Соглашение для сотрудников о конфиденциальности и использовании системы

Это резюме простым языком не имеет юридической силы. Оно лишь облегчает общее понимание. Обязательным является исключительно приведённый ниже текст.

Настоящее соглашение не является трудовым договором. Ваша заработная плата, рабочее время и отпуск указаны в Вашем трудовом договоре или договоре о службе.

Здесь описано, как Вы обращаетесь с конфиденциальными данными и как Вы пользуетесь системами Love Your Life.

О пациентах и внутренних делах Вы ни с кем не говорите. Это действует и после окончания Вашей деятельности.

Данные о здоровье Вы открываете, только если они нужны Вам для Вашей задачи. Вы не вводите их в сторонние сервисы ИИ или перевода.

Платформа учитывает Ваше рабочее время и фиксирует доступы. Своё собственное время Вы можете просматривать в любое время.

О подозрении на утечку данных Вы сообщаете немедленно. Быстрое сообщение не будет истолковано Вам во вред.

Настоящее соглашение не ужесточает Вашу ответственность, и Вы ничего за него не платите.

Настоящее соглашение заключается между BGGI GmbH, Rostocker Straße 43, 53117 Bonn, регистрационный суд Amtsgericht Bonn, HRB 26753 («BGGI»), оператором платформы «Love Your Life», являющейся маркой BGGI GmbH, и сотрудником, который принимает его в цифровой форме через платформу («Сотрудник»).

Соглашение действует для всех лиц, работающих с учётной записью сотрудника в административном разделе платформы, — в администрации, ведении случаев, медицинской координации, расчётах и технической службе, как в Головном офисе в Германии, так и в страновом офисе. Для учётных записей внешней проверки переводов оно не действует; для этих учётных записей действуют § 7 и Соглашение о внешней проверке переводов.

Предметом настоящего соглашения являются исключительно конфиденциальность, обращение с данными и использование систем BGGI.

Настоящее соглашение не является трудовым договором. Оно не регулирует ни вознаграждение, ни рабочее время как причитающееся исполнение, ни отпуск, ни расторжение трудовых или служебных отношений. Трудовой договор или договор о службе заключается вне платформы и не затрагивается настоящим соглашением; при противоречиях он имеет приоритет, если он более благоприятен для Сотрудников.

BGGI предоставляет Сотрудникам личную учётную запись в административном разделе, системы, необходимые для их задачи, и, если это согласовано, устройства и информирует их о правилах настоящего соглашения и их изменениях.

Сотрудники используют учётную запись, системы и устройства исключительно для своих служебных задач и по правилам настоящего соглашения.

Сотрудники соблюдают правила §§ 5–17 и конфиденциальность согласно § 22.

BGGI предоставляет права только в объёме, требуемом задачей, принимает надлежащие технические и организационные меры для защиты данных, обеспечивает прозрачность учёта времени и журналов для Сотрудников и принимает сообщения согласно § 17, не оценивая незамедлительное сообщение во вред сообщившему лицу.

Данные о здоровье являются особо защищёнными данными согласно Art. 9 DSGVO. Они обрабатываются исключительно для обработки соответствующего случая и делаются доступными только тем лицам, которым они нужны для их задачи.

Открытие данных из любопытства, из личного интереса или без связи с собственной задачей не допускается, даже если технический доступ возможен. Доступы протоколируются.

Данные о здоровье не переносятся на личные устройства, в личные хранилища или личные почтовые ящики и не распечатываются, если это не требуется для задачи.

Данные о здоровье и иные сведения из случаев не вводятся в сервисы ИИ, сервисы перевода или иные приложения вне платформы, которые BGGI прямо не разрешила для этого. Это относится и к коротким выдержкам и к сведениям, которые сами по себе кажутся безобидными.

Сотрудники получают права только на разделы, которые нужны им для их задачи, и только на необходимом для этого уровне: просмотр, редактирование или утверждение. Права предоставляет исключительно владелец.

Права не расширяются, не разделяются и не передаются другим. Если обнаруживается, что право выходит за пределы задачи, об этом сообщается администрации.

Наряду с правами вид сотрудника и сфера действия определяют, что лицо видит и обрабатывает: задачи назначаются только из разделов собственного вида сотрудника, а тот, кто ограничен определёнными странами, видит только процессы этих стран. Если учётной записи, ограниченной странами, не назначена ни одна страна, она ничего не видит. Изменения прав и сферы действия фиксируются с указанием лица, времени и объёма.

Учётные записи вида «проверка переводов» видят в административном разделе исключительно рабочее место «Тексты», собственный профиль, настройки безопасности и собственные уведомления. Случаи, данные пациентов, задачи, почтовые ящики, учёт времени, показатели платформы и сведения о коллегах для них закрыты.

На рабочем месте «Тексты» делаются предложения по исправлению текстов интерфейса. О предложении решает второе лицо с правом «утверждение»; никто не решает о собственном предложении. Юридические тексты из рабочего места исключены.

Сотрудники не передают учётным записям проверки переводов содержание из других разделов администрации — в частности данные случаев и пациентов, данные доступа и внутренние процессы, — в том числе через сообщения, примечания или снимки экрана.

Для доступа к административному разделу второй фактор может быть настроен способом, предлагаемым на платформе. Он является добровольным, если BGGI не сделает его обязательным согласно абзацу 2.

BGGI может сделать второй фактор обязательным для всех Сотрудников или для отдельных учётных записей; в этом случае без активированного второго фактора доступа нет. Пока он не сделан обязательным, платформа напоминает о настройке, однако лишь в качестве указания; отсутствие второго фактора в этом случае не влечёт последствий для доступа.

Второй фактор является личным. Коды, ключи восстановления и устройства не передаются. Об утрате устройства или ключа незамедлительно сообщается.

Для Сотрудников, роль которых подлежит учёту рабочего времени, платформа учитывает рабочее время в течение сеанса в административном разделе. Сам факт учёта платформа отображает наглядно.

Фиксируются начало и конец сеанса, поминутно открытый раздел или случай — только его идентификатор, без содержания, — был ли ввод в последнюю минуту, а также идентификатор браузера. Ввод с клавиатуры, тексты, цели кликов и содержание случаев, сообщений или документов не сохраняются.

Кратковременное бездействие в пределах короткой паузы, установленной в настройках, в настоящее время пять минут, считается рабочим временем. Если сигналы отсутствуют дольше установленного перерыва сеанса, в настоящее время тридцать минут, сеанс автоматически завершается. Действующие значения можно посмотреть на платформе.

Цели — подтверждение рабочего времени согласно Arbeitszeitgesetz (Закон Германии о рабочем времени), отнесение рабочего времени к случаям для расчётов и планирование. Руководство анализирует время по дням, неделям и месяцам. Скрытое наблюдение не осуществляется; отдельные лица не оцениваются по скорости или количеству их вводов, а меры трудового права не основываются исключительно на анализе учёта времени.

Сотрудники в любое время видят своё собственное время в разделе «Моё время» и могут запросить исправление. Данные автоматически удаляются по истечении срока, установленного в настройках, в настоящее время 400 дней, если отсутствует более длительная установленная законом обязанность хранения. Права участия представительного органа работников остаются незатронутыми.

Задачи на платформе имеют срок. Если задача просрочена, платформа напоминает ответственному лицу через регулярные промежутки, в настоящее время каждые 24 часа, через три дня (текущее значение) дополнительно руководителю его странового офиса и через семь дней (текущее значение) администрации. Напоминания служат выполнению процесса, а не оценке лица.

Сотрудники странового офиса обрабатывают случаи своей страны в сроки управления случаями: первая обработка, напоминание и завершение — каждое в рабочих днях по календарю офиса, в настоящее время 3, 5 и 7 рабочих дней с момента назначения. Действующие сроки фиксируются при назначении и отображаются на платформе.

Если срок согласно абзацу 2 не соблюдён, компетенция по случаю автоматически переходит к Головному офису в Германии. Этот переход является правилом управления случаями для защиты пациентов, а не мерой в отношении отдельного лица.

Предоставленные устройства, данные доступа и ключи бережно хранятся и используются только для задачи. Данные доступа являются личными и не передаются.

При уходе с рабочего места экраны блокируются. Из открытых сетей доступ осуществляется только через защищённое соединение.

О подозрении на утрату или несанкционированное использование устройств или доступов незамедлительно сообщается.

Сведения о пациентах не передаются в частном порядке, не упоминаются в личных мессенджерах или социальных сетях, не фотографируются и не записываются.

Даже описания, кажущиеся анонимными, могут сделать лицо узнаваемым; поэтому они также не допускаются.

Почтовые ящики платформы служат исключительно служебным целям. Личное использование не допускается.

Платформа предлагает в почтовом ящике исправление орфографии и грамматики с помощью ИИ, а также предложения ИИ для сообщений по ключевым словам, предложения — только для получателей, сохранённых в системе. Предложение ИИ никогда не отправляется само по себе. Сотрудники полностью читают и проверяют каждое предложение перед отправкой; отправляя его, они отвечают за содержание, как за собственноручно написанный текст.

В ключевые слова для предложения ИИ не включаются данные о здоровье и сведения, не являющиеся необходимыми для предложения.

Если BGGI включает автоматический ответ на электронные письма, каждое лицо для своего почтового ящика устанавливает, используется ли он и на каком уровне: уровень 1 отправляет только подтверждение получения без ИИ; на уровне 2 ИИ создаёт предложение, которое утверждает человек; на уровне 3 ответ даётся самостоятельно, но исключительно формулировкой базы знаний, утверждённой владельцем.

Сообщения, связанные с личностью или здоровьем, получают только подтверждение получения и передаются человеку; они не направляются ИИ. На подозрительные сообщения никогда не отвечают. Запросы о приёме всегда становятся предложением; подтверждает только человек. Автоматически отправленные сообщения помечаются как таковые.

Автоматические ответы и утверждённые предложения отправляются от имени соответствующего почтового ящика и с его подписью. Сотрудники не утверждают предложений, содержащих обещания о ценах, сроках, приёмах, возмещениях или медицинских вопросах, выходящие за пределы их полномочий. В качестве замены на время отсутствия может быть назначен только почтовый ящик платформы.

Классификация, предложение, утверждение и отправка фиксируются с указанием времени и действовавшего лица. Журнал служит прослеживаемости отправленных ответов, а не оценке отдельных лиц.

Результаты функций ИИ платформы — исправление, предложение, перевод, резюме и ответы чатов — являются вспомогательными средствами. Они могут быть неполными или неверными и не заменяют врачебной, юридической или иной профессиональной проверки. Сотрудники используют их в отношении пациентов, партнёров или государственных органов только после собственной проверки; для автоматических ответов на уровне 3 действует абзац 4.

Чат ИИ в административном разделе доступен только учётным записям владельца, которым это прямо разрешено. Сотрудники доступа не имеют. Чаты в остальных разделах платформы отвечают только на вопросы соответствующего раздела.

Чат может только предложить изменение настроек. Он ничего не переключает сам: настройка изменяется только тогда, когда учётная запись владельца принимает предложение кнопкой «Подтвердить»; напечатанного или произнесённого «да» недостаточно. Предложение утрачивает силу через десять минут.

Предложение, подтверждение, отмена и отклонение протоколируются с указанием учётной записи и времени; само изменение отображается в журнале аудита соответствующей настройки под подтвердившей учётной записью владельца.

Сотрудники не используют учётную запись владельца или открытый сеанс учётной записи владельца, не управляют чатом за учётную запись владельца и не инициируют подтверждение от её имени.

Если страновой офис подключён в качестве пункта для звонков через центральный номер платформы и Сотрудники зарегистрированы там как участники, они используют офисный телефон платформы исключительно в служебных целях. Исходящие звонки совершаются с центрального номера платформы в качестве отправителя и возможны только в Германию и в государства Европейского союза; звонки в другие страны заблокированы, в том числе в собственную страну пункта за пределами Европейского союза.

Сотрудники видят только звонки и контакты своего пункта. Платформа протоколирует по каждому звонку время, направление, статус, участвующего участника и продолжительность; номер собеседника сохраняется только в зашифрованном виде. Журнал удаляется по истечении срока, установленного в администрации, в настоящее время 90 дней. Содержание разговоров платформа не сохраняет.

Если через центральный номер в пункт поступают сообщения в WhatsApp, Сотрудники отвечают на них только в почтовом ящике пункта. Свободно писать они могут только в течение 24 часов после последнего сообщения клиентки или клиента; после этого платформа блокирует отправку, за исключением подтверждения записи по правилам платформы. Звонки через WhatsApp Сотрудники инициировать не могут.

BGGI оказывает через платформу услуги по организации и сопровождению. Сотрудники действуют в этих рамках: они организуют, координируют, информируют и передают обращения ответственным лицам. Врачебную, сестринскую, терапевтическую, фармацевтическую и любую иную профессиональную услугу оказывают исключительно соответствующие исполнители; медицинские решения принимают исключительно лечащие врачи и учреждения.

Сотрудники не дают врачебных, юридических или налоговых консультаций, не ставят диагнозов, не оценивают шансы на успех лечения и не дают обещаний относительно успеха лечения, приёмов, расходов, сроков или возмещений, выходящих за пределы их полномочий и сведений, указанных на платформе. Это действует и в медицинской координации; её задача — организация, а не лечение. Медицинские вопросы Сотрудники передают ответственному врачу или ответственному учреждению, юридические — администрации.

Сотрудники, которым BGGI предоставила право обрабатывать платежи, могут в разделе платформы «Принять оплату» внести сумму по случаю из своей сферы и принять её оплату для BGGI в присутствии пациентки или пациента; действует предел на одну операцию, указанный на платформе. Платежи картой поступают непосредственно в BGGI. Наличные они принимают только через платформу, под её квитанцию и от имени BGGI; они хранят их отдельно от собственных денег и сдают их в полном объёме согласно указаниям BGGI. Если оплаты наличными по одному случаю в совокупности достигают суммы, установленной на платформе (в настоящее время 5.000 евро), они принимают наличные только после того, как плательщик сделал заявление о происхождении средств, его удостоверение личности или паспорт зарегистрированы и заявление подтверждено.

О каждом подозрении на нарушение защиты персональных данных — утерянные документы, неверно адресованное сообщение, посторонний доступ, утерянное устройство — незамедлительно сообщается администрации и уполномоченному по защите данных.

Сообщение делается и в том случае, если инцидент вызван самим сообщающим. Незамедлительное сообщение не оценивается во вред сообщившему лицу; от него зависят установленные законом сроки BGGI.

За настоящее соглашение вознаграждение не причитается; оно является безвозмездным для обеих сторон. Вознаграждение за труд и срок его выплаты определяются исключительно трудовым договором или договором о службе. Соблюдение настоящего соглашения входит в причитающееся там исполнение и не создаёт самостоятельного права на вознаграждение.

Соглашение начинается с цифрового принятия и действует, пока лицо работает на BGGI с учётной записью сотрудника. Оно прекращается с окончанием деятельности без необходимости расторжения; отдельное расторжение только настоящего соглашения не предусмотрено. Обязанности согласно §§ 21 и 22 продолжают действовать.

С окончанием деятельности все устройства, документы, носители данных и ключи незамедлительно передаются; доступы блокируются, а текущие сеансы завершаются. Копии служебных данных не удерживаются.

Учётная запись сотрудника закрывается единым способом платформы. При этом причина, действовавшее лицо, время и адрес электронной почты фиксируются в архиве, все текущие сеансы завершаются, а учётная запись блокируется. Записи, на которые ссылаются счета, журнал аудита и сообщения, сохраняются в качестве доказательства; удаление персональных данных определяется Политикой конфиденциальности.

Если учётная запись закрывается из-за злоупотребления, обмана или нарушения договора, адрес электронной почты остаётся заблокированным для новой регистрации; при остальных причинах он освобождается. Какие причины ведут к блокировке, установлено в администрации.

Настоящее соглашение не расширяет ответственность Сотрудников. Для работников BGGI действуют принципы ограниченной ответственности в трудовых отношениях; для персонала странового офиса действуют договорные отношения с Партнёром-офисом.

BGGI несёт ответственность перед Сотрудниками согласно нормам закона; настоящее соглашение эту ответственность не ограничивает.

Сотрудники обрабатывают персональные данные исключительно по указанию BGGI и для своих служебных задач; принятием настоящего соглашения они обязаны соблюдать конфиденциальность персональных данных. Эта обязанность сохраняется после окончания деятельности.

BGGI обрабатывает данные Сотрудников, возникающие при использовании систем, — в частности данные учётной записи, права, учёт времени, журналы доступа и отправки и журнал звонков согласно § 15, — для осуществления трудовых отношений, для защиты данных третьих лиц и для выполнения установленных законом обязанностей. Подробности указаны в Политике конфиденциальности.

Сотрудники хранят молчание обо всех делах, ставших им известными по службе. Это относится к данным пациентов, к сведениям врачей, клиник, агентств и исполнителей услуг, а также к коммерческим тайнам и условиям BGGI.

Обязанность хранить тайну действует в отношении любого лица, в том числе родственников, и сохраняется после окончания деятельности, пока соответствующие дела не стали общеизвестными.

Если Сотрудники участвуют в профессиональной деятельности врача или иного лица, связанного профессиональной тайной, они как участвующие лица обязаны хранить тайну; её нарушение может быть уголовно наказуемым согласно § 203 Abs. 4 StGB.

Установленные законом, профессиональным правом и уголовным правом обязанности хранить тайну, а также установленные законом обязанности предоставлять сведения остаются незатронутыми. Сообщения согласно Hinweisgeberschutzgesetz (Закон Германии о защите информаторов) и раскрытия, разрешённые Законом Германии о защите коммерческой тайны, остаются допустимыми.

BGGI может изменять текст настоящего соглашения, в частности чтобы адаптировать его к изменившейся правовой ситуации, к изменившимся системам платформы или к изменившимся требованиям защиты данных и информационной безопасности. Изменённая редакция отображается в административном разделе платформы до того, как она вступает в силу. Отображаются изменённые места; неизменённые части продолжают действовать без изменений.

Согласие даётся в электронной форме на платформе. Фиксируются момент согласия и контрольная сумма редакции, на которую дано согласие. Каждая редакция остаётся доступной для прочтения в деле учётной записи и может быть в любое время там открыта; тем самым согласие является доказуемым.

Об изменении дополнительно направляется электронное письмо на адрес, указанный в учётной записи. Независимо от этого изменение отображается при следующем входе. Решение можно отложить; тогда уведомление появляется снова.

Молчание не считается согласием. Без явно выраженного согласия продолжает действовать последняя согласованная редакция.

Если согласие не поступает, BGGI напоминает об этом. Если изменение является срочным или обязательным в силу закона, в частности по соображениям защиты данных или информационной безопасности, дополнительно чётко указывается на него и на последствия отсутствия согласия. Напоминания направляются в течение 30 дней с момента первого отображения изменённой редакции. Изменение является срочным, если без него было бы поставлено под угрозу безопасное функционирование платформы, защита данных или исполнение договорных обязанностей; обязательным в силу закона оно является, если его требует правовая норма, решение государственного органа или суда либо обязательное требование платёжного сервиса, магазина приложений или надзорного органа и у BGGI при этом не остаётся собственной свободы усмотрения. В указании называются повод, затронутое место и последствие отсутствия согласия. Даже срочное или обязательное в силу закона изменение без согласия не вступает в силу.

Существенные условия трудовых или служебных отношений настоящим соглашением не изменяются. Одностороннее изменение таких условий не производится; оно осуществляется только по взаимному согласию путём договора об изменении или по установленным законом правилам о расторжении с предложением изменённых условий. Отсутствие согласия на изменённую редакцию настоящего соглашения не прекращает трудовых или служебных отношений.

Если изменённая редакция является условием доступа к отдельным системам или разделам, доступ может быть ограничен до получения согласия. Последствия для деятельности выясняются вне платформы. Права совместного определения представительного органа работников остаются незатронутыми. Ограничение возможно не ранее чем по истечении 30 дней с момента первого отображения изменённой редакции.

Цифровое принятие настоящего соглашения и электронное согласие на изменённую редакцию через платформу соответствуют текстовой форме. Изменения и дополнения требуют текстовой формы. Индивидуальные соглашения сторон имеют приоритет перед настоящим соглашением.

К настоящему соглашению применяется право Федеративной Республики Германия. Выбор права не лишает Сотрудников защиты императивных норм права, которое применялось бы при отсутствии такого выбора, в частности права государства, в котором они обычно работают.

Для споров из настоящего соглашения действует установленная законом подсудность. Для споров с работниками компетентны суды по трудовым спорам.

Если какое-либо положение настоящего соглашения полностью или частично является или станет недействительным или неисполнимым, действительность остальных положений остаётся незатронутой. Вместо недействительного или неисполнимого положения применяется законодательное регулирование.

Настоящий документ представлен на 24 языках. Обязательной является исключительно редакция на немецком языке; остальные языковые версии служат для лучшего понимания.

При расхождениях между немецкой редакцией и переводом действует исключительно немецкий текст. Каждый перевод содержит это указание на своём языке.