Aftale for medarbejdere om tavshedspligt og systembrug

Dette resumé i let forståeligt sprog er ikke bindende. Det gør det blot lettere at danne sig et overblik. Kun den efterfølgende tekst er bindende.

Denne aftale er ikke en ansættelsesaftale. Din løn, din arbejdstid og din ferie står i din ansættelses- eller tjenesteaftale.

Her står, hvordan du håndterer fortrolige oplysninger, og hvordan du bruger systemerne i Love Your Life.

Om patienter og interne forhold taler du ikke med nogen. Det gælder også efter ophøret af din virksomhed.

Helbredsoplysninger åbner du kun, når du har brug for dem til din opgave. Du indtaster dem ikke i fremmede AI- eller oversættelsestjenester.

Platformen registrerer din arbejdstid og fører log over tilgange. Dine egne tider kan du til enhver tid se.

En mistanke om et datalæk melder du straks. En hurtig anmeldelse udlægges ikke til din ulempe.

Denne aftale skærper ikke dit ansvar, og du betaler intet for den.

Denne aftale indgås mellem BGGI GmbH, Rostocker Straße 43, 53117 Bonn, registreringsret Amtsgericht Bonn, HRB 26753 (»BGGI«), som driver platformen »Love Your Life«, et varemærke tilhørende BGGI GmbH, og den medarbejder, der digitalt accepterer den via platformen (»medarbejderen«).

Aftalen gælder for alle personer, der arbejder med en medarbejderkonto i platformens administrationsområde — i administrationen, sagsføringen, den medicinske koordinering, afregningen og teknikken, på hovedkontoret i Tyskland såvel som på et landskontor. For konti til ekstern kontrol af oversættelser gælder den ikke; for disse konti gælder § 7 og aftalen om ekstern kontrol af oversættelser.

Genstanden for denne aftale er udelukkende tavshedspligten, håndteringen af data og brugen af BGGI's systemer.

Denne aftale er ikke en ansættelsesaftale. Den regulerer hverken løn eller arbejdstid som skyldig ydelse, hverken ferie eller opsigelse af ansættelses- eller tjenesteforholdet. Ansættelses- eller tjenesteaftalen indgås uden for platformen og berøres ikke af denne aftale; ved modstrid har den forrang, for så vidt den er mere fordelagtig for medarbejderen.

BGGI stiller en personlig konto i administrationsområdet, de systemer, der er nødvendige for opgaven, og, for så vidt det er aftalt, udstyr til rådighed for medarbejderen og underretter medarbejderen om reglerne i denne aftale og ændringer heraf.

Medarbejderen bruger konto, systemer og udstyr udelukkende til sine tjenstlige opgaver og i henhold til reglerne i denne aftale.

Medarbejderen overholder reglerne i §§ 5 til 17 og tavshedspligten i henhold til § 22.

BGGI indrømmer kun rettigheder i det omfang, opgaven kræver, træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til beskyttelse af data, holder tidsregistreringen og loggene gennemskuelige for medarbejderen og modtager anmeldelser i henhold til § 17 uden at lade en straks foretaget anmeldelse komme den anmeldende person til skade.

Helbredsoplysninger er særligt beskyttede oplysninger i henhold til Art. 9 DSGVO. De behandles udelukkende med henblik på behandlingen af den pågældende sag og gøres kun tilgængelige for de personer, der har brug for dem til deres opgave.

Opslag af nysgerrighed, af personlig interesse eller uden forbindelse til en egen opgave foretages ikke, selv om teknisk adgang ville være mulig. Tilgange logges.

Helbredsoplysninger overføres ikke til private enheder, privat lagerplads eller private postkasser og udskrives ikke, for så vidt dette ikke er nødvendigt for opgaven.

Helbredsoplysninger og andre oplysninger fra sager indtastes ikke i AI-tjenester, oversættelsestjenester eller andre applikationer uden for platformen, som BGGI ikke udtrykkeligt har godkendt hertil. Det gælder også for korte uddrag og for oplysninger, der i sig selv synes harmløse.

Medarbejdere får kun rettigheder til de områder, som de har brug for til deres opgave, og kun på det niveau, der er nødvendigt hertil: se, redigere eller godkende. Rettigheder tildeles udelukkende af indehaveren.

Rettigheder udvides ikke, deles ikke og gives ikke videre til andre. Bemærkes det, at en rettighed rækker videre end opgaven, meldes det til administrationen.

Ud over rettighederne bestemmer medarbejdertypen og gyldighedsområdet, hvad en person ser og redigerer: Opgaver tildeles kun fra områderne for den egne medarbejdertype, og den, der er begrænset til bestemte lande, ser kun sager fra disse lande. Er der ikke tilknyttet et land til en konto, der er begrænset til lande, ser den intet. Ændringer af rettigheder og gyldighedsområde registreres med person, tidspunkt og omfang.

Konti af typen »Kontrol af oversættelser« ser i administrationsområdet udelukkende arbejdspladsen »Tekster«, den egne profil, sikkerhedsindstillingerne og de egne notifikationer. Sager, patientoplysninger, opgaver, postkasser, tidsregistrering, platformens tal og oplysninger om kolleger er lukket for dem.

På arbejdspladsen »Tekster« fremsættes rettelsesforslag til brugerfladetekster. Om et forslag træffer en anden person med rettigheden »godkende« afgørelse; ingen træffer afgørelse om sit eget forslag. Juridiske tekster er undtaget fra arbejdspladsen.

Medarbejdere videregiver ikke indhold fra andre områder af administrationen — navnlig sags- og patientoplysninger, adgangsoplysninger og interne forhold — til konti til kontrol af oversættelser, heller ikke via beskeder, bemærkninger eller skærmbilleder.

For adgange til administrationsområdet kan den anden faktor oprettes via den vej, der tilbydes på platformen. Den er frivillig, for så vidt BGGI ikke gør den obligatorisk efter stk. 2.

BGGI kan gøre den anden faktor obligatorisk for alle medarbejdere eller for enkelte konti; så er der ingen adgang uden aktiveret anden faktor. Så længe den ikke er gjort obligatorisk, minder platformen om oprettelsen, dog kun som en oplysning; en manglende anden faktor har da ingen følger for adgangen.

Den anden faktor er personlig. Koder, gendannelsesnøgler og enheder gives ikke videre. Tab af en enhed eller nøgle meldes straks.

For medarbejdere, hvis rolle er omfattet af tidsregistrering, registrerer platformen arbejdstiden, mens de er logget ind i administrationsområdet. At der registreres, viser platformen synligt.

Der registreres sessionens begyndelse og afslutning, minut for minut det åbnede område eller den åbnede sag — kun dens identifikator, intet indhold —, om der er sket en indtastning i det seneste minut, samt browseridentifikatoren. Tastaturindtastninger, tekster, klikmål og indhold af sager, beskeder eller dokumenter gemmes ikke.

Kortvarig inaktivitet op til den korte pause, der er fastsat i indstillingerne, i øjeblikket fem minutter, gælder som arbejdstid. Udebliver ethvert signal længere end det fastsatte sessionsinterval, i øjeblikket tredive minutter, afsluttes sessionen automatisk. De gældende værdier kan ses på platformen.

Formålene er dokumentation af arbejdstiden i henhold til Arbeitszeitgesetz (den tyske arbejdstidslov), henføring af arbejdstiden til sager til afregning og planlægningen. Ledelsen analyserer tiderne pr. dag, uge og måned. Der sker ingen hemmelig overvågning; enkelte personer vurderes ikke efter tempo eller antallet af deres indtastninger, og ansættelsesretlige foranstaltninger baseres ikke alene på analyser af tidsregistreringen.

Medarbejdere kan til enhver tid se deres egne tider under »Mine tider« og anmode om en rettelse. Oplysningerne slettes automatisk efter den frist, der er fastsat i indstillingerne, i øjeblikket 400 dage, for så vidt der ikke består en længere lovbestemt opbevaringspligt. Medarbejderrepræsentationens medbestemmelsesrettigheder berøres ikke heraf.

Opgaver på platformen har en frist. Er en opgave forsinket, minder platformen den ansvarlige person om det med jævne mellemrum, i øjeblikket hver 24. time, efter i øjeblikket tre dage desuden ledelsen af vedkommendes landskontor og efter i øjeblikket syv dage administrationen. Påmindelserne tjener til at få sagen afsluttet og ikke til at vurdere personen.

Medarbejdere på et landskontor behandler deres lands sager inden for sagsstyringens frister: første behandling, påmindelse og afslutning hver i arbejdsdage efter kontorets kalender, i øjeblikket 3, 5 og 7 arbejdsdage fra tildelingen. De gældende frister fastlåses ved tildelingen og vises på platformen.

Overholdes en frist i henhold til stk. 2 ikke, overgår ansvaret for sagen automatisk til hovedkontoret i Tyskland. Denne overgang er en regel i sagsstyringen til beskyttelse af patienterne og ikke en foranstaltning over for den enkelte person.

Overladt udstyr, adgangsoplysninger og nøgler opbevares omhyggeligt og bruges kun til opgaven. Adgangsoplysninger er personlige og gives ikke videre.

Skærme låses, når arbejdspladsen forlades. Fra åbne netværk sker adgangen kun via en sikret forbindelse.

Mistanke om tab eller uberettiget brug af udstyr eller adgange meldes straks.

Oplysninger om patienter videregives ikke privat, nævnes ikke i private beskedtjenester eller på sociale netværk og fotograferes eller optages ikke.

Også beskrivelser, der virker anonyme, kan gøre en person genkendelig; derfor undlades også de.

Platformens postkasser tjener udelukkende tjenstlige formål. Privat brug er ikke tilladt.

Platformen tilbyder i postkassen en AI-rettelse af stavning og grammatik samt AI-forslag til beskeder ud fra stikord, forslag kun til modtagere, der er registreret i systemet. Et AI-forslag sendes aldrig af sig selv. Medarbejdere læser og kontrollerer hvert forslag fuldstændigt, før de sender det; med afsendelsen står de inde for indholdet som for en selvskrevet tekst.

I stikord til et AI-forslag medtages ingen helbredsoplysninger og ingen oplysninger, der ikke er nødvendige for forslaget.

Slår BGGI det automatiske e-mailsvar til, fastlægger hver person for sin egen postkasse, om det bruges, og på hvilket niveau: Niveau 1 sender kun en modtagelsesbekræftelse uden AI; på niveau 2 udarbejder AI'en et forslag, som et menneske godkender; på niveau 3 svares der selvstændigt, dog udelukkende med den ordlyd i vidensbasen, som indehaveren har godkendt.

Beskeder med personlig eller helbredsmæssig relation modtager kun en modtagelsesbekræftelse og forelægges for et menneske; de går ikke til AI'en. Mistænkelige beskeder besvares aldrig. Forespørgsler om tider bliver altid et forslag; der bekræftes kun af et menneske. Automatisk afsendte beskeder er mærket som sådanne.

Automatiske svar og godkendte forslag sendes i den pågældende postkasses navn og med dens signatur. Medarbejdere godkender intet forslag, der indeholder tilsagn om priser, frister, tider, refusioner eller medicinske spørgsmål, som går ud over deres beføjelse. Som stedfortræder ved fravær kan kun en postkasse på platformen udpeges.

Klassificering, forslag, godkendelse og afsendelse registreres med tidspunkt og handlende person. Loggen tjener til sporbarheden af de afsendte svar, ikke til vurdering af enkelte personer.

Resultater af platformens AI-funktioner — rettelse, forslag, oversættelse, resumé og svar fra chats — er hjælpemidler. De kan være ufuldstændige eller forkerte og erstatter ikke lægelig, juridisk eller anden faglig kontrol. Medarbejdere anvender dem kun over for patienter, partnere eller myndigheder efter egen kontrol; for automatiske svar på niveau 3 gælder stk. 4.

Fra en sags arbejdsplads skriver medarbejderne til patienten og til sagens chauffører, tolke og tjenesteudbydere kun via platformens postkasse, efter platformens skriverettigheder og med de faste skabeloner, som platformen sender på modtagerens sprog. Skabelonerne angiver højst tid og sted for aftalen og over for patienten navnet på den udsendte person, aldrig helbredsoplysninger, telefonnumre eller sagsreferencer. Til en tjenesteudbyder skrives der kun om dennes egne opgaver. Hver besked gemmes i sagens forløb.

AI-chatten i administrationsområdet står kun til rådighed for indehaverkonti, der udtrykkeligt er godkendt hertil. Medarbejdere har ingen adgang. Chattene i platformens øvrige områder besvarer kun spørgsmål om deres respektive område.

Chatten kan kun foreslå en ændring af indstillinger. Den slår intet til selv: En indstilling ændres først, når indehaverkontoen accepterer forslaget via knappen »Bekræft«; et skrevet eller talt »ja« er ikke tilstrækkeligt. Et forslag bortfalder efter ti minutter.

Forslag, bekræftelse, afbrydelse og afvisning logges med konto og tidspunkt; selve ændringen vises i revisionssporet for den pågældende indstilling under den bekræftende indehaverkonto.

Medarbejdere bruger ingen indehaverkonto og ingen indlogget session for en indehaverkonto, betjener ikke chatten for en indehaverkonto og foranlediger ingen bekræftelse i dennes navn.

Er et landskontor aktiveret som enhed for opkald via platformens centrale nummer, og er medarbejdere registreret dér som medlem, bruger de platformens kontortelefon udelukkende tjenstligt. Udgående opkald sendes med platformens centrale nummer som afsender og er kun mulige til Tyskland og til stater i Den Europæiske Union; opkald til andre lande er spærret, også til en enheds eget land uden for Den Europæiske Union.

Medarbejdere ser kun opkald og kontakter for deres enhed. Platformen logger for hvert opkald tidspunkt, retning, status, involveret medlem og varighed; modpartens nummer gemmes kun krypteret. Loggen slettes efter den frist, der er fastsat i administrationen, i øjeblikket 90 dage. Samtaleindhold gemmer platformen ikke.

Kommer beskeder via WhatsApp til enheden via det centrale nummer, besvarer medarbejderne dem kun i enhedens postkasse. Frit kan de kun skrive inden for 24 timer efter kundens seneste besked; derefter spærrer platformen afsendelsen, undtagen for en bekræftelse af en aftale efter platformens regler. Opkald via WhatsApp kan medarbejderne ikke starte.

BGGI leverer via platformen ydelser inden for organisering og ledsagelse. Medarbejdere handler inden for denne ramme: De organiserer, koordinerer, informerer og videresender anliggender til de ansvarlige. Den lægelige, plejemæssige, terapeutiske, farmaceutiske og enhver anden faglig ydelse leveres alene af de pågældende sundhedsudbydere; medicinske beslutninger træffes udelukkende af de behandlende læger og huse.

Medarbejdere yder ingen lægelig, juridisk eller skattemæssig rådgivning, stiller ingen diagnoser, vurderer ingen udsigter til en behandlings succes og giver ingen tilsagn om behandlingsresultat, tider, omkostninger, frister eller refusioner, der går ud over deres beføjelse og de oplysninger, der er angivet på platformen. Det gælder også i den medicinske koordinering; dens opgave er organisering, ikke behandling. Medicinske spørgsmål videresender medarbejdere til den ansvarlige læge eller det ansvarlige hus, juridiske spørgsmål til administrationen.

Medarbejdere, som BGGI har givet ret til at håndtere betalinger, kan i platformens område »Opkræv betaling« angive et beløb for en sag inden for deres område og opkræve det for BGGI i patientens nærvær; den øvre grænse pr. transaktion, der er registreret på platformen, gælder. Kortbetalinger går direkte til BGGI. Kontanter modtager de kun via platformen, mod dens kvittering og i BGGI's navn; de opbevarer dem adskilt fra deres egne penge og afleverer dem fuldt ud efter BGGI's anvisninger. Når kontantbetalingerne i en sag tilsammen når det beløb, der er fastsat på platformen (for tiden 5.000 euro), modtager de først kontanter, når den betalende person har afgivet erklæringen om midlernes oprindelse, personens identitetskort eller pas er registreret, og erklæringen er bekræftet.

Enhver mistanke om et brud på persondatasikkerheden — mistede dokumenter, en forkert adresseret besked, en fremmed adgang, en mistet enhed — anmeldes straks til administrationen og databeskyttelsesrådgiveren.

Anmeldelsen sker også, hvis hændelsen er forårsaget af en selv. En straks foretaget anmeldelse lægges ikke den anmeldende person til last; BGGI's lovbestemte frister afhænger af den.

For denne aftale skyldes ingen betaling; den er vederlagsfri for begge parter. Vederlaget for arbejdsydelsen og dets forfald følger alene af ansættelses- eller tjenesteaftalen. Overholdelsen af denne aftale hører til de ydelser, der skyldes dér, og begrunder intet eget krav på vederlag.

Aftalen begynder med den digitale accept og gælder, så længe personen arbejder for BGGI med en medarbejderkonto. Den ophører ved virksomhedens ophør, uden at der kræves en opsigelse; en særskilt opsigelse af kun denne aftale er ikke fastsat. Forpligtelserne i henhold til §§ 21 og 22 gælder fortsat.

Ved virksomhedens ophør udleveres straks alt udstyr, alle dokumenter, databærere og nøgler; adgangene spærres, og løbende sessioner afsluttes. Kopier af virksomhedens data tilbageholdes ikke.

En medarbejderkonto lukkes via platformens ensartede vej. I den forbindelse registreres grund, handlende person, tidspunkt og e-mailadressen i arkivet, alle løbende sessioner afsluttes, og kontoen spærres. De poster, som fakturaer, revisionsspor og beskeder henviser til, bevares som dokumentation; sletningen af personoplysninger afhænger af privatlivspolitikken.

Lukkes en konto på grund af misbrug, vildledning eller aftalebrud, forbliver e-mailadressen spærret for en ny registrering; ved de øvrige grunde frigives den. Hvilke grunde der fører til en spærring, er fastsat i administrationen.

Denne aftale udvider ikke medarbejderens ansvar. For BGGI's ansatte gælder principperne om begrænset ansvar i ansættelsesforholdet; for personale på et landskontor gælder kontraktforholdet med kontorpartneren.

BGGI hæfter over for medarbejderen efter de lovbestemte regler; denne aftale begrænser ikke dette ansvar.

Medarbejdere behandler personoplysninger udelukkende efter instruks fra BGGI og til deres tjenstlige opgaver; med accepten af denne aftale er de forpligtet til fortrolighed med hensyn til personoplysninger. Denne forpligtelse består fortsat efter virksomhedens ophør.

BGGI behandler de oplysninger om medarbejderen, der opstår ved brugen af systemerne — navnlig kontooplysninger, rettigheder, tidsregistrering, adgangs- og afsendelseslogge og opkaldsloggen i henhold til § 15 —, med henblik på gennemførelsen af ansættelsesforholdet, beskyttelsen af tredjemands data og opfyldelsen af lovbestemte forpligtelser. Nærmere oplysninger fremgår af privatlivspolitikken.

Medarbejdere iagttager tavshed om alle forhold, som de har fået kendskab til i tjenesten. Det gælder for oplysninger om patienter, for oplysninger fra læger, klinikker, bureauer og tjenesteudbydere samt for BGGI's forretningshemmeligheder og vilkår.

Tavshedspligten gælder over for enhver, også over for pårørende, og består fortsat efter virksomhedens ophør, for så vidt forholdene ikke er blevet almindeligt kendt.

For så vidt medarbejdere medvirker ved den erhvervsmæssige virksomhed for en læge eller en anden person, der er underlagt erhvervsmæssig tavshedspligt, er de som medvirkende personer forpligtet til tavshed; en overtrædelse kan være strafbar efter § 203 Abs. 4 StGB.

Lovbestemt, erhvervsretlig og strafferetlig tavshedspligt samt lovbestemte oplysningspligter berøres ikke heraf. Indberetninger i henhold til Hinweisgeberschutzgesetz (den tyske whistleblowerlov) og videregivelser, der er tilladt efter den tyske lov om beskyttelse af forretningshemmeligheder, forbliver tilladte.

BGGI kan ændre teksten i denne aftale, navnlig for at tilpasse den til en ændret retstilstand, til ændrede systemer på platformen eller til ændrede krav til databeskyttelse og informationssikkerhed. Den ændrede version vises i platformens administrationsområde, før den gælder. Der vises de ændrede steder; de uændrede dele gælder fortsat uændret.

Samtykket gives elektronisk på platformen. Tidspunktet for samtykket og en kontrolsum af den version, der er givet samtykke til, registreres. Hver version forbliver læsbar i kontoens akt og kan til enhver tid hentes dér; samtykket kan dermed dokumenteres.

Om en ændring sendes der desuden en e-mail til den adresse, der er registreret i kontoen. Uafhængigt heraf vises ændringen ved næste login. Beslutningen kan udskydes; visningen vises så igen.

Tavshed anses ikke for samtykke. Uden udtrykkeligt samtykke gælder den senest godkendte version fortsat.

Udebliver samtykket, minder BGGI om det. Er en ændring presserende eller retligt påkrævet, navnlig af hensyn til databeskyttelse eller informationssikkerhed, gøres der desuden tydeligt opmærksom på den og på følgerne af et udeblivende samtykke. Påmindelserne sker inden for 30 dage fra den første visning af den ændrede version. En ændring er presserende, hvis den sikre drift af platformen, beskyttelsen af data eller opfyldelsen af de kontraktlige forpligtelser ville være i fare uden den; den er retligt påkrævet, hvis en retsforskrift, en myndigheds- eller domstolsafgørelse eller et bindende krav fra en betalingstjeneste, en appbutik eller en tilsynsinstans kræver den, og BGGI ikke har noget eget skøn i den forbindelse. Meddelelsen angiver anledningen, det berørte sted og følgen af et udeblivende samtykke. Heller ikke en presserende eller retligt påkrævet ændring får virkning uden samtykke.

Væsentlige vilkår i ansættelses- eller tjenesteforholdet ændres ikke ved denne aftale. En ensidig ændring af sådanne vilkår finder ikke sted; den sker kun efter fælles overenskomst ved en ændringsaftale eller efter de lovbestemte regler om ændringsopsigelse. Et udeblivende samtykke til en ændret version af denne aftale bringer ikke ansættelses- eller tjenesteforholdet til ophør.

Er en ændret version en forudsætning for adgang til enkelte systemer eller områder, kan adgangen begrænses, indtil samtykket foreligger. Følgerne for virksomheden afklares uden for platformen. En medarbejderrepræsentations medbestemmelsesrettigheder berøres ikke heraf. En begrænsning kommer tidligst på tale efter udløbet af 30 dage fra den første visning af den ændrede version.

Den digitale accept af denne aftale og det elektroniske samtykke til en ændret version via platformen opfylder kravet om tekstform. Ændringer og tilføjelser kræver tekstform. Individuelle aftaler mellem parterne har forrang for denne aftale.

For denne aftale gælder forbundsrepublikken Tysklands ret. Lovvalget fratager ikke medarbejdere den beskyttelse, som de ufravigelige bestemmelser i den ret, der ville finde anvendelse uden lovvalget, giver, navnlig retten i den stat, hvor de sædvanligvis arbejder.

For tvister i henhold til denne aftale gælder de lovbestemte værnetingsregler. For tvister med lønmodtagere er arbejdsretterne kompetente.

Skulle en bestemmelse i denne aftale helt eller delvis være eller blive ugyldig eller uigennemførlig, berøres gyldigheden af de øvrige bestemmelser ikke heraf. I stedet for den ugyldige eller uigennemførlige bestemmelse træder den lovbestemte regel.

Dette dokument foreligger på 24 sprog. Kun den tyske version er bindende; de øvrige sprogversioner tjener til forståelse.

Ved afvigelser mellem den tyske version og en oversættelse gælder alene den tyske ordlyd. Hver oversættelse indeholder denne meddelelse på sit eget sprog.