守秘およびシステム利用に関する従業員向け合意書

このやさしい言葉による要約には拘束力がありません。概要を把握しやすくするためのものにすぎません。拘束力を有するのは、以下の本文のみです。

この合意書は雇用契約ではありません。あなたの給与、労働時間および休暇は、あなたの雇用契約または勤務契約に定められています。

ここには、あなたが秘密のデータをどのように取り扱い、Love Your Life のシステムをどのように利用するかが定められています。

患者および内部の事柄について、あなたは誰とも話しません。これはあなたの業務の終了後も同様です。

健康データは、あなたの職務に必要な場合にだけ開きます。健康データを外部のAIサービスや翻訳サービスに入力しません。

本プラットフォームはあなたの労働時間を記録し、アクセスを記録します。あなたは自分の時間をいつでも確認できます。

データ漏えいの疑いがあれば、すぐに報告してください。速やかな報告があなたの不利益に扱われることはありません。

この合意書によってあなたの責任が重くなることはなく、あなたがこの合意書のために支払うものはありません。

本合意書は、BGGI GmbH（Rostocker Straße 43、53117 Bonn、登記裁判所 Amtsgericht Bonn、HRB 26753）（以下「BGGI」）——BGGI GmbH のブランドである「Love Your Life」プラットフォームの運営者——と、本プラットフォームを通じてデジタルで本合意書を承諾する従業員（以下「従業員」）との間で締結される。

本合意書は、本プラットフォームの管理領域において従業員アカウントで業務を行うすべての者——管理部門、ケース管理、医療コーディネーション、精算および技術のいずれにおいても、またドイツ本部事務所であるか国別事務所であるかを問わない——に適用される。外部翻訳審査のアカウントには適用されない。これらのアカウントについては、§ 7 および翻訳の外部審査に関する合意書が適用される。

本合意書の目的は、専ら守秘、データの取扱いおよびBGGIのシステムの利用である。

本合意書は雇用契約ではない。本合意書は、報酬も、負うべき給付としての労働時間も、休暇も、雇用関係または勤務関係の解約も定めない。雇用契約または勤務契約は本プラットフォーム外で締結され、本合意書の影響を受けない。矛盾がある場合、雇用契約または勤務契約が従業員にとってより有利である限り、それが優先する。

BGGIは、従業員に、管理領域における個人用アカウント、職務に必要なシステム、および合意がある限りにおいて機器を提供し、本合意書の規則およびその変更について従業員に説明する。

従業員は、アカウント、システムおよび機器を、専ら職務上の業務のために、本合意書の規則に従って使用する。

従業員は、§§ 5 から 17 までの規則および § 22 に基づく守秘義務を遵守する。

BGGIは、職務に必要な範囲でのみ権限を付与し、データの保護のための適切な技術的および組織的措置を講じ、時間記録およびアクセス記録を従業員にとって追跡可能な状態に保ち、§ 17 に基づく報告を受け付けるが、遅滞のない報告を報告者の不利益に評価しない。

健康データは、DSGVO 第9条に基づく特に保護されたデータである。健康データは、専ら各ケースの処理のために処理され、職務のためにそれを必要とする者のみが利用できるようにされる。

技術的にアクセスが可能であっても、好奇心から、個人的な関心から、または自らの職務と関係なく閲覧することはしない。アクセスは記録される。

健康データは、職務に必要でない限り、私用の機器、私用の記憶媒体または私用のメールボックスに転送されず、印刷されない。

健康データおよびケースからのその他の情報は、BGGIがそのために明示的に承認していない本プラットフォーム外のAIサービス、翻訳サービスその他のアプリケーションに入力されない。これは、短い抜粋および単独では無害に見える情報についても同様である。

従業員は、職務に必要な領域についてのみ、かつそのために必要な段階——閲覧、編集または承認——でのみ権限を受ける。権限は所有者のみが付与する。

権限は拡大されず、共有されず、他者に譲渡されない。権限が職務を超えて及んでいることに気付いた場合、その旨を管理部門に報告する。

権限のほか、従業員種別および適用範囲により、ある者が何を閲覧し処理するかが定まる。タスクは自らの従業員種別の領域からのみ割り当てられ、特定の国に限定されている者はそれらの国の案件のみを閲覧する。国に限定されたアカウントにいずれの国も割り当てられていない場合、そのアカウントは何も閲覧できない。権限および適用範囲の変更は、人物、時点および範囲とともに記録される。

「翻訳審査」種別のアカウントは、管理領域において、作業画面「テキスト」、自らのプロフィール、セキュリティ設定および自らへの通知のみを閲覧する。ケース、患者データ、タスク、メールボックス、時間記録、本プラットフォームの数値および同僚に関する情報は、これらのアカウントには閉ざされている。

作業画面「テキスト」では、画面表示テキストに関する修正提案が行われる。提案については、「承認」の権限を有する第二の者が決定する。何人も自らの提案について決定しない。法的文書は作業画面の対象外である。

従業員は、管理部門のその他の領域の内容——特にケースデータおよび患者データ、アクセス情報ならびに内部の案件——を、メッセージ、注記またはスクリーンショットによるものも含め、翻訳審査のアカウントに渡さない。

管理領域へのアクセスについては、本プラットフォームで提供される方法により第二要素を設定することができる。BGGIが第2項に基づき必須としない限り、第二要素は任意である。

BGGIは、すべての従業員または個々のアカウントについて第二要素を必須とすることができる。その場合、第二要素を有効にしていなければアクセスできない。必須とされていない間は、本プラットフォームが設定を促すが、これは案内にとどまる。その場合、第二要素がないことはアクセスに影響しない。

第二要素は個人的なものである。コード、復旧キーおよび機器は他者に渡されない。機器またはキーの紛失は遅滞なく報告される。

役割が時間記録の対象となる従業員については、本プラットフォームは、管理領域へのログイン中の労働時間を記録する。記録が行われていることは、本プラットフォームが目に見える形で表示する。

記録されるのは、セッションの開始および終了、1分ごとの閲覧中の領域またはケース——その識別子のみであり、内容は含まない——、直近の1分間に入力があったか否か、ならびにブラウザの識別情報である。キー入力、テキスト、クリック先、およびケース、メッセージまたは文書の内容は保存されない。

設定で定められた短い休憩、現在5分までの短い非活動は、労働時間とみなされる。定められたセッション間隔、現在30分を超えてあらゆる信号がない場合、セッションは自動的に終了する。適用される値は本プラットフォームで確認できる。

目的は、労働時間法に基づく労働時間の証明、精算のためのケースへの労働時間の割当て、および計画である。責任者は、時間を日、週および月ごとに評価する。秘密裏の監視は行われない。個々の者がその速度または入力数によって評価されることはなく、労働法上の措置が時間記録の評価のみに基づいて行われることはない。

従業員は、自らの時間を「私の時間」でいつでも確認し、訂正を申請することができる。データは、法律上より長い保存義務がない限り、設定で定められた期間、現在400日の経過後に自動的に削除される。従業員代表の参加権は影響を受けない。

本プラットフォーム上のタスクには期限が付される。タスクが期限を過ぎた場合、本プラットフォームは担当者に定期的に、現在は24時間ごとに通知し、現在は3日後に追加的にその者の国別事務所の責任者に、現在は7日後に管理部門に通知する。通知は案件の処理のためのものであり、人物の評価のためのものではない。

国別事務所の従業員は、自国のケースをケース管理の期限内に処理する。最初の処理、通知および完了は、それぞれ事務所のカレンダーによる営業日で、現在は割当てから3、5および7営業日である。適用される期限は割当て時に確定され、本プラットフォームに表示される。

第2項に基づく期限が守られなかった場合、ケースの担当は自動的にドイツ本部事務所に移る。この移行は、患者の保護のためのケース管理の規則であり、個々の者に対する措置ではない。

貸与された機器、アクセス情報およびキーは慎重に保管され、職務のためにのみ使用される。アクセス情報は個人的なものであり、他者に渡されない。

画面は、作業場所を離れる際にロックされる。公衆ネットワークからのアクセスは、保護された接続を通じてのみ行われる。

機器またはアクセスの紛失または無権限の使用の疑いは、遅滞なく報告される。

患者に関する情報は、私的に開示されず、私用のメッセージサービスまたはソーシャルネットワークで言及されず、撮影または録音・録画されない。

匿名に見える描写であっても人物を特定できることがあるため、そのような描写も行わない。

本プラットフォームのメールボックスは、専ら職務上の目的に用いられる。私的な使用は認められない。

本プラットフォームは、メールボックスにおいて、AIによる綴りおよび文法の修正、ならびにキーワードからのメッセージのAIによる提案を提供する。提案はシステムに登録された受信者に対してのみ行われる。AIによる提案が自動的に送信されることは決してない。従業員は、送信する前にすべての提案を完全に読み、確認する。送信により、従業員は、自ら書いた文章と同様にその内容について責任を負う。

AIによる提案のためのキーワードには、健康データおよび提案に必要でない情報を含めない。

BGGIが自動電子メール応答を有効にした場合、各人は自らのメールボックスについて、それを使用するか否か、およびどの段階で使用するかを定める。段階1はAIを用いずに受領確認のみを送信する。段階2ではAIが提案を作成し、人がそれを承認する。段階3では自律的に応答が行われるが、専ら所有者が承認したナレッジベースの文言のみを用いる。

人物または健康に関係するメッセージは受領確認のみを受け、人に提示される。これらはAIに渡されない。疑わしいメッセージには決して応答しない。日程の問い合わせは常に提案となり、確定は人によってのみ行われる。自動的に送信されたメッセージは、その旨が表示される。

自動応答および承認された提案は、各メールボックスの名義で、その署名を付して送信される。従業員は、自らの権限を超える価格、期限、日程、払戻しまたは医療上の問題に関する約束を含む提案を承認しない。不在時の代理としては、本プラットフォームのメールボックスのみを指定することができる。

分類、提案、承認および送信は、時点および行為した者とともに記録される。この記録は、送信された応答の追跡可能性のためのものであり、個々の者の評価のためのものではない。

本プラットフォームのAI機能の結果——修正、提案、翻訳、要約およびチャットの回答——は補助手段である。それらは不完全または誤りである可能性があり、医療上、法律上その他の専門的な確認に代わるものではない。従業員は、自ら確認した後に初めて、患者、パートナーまたは官庁に対してそれらを使用する。段階3の自動応答については第4項が適用される。

従業員は、ケースの作業画面から、患者ならびにそのケースの運転手、通訳者およびサービス提供者に対し、本プラットフォームのメールボックスを通じてのみ、本プラットフォームの送信権限に従い、かつ本プラットフォームが受信者の言語で送信する定型テンプレートを用いてのみメッセージを送る。テンプレートには、予定の時刻および場所、ならびに患者に対しては起用された者の氏名のみが記載され、健康に関する情報、電話番号または整理番号は決して記載されない。サービス提供者には、その者自身の業務についてのみメッセージを送る。各メッセージはケースの経過に保存される。

管理領域のAIチャットは、そのために明示的に承認された所有者アカウントのみが利用できる。従業員はアクセスできない。本プラットフォームのその他の領域のチャットは、それぞれの領域に関する質問にのみ回答する。

チャットは設定の変更を提案することしかできない。チャットは自ら何も切り替えない。設定は、所有者アカウントが「確認」ボタンにより提案を受け入れた時点で初めて変更される。入力または発話された「はい」では足りない。提案は10分後に失効する。

提案、確認、中止および拒否は、アカウントおよび時点とともに記録される。変更自体は、確認した所有者アカウントの名で、各設定の監査証跡に表示される。

従業員は、所有者アカウントおよび所有者アカウントのログイン中のセッションを使用せず、所有者アカウントのためにチャットを操作せず、その名において確認を行わせない。

国別事務所が本プラットフォームの代表番号を通じた通話の窓口として有効化され、従業員がそこにメンバーとして登録されている場合、従業員は本プラットフォームの事務所電話を専ら職務上使用する。発信通話は、本プラットフォームの代表番号を発信者として行われ、ドイツおよび欧州連合加盟国に対してのみ可能である。その他の国への通話は、欧州連合外にある窓口自身の国への通話も含め、遮断される。

従業員は、自らの窓口の通話および連絡先のみを閲覧する。本プラットフォームは、通話ごとに時点、方向、状況、関与したメンバーおよび通話時間を記録する。相手方の番号は暗号化されてのみ保存される。この記録は、管理部門が定めた期間、現在90日の経過後に削除される。通話内容は本プラットフォームに保存されない。

代表番号を経由して WhatsApp によるメッセージが窓口に届いた場合、従業員はその窓口のメールボックスにおいてのみ回答する。自由に書くことができるのは、顧客の最後のメッセージから24時間以内に限られる。その後は、本プラットフォームの規則に基づく予約確認を除き、本プラットフォームが送信を停止する。従業員は WhatsApp による通話を開始することはできない。

BGGIは、本プラットフォームを通じて手配および同行支援のサービスを提供する。従業員はこの範囲で行為する。すなわち、手配し、調整し、情報を提供し、要望を担当者に引き継ぐ。医療、看護、療法、薬学その他のあらゆる専門的サービスは、各給付提供者のみが提供する。医療上の決定は、治療を行う医師および施設のみが行う。

従業員は、医療上、法律上または税務上の助言を行わず、診断を下さず、治療の成功の見込みを評価せず、自らの権限および本プラットフォームに明示された情報を超えて、治療の成果、日程、費用、期限または払戻しについて約束をしない。これは医療コーディネーションにおいても同様であり、その職務は手配であって治療ではない。従業員は、医療上の質問を担当の医師または担当の施設に、法律上の質問を管理部門に引き継ぐ。

BGGIが支払処理の権限を付与した従業員は、本プラットフォームの「支払いを受け取る」の領域で、自らの担当領域のケースについて金額を登録し、患者の面前でBGGIのためにこれを集金することができる。本プラットフォームに設定された1件ごとの上限額が適用される。カードによる支払いはBGGIに直接送られる。従業員は、現金を本プラットフォームを通じてのみ、その領収書と引換えに、かつBGGIの名において受け取る。従業員はこれを自己の金銭と分けて保管し、BGGIの指示に従って全額を引き渡す。一つのケースにおける現金支払いの合計が本プラットフォームで定められた額（現在5,000ユーロ）に達する場合、従業員は、支払者が資金源に関する申告を行い、その身分証明書または旅券が記録され、申告が確認された後にのみ現金を受け取る。

個人データの保護の侵害のあらゆる疑い——紛失した書類、誤った宛先のメッセージ、他者によるアクセス、紛失した機器——は、遅滞なく管理部門およびデータ保護責任者に報告される。

報告は、事故を自ら引き起こした場合にも行われる。遅滞のない報告は報告者の不利益に評価されない。BGGIの法定の期限はこれにかかっている。

本合意書について対価は発生しない。本合意書は両当事者にとって無償である。労働給付に対する報酬およびその支払期日は、専ら雇用契約または勤務契約から生じる。本合意書の遵守は、同契約において負うべき給付に含まれ、独自の報酬請求権を生じさせない。

本合意書は、デジタルでの承諾をもって開始し、その者が従業員アカウントによりBGGIのために業務を行う間、適用される。本合意書は、解約を要することなく業務の終了とともに終了する。本合意書のみを別途解約することは予定されていない。§§ 21 および 22 に基づく義務は引き続き適用される。

業務の終了とともに、すべての機器、書類、データ媒体およびキーは遅滞なく返還される。アクセスは停止され、進行中のセッションは終了される。業務データの複製は保持されない。

従業員アカウントは、本プラットフォームの統一された方法により閉鎖される。その際、理由、行為した者、時点および電子メールアドレスがアーカイブに記録され、進行中のすべてのセッションが終了され、アカウントは停止される。請求書、監査証跡およびメッセージが参照する記録は証明として保持される。個人データの削除はプライバシーポリシーに従う。

濫用、欺罔または契約違反を理由としてアカウントが閉鎖された場合、電子メールアドレスは新たな登録について利用停止のままとされ、その他の理由の場合は解除される。どの理由が利用停止につながるかは、管理部門において定められている。

本合意書は、従業員の責任を拡大しない。BGGIの被用者については、雇用関係における責任制限の原則が適用される。国別事務所の職員については、事務所パートナーとの契約関係が適用される。

BGGIは、従業員に対し、法律の規定に従って責任を負う。本合意書はこの責任を制限しない。

従業員は、専らBGGIの指示に基づき、かつ自らの職務上の業務のために個人データを処理する。本合意書の承諾をもって、従業員は個人データの秘密保持義務を負う。この義務は業務の終了後も存続する。

BGGIは、システムの利用に際して生じる従業員のデータ——特にアカウントデータ、権限、時間記録、アクセスおよび送信の記録、ならびに § 15 に基づく通話記録——を、雇用関係の実施、第三者のデータの保護および法律上の義務の履行のために処理する。詳細はプライバシーポリシーに定める。

従業員は、職務上知り得たすべての事柄について沈黙を守る。これは、患者のデータ、医師、クリニック、エージェンシーおよびサービス提供者の情報、ならびにBGGIの営業秘密および条件に適用される。

守秘義務は、家族を含むすべての者に対して適用され、事柄が一般に知られるに至っていない限り、業務の終了後も存続する。

従業員が、医師その他の職業上の守秘義務を負う者の職業活動に協力する限りにおいて、従業員は協力者として守秘義務を負う。その違反は、§ 203 Abs. 4 StGB により処罰されることがある。

法律上、職業法上および刑法上の守秘義務、ならびに法律上の情報提供義務は影響を受けない。内部通報者保護法に基づく通報、および営業秘密保護法により許される開示は、引き続き許容される。

BGGIは、特に変更された法的状況、本プラットフォームの変更されたシステム、またはデータ保護および情報セキュリティに関する変更された要件に適合させるため、本合意書の文言を変更することができる。変更された版は、適用される前に本プラットフォームの管理領域に表示される。表示されるのは変更された箇所であり、変更されていない部分は引き続きそのまま適用される。

同意は本プラットフォーム上で電子的に行われる。同意の時点および同意された版のチェックサムが記録される。各版はアカウントの記録において閲覧可能であり、いつでもそこで呼び出すことができる。これにより同意は証明可能となる。

変更については、追加的に、アカウントに登録されたアドレスに電子メールが送信される。これとは別に、変更は次回のログイン時に表示される。決定は保留することができ、その場合、表示は再び行われる。

沈黙は同意とはみなされない。明示的な同意がない限り、最後に同意された版が引き続き適用される。

同意がない場合、BGGIはそのことを通知する。変更が、特にデータ保護または情報セキュリティ上の理由から、緊急である場合または法的に必須である場合は、追加的に、その変更および同意がないことによる結果について明確に注意喚起する。通知は、変更された版の最初の表示から30日以内に行われる。変更がなければ本プラットフォームの安全な運営、データの保護または契約上の義務の履行が危険にさらされる場合、その変更は緊急である。法令、行政もしくは裁判所の決定、または決済サービス、アプリストアもしくは監督機関の拘束力のある要求がその変更を求め、かつBGGIに独自の裁量の余地が残されていない場合、その変更は法的に必須である。注意喚起には、その理由、影響を受ける箇所および同意がないことによる結果が記載される。緊急または法的に必須の変更であっても、同意がなければ効力を生じない。

雇用関係または勤務関係の本質的な条件は、本合意書によって変更されない。そのような条件の一方的な変更は行われず、変更は合意による変更契約により、または変更解約告知に関する法律上の規則に従ってのみ行われる。本合意書の変更された版に同意しないことは、雇用関係または勤務関係を終了させない。

変更された版が個々のシステムまたは領域へのアクセスの前提条件である場合、同意があるまでアクセスを制限することができる。業務に対する影響は本プラットフォーム外で解決される。従業員代表の共同決定権は影響を受けない。制限は、変更された版の最初の表示から30日が経過した後に初めて検討される。

法律がある意思表示について特定の方式を定めている場合に限り、改めて署名が求められる。その場合、署名は別途取得される。

本プラットフォームを通じた本合意書のデジタルでの承諾および変更された版への電子的な同意は、テキスト方式を満たす。変更および追加はテキスト方式を要する。当事者間の個別の合意は、本合意書に優先する。

本合意書には、ドイツ連邦共和国の法律が適用される。この法の選択は、法の選択がなければ適用されるべき法、特に従業員が通常労働する国の法の強行規定による保護を従業員から奪うものではない。

本合意書から生じる紛争については、法定の裁判管轄が適用される。被用者との紛争については、労働裁判所が管轄を有する。

本合意書のいずれかの規定の全部または一部が無効もしくは履行不能であり、またはそうなった場合でも、その他の規定の効力は影響を受けない。無効または履行不能な規定に代わり、法律上の規定が適用される。

本書は24言語で提供されている。拘束力を有するのはドイツ語版のみであり、その他の言語版は理解のためのものである。

ドイツ語版と翻訳との間に相違がある場合、ドイツ語の文言のみが適用される。各翻訳には、その言語でこの注記が記載される。