och påverkas inte av detta avtal; vid motstridigheter har det företräde, i den mån det är förmånligare för medarbetarna.

BGGI tillhandahåller medarbetarna ett personligt konto i förvaltningsområdet, de system som krävs för deras uppgift och, i den mån det har avtalats, utrustning, och informerar dem om reglerna i detta avtal och om ändringar av dem.

Medarbetarna använder konto, system och utrustning uteslutande för sina tjänsteuppgifter och enligt reglerna i detta avtal.

Medarbetarna följer reglerna i §§ 5 till 17 och tystnadsplikten enligt § 22.

BGGI ger rättigheter endast i den omfattning som uppgiften kräver, vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda uppgifterna, håller tidsregistreringen och loggarna begripliga för medarbetarna och tar emot anmälningar enligt § 17 utan att lägga en omedelbar anmälan den anmälande personen till last.

Hälsouppgifter är särskilt skyddade uppgifter enligt Art. 9 DSGVO. De behandlas uteslutande för handläggningen av respektive ärende och görs tillgängliga endast för de personer som behöver dem för sin uppgift.

Uppgifter hämtas inte fram av nyfikenhet, av personligt intresse eller utan samband med en egen uppgift, även om teknisk åtkomst vore möjlig. Åtkomster loggas.

Hälsouppgifter överförs inte till privata enheter, privata lagringsutrymmen eller privata e-postlådor och skrivs inte ut, i den mån detta inte är nödvändigt för uppgiften.

Hälsouppgifter och andra uppgifter från ärenden matas inte in i AI-tjänster, översättningstjänster eller andra applikationer utanför plattformen som BGGI inte uttryckligen har godkänt för detta. Detta gäller även för korta utdrag och för uppgifter som var för sig verkar harmlösa.

Medarbetarna får behörigheter endast för de områden som de behöver för sin uppgift och endast på den nivå som krävs för detta: se, redigera eller godkänna. Behörigheter tilldelas uteslutande av innehavaren.

Behörigheter utvidgas inte, delas inte och lämnas inte vidare till andra. Om det visar sig att en behörighet sträcker sig längre än uppgiften anmäls detta till förvaltningen.

Utöver behörigheterna bestämmer medarbetartypen och tillämpningsområdet vad en person ser och redigerar: uppgifter tilldelas endast från områdena för den egna medarbetartypen, och den som är begränsad till vissa länder ser endast ärenden från dessa länder. Om inget land har kopplats till ett konto som är begränsat till länder ser det ingenting. Ändringar av behörigheter och tillämpningsområde registreras med person, tidpunkt och omfattning.

Konton av typen ”granskning av översättningar” ser i förvaltningsområdet uteslutande arbetsplatsen ”Texter”, den egna profilen, säkerhetsinställningarna och de egna notiserna. Ärenden, patientuppgifter, uppgifter, e-postlådor, tidsregistrering, plattformens siffror och uppgifter om kolleger är stängda för dem.

På arbetsplatsen ”Texter” lämnas korrigeringsförslag till gränssnittstexter. Om ett förslag beslutar en andra person med behörigheten ”godkänna”; ingen beslutar om sitt eget förslag. Rättsliga texter är undantagna från arbetsplatsen.

Medarbetarna lämnar inte ut innehåll från andra delar av förvaltningen — i synnerhet ärende- och patientuppgifter, inloggningsuppgifter och interna ärenden — till konton för granskning av översättningar, inte heller via meddelanden, anmärkningar eller skärmbilder.

För åtkomst till förvaltningsområdet kan den andra faktorn konfigureras på det sätt som erbjuds på plattformen. Den är frivillig, i den mån BGGI inte gör den obligatorisk enligt stycke 2.

BGGI kan göra den andra faktorn obligatorisk för alla medarbetare eller för enskilda konton; då finns ingen åtkomst utan aktiverad andra faktor. Så länge den inte är obligatorisk påminner plattformen om konfigurationen, dock endast som en upplysning; en saknad andra faktor får då inga följder för åtkomsten.

Den andra faktorn är personlig. Koder, återställningsnycklar och enheter lämnas inte vidare. Förlust av en enhet eller nyckel anmäls utan dröjsmål.

För medarbetare vars roll omfattas av tidsregistrering registrerar plattformen arbetstiden under inloggningen i förvaltningsområdet. Att registrering sker visar plattformen synligt.

Det som registreras är sessionens början och slut, varje minut det öppnade området eller ärendet — endast dess identifierare, inget innehåll —, om en inmatning har gjorts under den senaste minuten, samt webbläsarens identifierare. Tangentbordsinmatningar, texter, klickmål och innehåll i ärenden, meddelanden eller dokument lagras inte.

Kort inaktivitet upp till den korta paus som fastställts i inställningarna, för närvarande fem minuter, räknas som arbetstid. Om varje signal uteblir längre än det fastställda sessionsglappet, för närvarande trettio minuter, avslutas sessionen automatiskt. De gällande värdena kan ses på plattformen.

Ändamålen är att styrka arbetstiden enligt den tyska arbetstidslagen (Arbeitszeitgesetz), att koppla arbetstiden till ärenden för avräkning och planering. Ledningen utvärderar tiderna per dag, vecka och månad. Någon hemlig övervakning förekommer inte; enskilda personer bedöms inte efter tempo eller antal inmatningar, och arbetsrättsliga åtgärder grundas inte enbart på utvärderingar av tidsregistreringen.

Medarbetarna ser när som helst sina egna tider under ”Mina tider” och kan begära en rättelse. Uppgifterna raderas automatiskt efter den frist som fastställts i inställningarna, för närvarande 400 dagar, i den mån det inte finns någon längre lagstadgad bevarandeskyldighet. Arbetstagarrepresentationens medbestämmanderätter påverkas inte.

Uppgifter på plattformen har en frist. Om en uppgift är försenad påminner plattformen den ansvariga personen med jämna mellanrum, för närvarande var 24:e timme, efter för närvarande tre dagar dessutom ledningen för personens landskontor och efter för närvarande sju dagar förvaltningen. Påminnelserna tjänar till att ärendet blir utfört och inte till att bedöma personen.

Medarbetare vid ett landskontor handlägger ärendena från sitt land inom ärendestyrningens frister: första handläggning, påminnelse och avslutande i arbetsdagar enligt kontorets kalender, för närvarande 3, 5 och 7 arbetsdagar från tilldelningen. De gällande fristerna låses vid tilldelningen och visas på plattformen.

Om en frist enligt stycke 2 inte hålls övergår ansvaret för ärendet automatiskt till huvudkontoret i Tyskland. Denna övergång är en regel i ärendestyrningen till skydd för patienterna och ingen åtgärd mot den enskilda personen.

Utlämnad utrustning, inloggningsuppgifter och nycklar förvaras omsorgsfullt och används endast för uppgiften. Inloggningsuppgifter är personliga och lämnas inte vidare.

Skärmar låses när arbetsplatsen lämnas. Från öppna nätverk sker åtkomsten endast via en skyddad förbindelse.

Misstanke om förlust eller obehörig användning av utrustning eller åtkomster anmäls utan dröjsmål.

Uppgifter om patienter lämnas inte ut privat, nämns inte i privata meddelandetjänster eller sociala nätverk och fotograferas eller spelas inte in.

Även beskrivningar som verkar anonyma kan göra en person identifierbar; därför undviks även sådana.

Plattformens e-postlådor tjänar uteslutande tjänsteändamål. Privat användning är inte tillåten.

Plattformen erbjuder i e-postlådan en AI-korrigering av stavning och grammatik samt AI-förslag till meddelanden utifrån stödord, förslag endast för mottagare som är registrerade i systemet. Ett AI-förslag skickas aldrig av sig självt. Medarbetarna läser och kontrollerar varje förslag fullständigt innan de skickar det; genom att skicka det ansvarar de för innehållet som för en själv skriven text.

I stödord för ett AI-förslag tas inga hälsouppgifter och inga uppgifter med som inte är nödvändiga för förslaget.

Om BGGI aktiverar det automatiska e-postsvaret bestämmer varje person för sin egen e-postlåda om det ska användas och på vilken nivå: nivå 1 skickar endast en mottagningsbekräftelse utan AI; på nivå 2 skapar AI:n ett förslag som en människa godkänner; på nivå 3 svaras självständigt, dock uteslutande med den lydelse i kunskapsbasen som innehavaren har godkänt.

Meddelanden med person- eller hälsoanknytning får endast en mottagningsbekräftelse och läggs fram för en människa; de går inte till AI:n. Misstänkta meddelanden besvaras aldrig. Förfrågningar om tider blir alltid ett förslag; bekräftelse sker endast av en människa. Automatiskt skickade meddelanden är märkta som sådana.

Automatiska svar och godkända förslag går ut i namn av respektive e-postlåda och med dess signatur. Medarbetarna godkänner inget förslag som innehåller utfästelser om priser, frister, tider, återbetalningar eller medicinska frågor som går utöver deras befogenhet. Som ersättare vid frånvaro kan endast en e-postlåda på plattformen anges.

Klassificering, förslag, godkännande och utskick registreras med tidpunkt och handläggande person. Loggen tjänar till att de skickade svaren ska kunna spåras, inte till att bedöma enskilda personer.

Resultat av plattformens AI-funktioner — korrigering, förslag, översättning, sammanfattning och svar från chattar — är hjälpmedel. De kan vara ofullständiga eller felaktiga och ersätter inte en medicinsk, juridisk eller annan fackmässig granskning. Medarbetarna använder dem gentemot patienter, partner eller myndigheter först efter egen kontroll; för automatiska svar på nivå 3 gäller stycke 4.

Från ett ärendes arbetsplats skriver medarbetarna till patienten och till ärendets förare, tolkar och tjänsteleverantörer endast via plattformens e-postlåda, enligt plattformens skrivrättigheter och med de fasta mallar som plattformen skickar på mottagarens språk. Mallarna anger högst tid och plats för tiden och, gentemot patienten, namnet på den insatta personen, aldrig hälsouppgifter, telefonnummer eller ärendebeteckningar. Till en tjänsteleverantör skrivs endast om dennes egna insatser. Varje meddelande sparas i ärendets förlopp.

AI-chatten i förvaltningsområdet står endast till förfogande för innehavarkonton som uttryckligen har godkänts för detta. Medarbetare har ingen åtkomst. Chattarna i plattformens övriga områden besvarar endast frågor inom respektive område.

Chatten kan endast föreslå en ändring av inställningar. Den ändrar ingenting själv: En inställning ändras först när innehavarkontot antar förslaget via knappen ”Bekräfta”; ett skrivet eller talat ”ja” räcker inte. Ett förslag förfaller efter tio minuter.

Förslag, bekräftelse, avbrytande och avvisning loggas med konto och tidpunkt; själva ändringen visas i granskningsloggen för respektive inställning under det bekräftande innehavarkontot.

Medarbetarna använder inget innehavarkonto och ingen inloggad session för ett innehavarkonto, använder inte chatten för ett innehavarkonto och föranleder ingen bekräftelse i dess namn.

Om ett landskontor är aktiverat som enhet för samtal via plattformens centrala nummer och medarbetarna är registrerade där som medlemmar använder de plattformens kontorstelefon uteslutande i tjänsten. Utgående samtal går ut med plattformens centrala nummer som avsändare och är endast möjliga till Tyskland och till stater i Europeiska unionen; samtal till andra länder är spärrade, även till en enhets eget land utanför Europeiska unionen.

Medarbetarna ser endast sin enhets samtal och kontakter. Plattformen loggar för varje samtal tidpunkt, riktning, status, deltagande medlem och längd; motpartens nummer lagras endast krypterat. Loggen raderas efter den frist som fastställts i förvaltningen, för närvarande 90 dagar. Samtalsinnehåll lagrar plattformen inte.

Kommer meddelanden via WhatsApp till enheten via det centrala numret besvarar medarbetarna dem endast i enhetens e-postlåda. Fritt kan de skriva endast inom 24 timmar efter kundens senaste meddelande; därefter spärrar plattformen sändningen, utom för en bekräftelse av en tid enligt plattformens regler. Samtal via WhatsApp kan medarbetarna inte starta.

BGGI utför via plattformen tjänster avseende organisation och stöd. Medarbetarna handlar inom denna ram: de organiserar, samordnar, informerar och vidarebefordrar ärenden till de ansvariga. Den medicinska, omvårdnadsmässiga, terapeutiska, farmaceutiska och varje annan fackmässig tjänst utförs uteslutande av respektive vårdgivare; medicinska beslut fattas uteslutande av de behandlande läkarna och sjukhusen.

Medarbetarna lämnar ingen medicinsk, juridisk eller skattemässig rådgivning, ställer inga diagnoser, bedömer inte en behandlings utsikter till framgång och lämnar inga utfästelser om behandlingsresultat, tider, kostnader, frister eller återbetalningar som går utöver deras befogenhet och de uppgifter som anges på plattformen. Detta gäller även inom den medicinska samordningen; dess uppgift är organisation, inte behandling. Medicinska frågor vidarebefordrar medarbetarna till den ansvariga läkaren eller det ansvariga sjukhuset, juridiska frågor till förvaltningen.

Medarbetare som BGGI har gett rätt att hantera betalningar kan i plattformens område ”Ta betalt” ange ett belopp för ett ärende inom sitt område och ta betalt för BGGI i patientens närvaro; den övre gräns per transaktion som finns registrerad på plattformen gäller. Kortbetalningar går direkt till BGGI. Kontanter tar de endast emot via plattformen, mot dess kvitto och i BGGI:s namn; de förvarar dem åtskilda från egna pengar och lämnar fullständigt över dem enligt BGGI:s anvisningar. Om kontantbetalningarna i ett ärende sammanlagt når det belopp som fastställts på plattformen (för närvarande 5.000 euro), tar de emot kontanter först när den betalande personen har lämnat försäkran om medlens ursprung, personens id-kort eller pass har registrerats och försäkran har bekräftats.

Varje misstanke om en personuppgiftsincident — förlorade handlingar, ett felaktigt adresserat meddelande, en obehörig åtkomst, en förlorad enhet — anmäls utan dröjsmål till förvaltningen och till dataskyddsombudet.

Anmälan görs även om incidenten har orsakats av personen själv. En omedelbar anmälan läggs inte den anmälande personen till last; BGGI:s lagstadgade frister är beroende av den.

För detta avtal utgår ingen ersättning; det är vederlagsfritt för båda parter. Ersättningen för arbetsprestationen och dess förfallodag följer enbart av anställnings- eller tjänsteavtalet. Efterlevnaden av detta avtal hör till de prestationer som ska utföras enligt det avtalet och grundar inget eget ersättningsanspråk.

Avtalet börjar gälla med det digitala antagandet och gäller så länge personen är verksam för BGGI med ett medarbetarkonto. Det upphör när verksamheten upphör, utan att någon uppsägning krävs; en separat uppsägning av enbart detta avtal är inte föreskriven. Skyldigheterna enligt §§ 21 och 22 fortsätter att gälla.

När verksamheten upphör lämnas all utrustning, alla handlingar, datamedier och nycklar ut utan dröjsmål; åtkomsterna spärras och pågående sessioner avslutas. Kopior av verksamhetens uppgifter behålls inte.

Ett medarbetarkonto stängs via plattformens enhetliga förfarande. Därvid registreras skäl, handläggande person, tidpunkt och e-postadressen i arkivet, alla pågående sessioner avslutas och kontot spärras. De poster som fakturor, granskningslogg och meddelanden hänvisar till bevaras som bevis; raderingen av personuppgifter bestäms enligt integritetspolicyn.

Om ett konto stängs på grund av missbruk, vilseledande eller avtalsbrott förblir e-postadressen spärrad för en ny registrering; vid övriga skäl frigörs den. Vilka skäl som leder till en spärr är fastställt i förvaltningen.

Detta avtal utvidgar inte medarbetarnas ansvar. För BGGI:s anställda gäller principerna om begränsat ansvar i anställningsförhållandet; för personal vid ett landskontor gäller avtalsförhållandet med kontorspartnern.

BGGI ansvarar gentemot medarbetarna enligt lagstadgade bestämmelser; detta avtal begränsar inte detta ansvar.

Medarbetarna behandlar personuppgifter uteslutande enligt BGGI:s instruktioner och för sina tjänsteuppgifter; genom antagandet av detta avtal är de förpliktade att behandla personuppgifter konfidentiellt. Denna skyldighet kvarstår efter att verksamheten har upphört.

BGGI behandlar de uppgifter om medarbetarna som uppstår vid användningen av systemen — i synnerhet kontouppgifter, behörigheter, tidsregistrering, åtkomst- och utskickslogg och samtalsloggen enligt § 15 — för att genomföra anställningsförhållandet, för att skydda tredje parts uppgifter och för att fullgöra lagstadgade skyldigheter. Närmare uppgifter anges i integritetspolicyn.

Medarbetarna iakttar tystnad om alla angelägenheter som de har fått kännedom om i tjänsten. Detta gäller för uppgifter om patienter, för uppgifter om läkare, kliniker, byråer och tjänsteleverantörer samt för BGGI:s företagshemligheter och villkor.

Tystnadsplikten gäller gentemot alla, även gentemot anhöriga, och kvarstår efter att verksamheten har upphört, i den mån angelägenheterna inte har blivit allmänt kända.

I den mån medarbetarna medverkar i yrkesverksamheten hos en läkare eller en annan person som omfattas av yrkesmässig tystnadsplikt är de som medverkande personer förpliktade till tystnadsplikt; ett åsidosättande kan vara straffbart enligt § 203 Abs. 4 StGB.

Lagstadgade, yrkesrättsliga och straffrättsliga tystnadsplikter samt lagstadgade upplysningsskyldigheter påverkas inte. Rapporter enligt den tyska visselblåsarlagen (Hinweisgeberschutzgesetz) och utlämnanden som är tillåtna enligt den tyska lagen om skydd för företagshemligheter förblir tillåtna.

BGGI kan ändra texten i detta avtal, i synnerhet för att anpassa det till ett ändrat rättsläge, till ändrade system på plattformen eller till ändrade krav på dataskydd och informationssäkerhet. Den ändrade versionen visas i plattformens förvaltningsområde innan den börjar gälla. De ändrade ställena visas; de oförändrade delarna fortsätter att gälla oförändrade.

Samtycket lämnas elektroniskt på plattformen. Tidpunkten för samtycket och en kontrollsumma för den version som samtycket avser registreras. Varje version förblir läsbar i kontots akt och kan när som helst hämtas där; samtycket kan därmed styrkas.

Om en ändring skickas dessutom ett e-postmeddelande till den adress som är registrerad i kontot. Oberoende av detta visas ändringen vid nästa inloggning. Beslutet kan skjutas upp; visningen visas då på nytt.

Tystnad gäller inte som samtycke. Utan uttryckligt samtycke fortsätter den senast godkända versionen att gälla.

Om samtycke uteblir påminner BGGI om detta. Om en ändring är brådskande eller rättsligt tvingande, i synnerhet av skäl som rör dataskydd eller informationssäkerhet, görs dessutom en tydlig hänvisning till den och till följderna av ett uteblivet samtycke. Påminnelserna sker inom 30 dagar från den första visningen av den ändrade versionen. En ändring är brådskande om plattformens säkra drift, skyddet av uppgifterna eller fullgörandet av de avtalsenliga förpliktelserna skulle äventyras utan den; den är rättsligt tvingande om en rättsregel, ett myndighets- eller domstolsbeslut eller ett bindande krav från en betaltjänst, en appbutik eller ett tillsynsorgan kräver den och BGGI därvid inte har något eget handlingsutrymme. Hänvisningen anger anledningen, det berörda stället och följden av ett uteblivet samtycke. Inte heller en brådskande eller rättsligt tvingande ändring får verkan utan samtycke.

Väsentliga villkor i anställnings- eller tjänsteförhållandet ändras inte genom detta avtal. En ensidig ändring av sådana villkor förekommer inte; den sker endast i samförstånd genom ett ändringsavtal eller enligt de lagstadgade reglerna om uppsägning med erbjudande om ändrade villkor. Ett uteblivet samtycke till en ändrad version av detta avtal avslutar inte anställnings- eller tjänsteförhållandet.

Om en ändrad version är en förutsättning för åtkomst till enskilda system eller områden kan åtkomsten begränsas tills samtycke har lämnats. Följderna för verksamheten klarläggs utanför plattformen. En arbetstagarrepresentations medbestämmanderätter påverkas inte. En begränsning kan komma i fråga tidigast efter utgången av 30 dagar från den första visningen av den ändrade versionen.

Det digitala antagandet av detta avtal och det elektroniska samtycket till en ändrad version via plattformen uppfyller kravet på textform. Ändringar och tillägg kräver textform. Individuella överenskommelser mellan parterna har företräde framför detta avtal.

För detta avtal gäller Förbundsrepubliken Tysklands lag. Lagvalet berövar inte medarbetarna det skydd som följer av de tvingande bestämmelserna i den lag som skulle vara tillämplig utan lagvalet, i synnerhet lagen i den stat där de vanligtvis arbetar.

För tvister som följer av detta avtal gäller de lagstadgade forumreglerna. För tvister med arbetstagare är arbetsdomstolarna behöriga.

Om en bestämmelse i detta avtal helt eller delvis är eller blir ogiltig eller ogenomförbar påverkas inte giltigheten av övriga bestämmelser. I stället för den ogiltiga eller ogenomförbara bestämmelsen gäller den lagstadgade regleringen.

Detta dokument finns på 24 språk. Endast den tyska versionen är bindande; övriga språkversioner tjänar till förståelse.

Vid avvikelser mellan den tyska versionen och en översättning gäller enbart den tyska lydelsen. Varje översättning innehåller denna upplysning på sitt eget språk.