Convention pour les collaborateurs relative à la confidentialité et à l'utilisation des systèmes

Ce résumé en langage simple n'a pas de valeur contractuelle. Il sert uniquement à donner une vue d'ensemble. Seul le texte qui suit fait foi.

La présente convention n'est pas un contrat de travail. Votre salaire, votre temps de travail et vos congés figurent dans votre contrat de travail ou de services.

Elle indique comment vous traitez les données confidentielles et comment vous utilisez les systèmes de Love Your Life.

Vous ne parlez à personne des patientes, des patients et des affaires internes. Cela vaut également après la fin de votre activité.

Vous n'ouvrez des données de santé que si vous en avez besoin pour votre mission. Vous ne les saisissez pas dans des services d'IA ou de traduction externes.

La plateforme enregistre votre temps de travail et consigne les accès. Vous pouvez consulter vos propres temps à tout moment.

Vous signalez immédiatement tout soupçon de fuite de données. Un signalement rapide ne vous sera pas reproché.

La présente convention n'aggrave pas votre responsabilité, et vous ne payez rien pour elle.

La présente convention est conclue entre BGGI GmbH, Rostocker Straße 43, 53117 Bonn, tribunal d'enregistrement Amtsgericht Bonn, HRB 26753 (« BGGI »), exploitante de la plateforme « Love Your Life », une marque de BGGI GmbH, et la collaboratrice ou le collaborateur qui l'accepte numériquement via la plateforme (« Collaborateur »).

La convention s'applique à toutes les personnes qui travaillent avec un compte collaborateur dans l'espace d'administration de la plateforme — dans l'administration, la gestion des dossiers, la coordination médicale, la comptabilité et la technique, au siège principal en Allemagne comme dans un bureau national. Elle ne s'applique pas aux comptes de révision externe de traductions ; le § 7 et la convention relative à la révision externe de traductions s'appliquent à ces comptes.

La présente convention a exclusivement pour objet la confidentialité, le traitement des données et l'utilisation des systèmes de BGGI.

La présente convention n'est pas un contrat de travail. Elle ne régit ni la rémunération ni le temps de travail en tant que prestation due, ni les congés ni la résiliation de la relation de travail ou de services. Le contrat de travail ou de services est conclu en dehors de la plateforme et n'est pas affecté par la présente convention ; en cas de contradiction, il prévaut dans la mesure où il est plus favorable au Collaborateur.

BGGI met à la disposition du Collaborateur un compte personnel dans l'espace d'administration, les systèmes nécessaires à sa mission et, si cela a été convenu, des appareils, et l'informe des règles de la présente convention et de leurs modifications.

Le Collaborateur utilise le compte, les systèmes et les appareils exclusivement pour ses missions professionnelles et conformément aux règles de la présente convention.

Le Collaborateur respecte les règles des §§ 5 à 17 et la confidentialité prévue au § 22.

BGGI n'accorde des droits que dans la mesure requise par la mission, prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données, rend l'enregistrement du temps et les journaux compréhensibles pour le Collaborateur et reçoit les signalements prévus au § 17 sans reprocher un signalement rapide à la personne qui l'effectue.

Les données de santé sont des données bénéficiant d'une protection particulière au sens de l'art. 9 DSGVO. Elles sont traitées exclusivement pour le traitement du dossier concerné et ne sont rendues accessibles qu'aux personnes qui en ont besoin pour leur mission.

Aucune consultation n'a lieu par curiosité, par intérêt personnel ou sans lien avec une mission propre, même si un accès technique était possible. Les accès sont consignés.

Les données de santé ne sont pas transférées sur des appareils privés, des stockages privés ou des boîtes de réception privées et ne sont pas imprimées, sauf si cela est nécessaire à la mission.

Les données de santé et autres informations issues des dossiers ne sont pas saisies dans des services d'IA, des services de traduction ou d'autres applications en dehors de la plateforme que BGGI n'a pas expressément autorisés à cet effet. Cela vaut également pour de courts extraits et pour des informations qui paraissent anodines en elles-mêmes.

Les collaborateurs ne reçoivent des droits que pour les domaines dont ils ont besoin pour leur mission et uniquement au niveau nécessaire : consulter, modifier ou valider. Les droits sont accordés exclusivement par le propriétaire.

Les droits ne sont ni étendus, ni partagés, ni transmis à d'autres personnes. S'il apparaît qu'un droit va au-delà de la mission, cela est signalé à l'administration.

Outre les droits, le type de collaborateur et le champ d'application déterminent ce qu'une personne voit et modifie : les tâches ne sont attribuées qu'à partir des domaines de son propre type de collaborateur, et une personne limitée à certains pays ne voit que les opérations de ces pays. Si aucun pays n'est attribué à un compte limité à des pays, celui-ci ne voit rien. Les modifications des droits et du champ d'application sont consignées avec la personne, le moment et l'étendue.

Les comptes de type « révision de traductions » ne voient, dans l'espace d'administration, que l'espace de travail « Textes », leur propre profil, les paramètres de sécurité et leurs propres notifications. Les dossiers, les données de patients, les tâches, les boîtes de réception, l'enregistrement du temps, les chiffres de la plateforme et les informations sur les collègues leur sont fermés.

Dans l'espace de travail « Textes », des propositions de correction sont faites pour les textes d'interface. Une seconde personne disposant du droit « valider » statue sur une proposition ; personne ne statue sur sa propre proposition. Les textes juridiques sont exclus de l'espace de travail.

Les collaborateurs ne transmettent pas de contenus d'autres domaines de l'administration — notamment les données des dossiers et des patients, les données d'accès et les opérations internes — aux comptes de révision de traductions, pas même par des messages, des remarques ou des captures d'écran.

Pour les accès à l'espace d'administration, le second facteur peut être configuré par le moyen proposé sur la plateforme. Il est facultatif, sauf si BGGI le rend obligatoire conformément à l'alinéa 2.

BGGI peut rendre le second facteur obligatoire pour tous les collaborateurs ou pour certains comptes ; il n'y a alors pas d'accès sans second facteur activé. Tant qu'il n'est pas rendu obligatoire, la plateforme rappelle la configuration, mais uniquement à titre d'information ; l'absence de second facteur n'a alors aucune conséquence sur l'accès.

Le second facteur est personnel. Les codes, clés de récupération et appareils ne sont pas transmis. La perte d'un appareil ou d'une clé est signalée sans délai.

Pour les collaborateurs dont le rôle est soumis à l'enregistrement du temps, la plateforme enregistre le temps de travail pendant la connexion à l'espace d'administration. La plateforme indique visiblement que l'enregistrement a lieu.

Sont enregistrés le début et la fin de la session, chaque minute le domaine ou le dossier consulté — uniquement son identifiant, sans contenu —, le fait qu'une saisie a eu lieu au cours de la dernière minute ainsi que l'identifiant du navigateur. Les saisies au clavier, les textes, les cibles de clic et les contenus des dossiers, messages ou documents ne sont pas enregistrés.

Une courte inactivité jusqu'à la courte pause fixée dans les paramètres, actuellement cinq minutes, est considérée comme du temps de travail. Si tout signal fait défaut pendant plus longtemps que l'intervalle de session fixé, actuellement trente minutes, la session prend fin automatiquement. Les valeurs applicables peuvent être consultées sur la plateforme.

Les finalités sont la preuve du temps de travail conformément à la loi sur le temps de travail (Arbeitszeitgesetz), l'imputation du temps de travail aux dossiers pour la facturation et la planification. La direction analyse les temps par jour, par semaine et par mois. Il n'y a pas de surveillance secrète ; les personnes ne sont pas évaluées individuellement selon leur rythme ou le nombre de leurs saisies, et les mesures relevant du droit du travail ne sont pas fondées uniquement sur des analyses de l'enregistrement du temps.

Les collaborateurs peuvent consulter leurs propres temps à tout moment sous « Mes temps » et demander une correction. Les données sont effacées automatiquement après le délai fixé dans les paramètres, actuellement 400 jours, sauf obligation légale de conservation plus longue. Les droits de participation de la représentation du personnel ne sont pas affectés.

Les tâches de la plateforme comportent un délai. Si une tâche est en retard, la plateforme rappelle la personne responsable à intervalles réguliers, actuellement toutes les 24 heures, en outre après actuellement trois jours la direction de son bureau national et après actuellement sept jours l'administration. Les rappels servent à l'accomplissement de l'opération et non à l'évaluation de la personne.

Les collaborateurs d'un bureau national traitent les dossiers de leur pays dans les délais de la gestion des dossiers : premier traitement, rappel et clôture, chacun en jours ouvrables selon le calendrier du bureau, actuellement 3, 5 et 7 jours ouvrables à compter de l'attribution. Les délais applicables sont figés lors de l'attribution et affichés sur la plateforme.

Si un délai prévu à l'alinéa 2 n'est pas respecté, la compétence pour le dossier passe automatiquement au siège principal en Allemagne. Ce transfert est une règle de gestion des dossiers destinée à protéger les patientes et patients et non une mesure à l'encontre de la personne concernée.

Les appareils, données d'accès et clés remis sont conservés avec soin et utilisés uniquement pour la mission. Les données d'accès sont personnelles et ne sont pas transmises.

Les écrans sont verrouillés lorsque l'on quitte son poste de travail. Depuis des réseaux ouverts, l'accès n'a lieu que via une connexion sécurisée.

Tout soupçon de perte ou d'utilisation non autorisée d'appareils ou d'accès est signalé sans délai.

Les informations sur les patientes et patients ne sont pas transmises à titre privé, ne sont pas mentionnées dans des messageries privées ou sur des réseaux sociaux et ne sont ni photographiées ni enregistrées.

Même des descriptions paraissant anonymes peuvent rendre une personne identifiable ; c'est pourquoi elles sont également proscrites.

Les boîtes de réception de la plateforme servent exclusivement à des fins professionnelles. Une utilisation privée n'est pas autorisée.

Dans la boîte de réception, la plateforme propose une correction de l'orthographe et de la grammaire par l'IA ainsi que des suggestions de messages par l'IA à partir de mots-clés, les suggestions uniquement pour des destinataires enregistrés dans le système. Une suggestion de l'IA n'est jamais envoyée d'elle-même. Les collaborateurs lisent et vérifient intégralement chaque suggestion avant de l'envoyer ; en l'envoyant, ils assument la responsabilité du contenu comme pour un texte rédigé par eux-mêmes.

Les mots-clés d'une suggestion de l'IA ne contiennent aucune donnée de santé ni aucune information qui ne soit pas nécessaire à la suggestion.

Si BGGI active la réponse automatique aux e-mails, chaque personne détermine pour sa propre boîte de réception si elle est utilisée et à quel niveau : le niveau 1 envoie uniquement un accusé de réception sans IA ; au niveau 2, l'IA établit une suggestion qu'un humain valide ; au niveau 3, la réponse est envoyée de manière autonome, mais exclusivement avec le libellé de la base de connaissances validé par le propriétaire.

Les messages ayant un lien avec une personne ou avec la santé ne reçoivent qu'un accusé de réception et sont soumis à un humain ; ils ne sont pas transmis à l'IA. Les messages suspects ne reçoivent jamais de réponse. Les demandes de rendez-vous donnent toujours lieu à une suggestion ; la confirmation n'est donnée que par un humain. Les messages envoyés automatiquement sont signalés comme tels.

Les réponses automatiques et les suggestions validées sont envoyées au nom de la boîte de réception concernée et avec sa signature. Les collaborateurs ne valident aucune suggestion contenant des engagements sur des prix, des délais, des rendez-vous, des remboursements ou des questions médicales qui dépassent leur compétence. Seule une boîte de réception de la plateforme peut être désignée comme remplaçante en cas d'absence.

Le classement, la suggestion, la validation et l'envoi sont consignés avec l'horodatage et la personne agissante. Le journal sert à la traçabilité des réponses envoyées, et non à l'évaluation de personnes individuelles.

Les résultats des fonctions d'IA de la plateforme — correction, suggestion, traduction, résumé et réponses des chats — sont des outils. Ils peuvent être incomplets ou erronés et ne remplacent pas une vérification médicale, juridique ou autre vérification professionnelle. Les collaborateurs ne les utilisent à l'égard de patientes, patients, partenaires ou autorités qu'après leur propre vérification ; l'alinéa 4 s'applique aux réponses automatiques de niveau 3.

Le chat IA de l'espace d'administration n'est accessible qu'aux comptes de propriétaire expressément autorisés à cet effet. Les collaborateurs n'y ont pas accès. Les chats des autres domaines de la plateforme ne répondent qu'aux questions de leur domaine respectif.

Le chat peut uniquement proposer une modification de paramètres. Il ne commute rien lui-même : un paramètre n'est modifié que lorsque le compte de propriétaire accepte la proposition au moyen du bouton « Confirmer » ; un « oui » tapé ou prononcé ne suffit pas. Une proposition expire au bout de dix minutes.

La proposition, la confirmation, l'annulation et le rejet sont consignés avec le compte et l'horodatage ; la modification elle-même apparaît dans la piste d'audit du paramètre concerné sous le compte de propriétaire qui l'a confirmée.

Les collaborateurs n'utilisent ni compte de propriétaire ni session ouverte d'un compte de propriétaire, n'utilisent pas le chat pour le compte d'un compte de propriétaire et ne déclenchent pas de confirmation en son nom.

Si un bureau national est activé en tant qu'unité pour les appels via le numéro central de la plateforme et que des collaborateurs y sont inscrits en tant que membres, ils utilisent le téléphone de bureau de la plateforme exclusivement à des fins professionnelles. Les appels sortants sont émis avec le numéro central de la plateforme comme numéro d'appelant et ne sont possibles que vers l'Allemagne et vers les États de l'Union européenne ; les appels vers d'autres pays sont bloqués, y compris vers le propre pays d'une unité située hors de l'Union européenne.

Les collaborateurs ne voient que les appels et contacts de leur unité. La plateforme consigne pour chaque appel l'horodatage, le sens, le statut, le membre concerné et la durée ; le numéro de l'interlocuteur n'est enregistré que sous forme chiffrée. Le journal est effacé après le délai fixé dans l'administration, actuellement 90 jours. La plateforme n'enregistre pas le contenu des conversations.

Si des messages WhatsApp parviennent à l'unité via le numéro central, les collaborateurs n'y répondent que dans la boîte de réception de l'unité. Ils ne peuvent écrire librement que dans les 24 heures suivant le dernier message de la cliente ou du client ; ensuite, la plateforme bloque l'envoi, sauf pour une confirmation de rendez-vous conformément aux règles de la plateforme. Les collaborateurs ne peuvent pas lancer d'appels via WhatsApp.

Via la plateforme, BGGI fournit des prestations d'organisation et d'accompagnement. Les collaborateurs agissent dans ce cadre : ils organisent, coordonnent, informent et transmettent les demandes aux personnes compétentes. La prestation médicale, de soins, thérapeutique, pharmaceutique et toute autre prestation professionnelle sont fournies exclusivement par les prestataires concernés ; les décisions médicales sont prises exclusivement par les médecins et établissements traitants.

Les collaborateurs ne donnent aucun conseil médical, juridique ou fiscal, n'établissent pas de diagnostics, n'évaluent pas les chances de succès d'un traitement et ne prennent aucun engagement sur le succès du traitement, les rendez-vous, les coûts, les délais ou les remboursements au-delà de leur compétence et des informations indiquées sur la plateforme. Cela vaut également pour la coordination médicale ; sa mission est l'organisation, non le traitement. Les collaborateurs transmettent les questions médicales au médecin ou à l'établissement compétent et les questions juridiques à l'administration.

Les collaborateurs auxquels BGGI a accordé le droit de traiter les paiements peuvent, dans l'espace « Encaisser » de la plateforme, saisir un montant pour un dossier relevant de leur périmètre et encaisser pour BGGI en présence de la patiente ou du patient ; le plafond par opération enregistré sur la plateforme s'applique. Les paiements par carte sont versés directement à BGGI. Ils n'acceptent des espèces que via la plateforme, contre le reçu de celle-ci et au nom de BGGI ; ils les conservent séparément de leur propre argent et les remettent intégralement selon les instructions de BGGI. Si les paiements en espèces d'un dossier atteignent ensemble le montant fixé sur la plateforme (actuellement 5 000 euros), ils n'acceptent des espèces qu'une fois que la personne qui paie a fait la déclaration sur l'origine des fonds, que sa carte d'identité ou son passeport a été enregistré et que la déclaration a été confirmée.

Tout soupçon de violation de données à caractère personnel — documents perdus, message mal adressé, accès par un tiers, appareil perdu — est signalé sans délai à l'administration et au délégué à la protection des données.

Le signalement a lieu même si l'incident a été causé par soi-même. Un signalement rapide n'est pas reproché à la personne qui l'effectue ; les délais légaux de BGGI en dépendent.

Aucune rémunération n'est due pour la présente convention ; elle est gratuite pour les deux parties. La rémunération de la prestation de travail et son exigibilité résultent exclusivement du contrat de travail ou de services. Le respect de la présente convention fait partie des prestations dues au titre de ce contrat et ne fait naître aucun droit propre à rémunération.

La convention commence avec l'acceptation numérique et s'applique tant que la personne travaille pour BGGI avec un compte collaborateur. Elle prend fin avec la fin de l'activité sans qu'une résiliation soit nécessaire ; une résiliation séparée de la seule présente convention n'est pas prévue. Les obligations prévues aux §§ 21 et 22 continuent de s'appliquer.

À la fin de l'activité, tous les appareils, documents, supports de données et clés sont restitués sans délai ; les accès sont bloqués et les sessions en cours sont terminées. Aucune copie de données de l'entreprise n'est conservée.

Un compte collaborateur est fermé selon la procédure uniforme de la plateforme. Le motif, la personne agissante, le moment et l'adresse e-mail sont consignés dans les archives, toutes les sessions en cours sont terminées et le compte est bloqué. Les entrées auxquelles se rapportent les factures, la piste d'audit et les messages sont conservées à titre de preuve ; l'effacement des données à caractère personnel est régi par la politique de confidentialité.

Si un compte est fermé pour abus, tromperie ou violation du contrat, l'adresse e-mail reste bloquée pour une nouvelle inscription ; pour les autres motifs, elle est libérée. L'administration détermine quels motifs entraînent un blocage.

La présente convention n'étend pas la responsabilité des collaborateurs. Pour les salariés de BGGI, les principes de la responsabilité limitée dans la relation de travail s'appliquent ; pour le personnel d'un bureau national, la relation contractuelle avec le Partenaire de bureau s'applique.

BGGI répond envers les collaborateurs conformément aux dispositions légales ; la présente convention ne limite pas cette responsabilité.

Les collaborateurs traitent les données à caractère personnel exclusivement sur instruction de BGGI et pour leurs missions professionnelles ; en acceptant la présente convention, ils s'engagent à la confidentialité des données à caractère personnel. Cette obligation subsiste après la fin de l'activité.

BGGI traite les données des collaborateurs qui résultent de l'utilisation des systèmes — notamment les données de compte, les droits, l'enregistrement du temps, les journaux d'accès et d'envoi et le journal des appels visé au § 15 — pour l'exécution de la relation de travail, pour la protection des données de tiers et pour le respect d'obligations légales. Les détails figurent dans la politique de confidentialité.

Les collaborateurs gardent le silence sur toutes les affaires dont ils ont eu connaissance dans le cadre de leurs fonctions. Cela vaut pour les données des patientes et patients, pour les informations des médecins, cliniques, agences et prestataires ainsi que pour les secrets d'affaires et les conditions de BGGI.

L'obligation de confidentialité s'applique envers quiconque, y compris envers les proches, et subsiste après la fin de l'activité tant que les affaires ne sont pas devenues de notoriété publique.

Dans la mesure où les collaborateurs participent à l'activité professionnelle d'un médecin ou d'une autre personne soumise à un secret professionnel, ils sont tenus au secret en tant que personnes participantes ; une violation peut être punissable en vertu du § 203, al. 4 StGB.

Les obligations légales, professionnelles et pénales de confidentialité ainsi que les obligations légales d'information ne sont pas affectées. Les signalements au titre de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte (Hinweisgeberschutzgesetz) et les divulgations autorisées par la loi sur la protection des secrets d'affaires (Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen) restent admissibles.

BGGI peut modifier le texte de la présente convention, notamment pour l'adapter à une évolution de la situation juridique, à des systèmes modifiés de la plateforme ou à des exigences modifiées en matière de protection des données et de sécurité de l'information. La version modifiée est affichée dans l'espace d'administration de la plateforme avant de s'appliquer. Les passages modifiés sont affichés ; les parties non modifiées continuent de s'appliquer sans changement.

Le consentement est donné par voie électronique sur la Plateforme. Le moment du consentement et une somme de contrôle de la version acceptée sont consignés. Chaque version reste lisible dans le dossier du compte et peut y être consultée à tout moment ; le consentement peut ainsi être prouvé.

Toute modification fait en outre l'objet d'un e-mail envoyé à l'adresse enregistrée dans le compte. Indépendamment de cela, la modification apparaît lors de la connexion suivante. La décision peut être reportée ; l'avis réapparaît alors.

Le silence ne vaut pas consentement. Sans consentement exprès, la dernière version acceptée continue de s'appliquer.

En l'absence de consentement, BGGI adresse un rappel. Si une modification est urgente ou juridiquement impérative, notamment pour des raisons de protection des données ou de sécurité de l'information, l'attention est en outre clairement attirée sur celle-ci et sur les conséquences d'une absence de consentement. Les rappels ont lieu dans un délai de 30 jours à compter du premier affichage de la version modifiée. Une modification est urgente si, sans elle, l'exploitation sécurisée de la plateforme, la protection des données ou l'exécution des obligations contractuelles serait compromise ; elle est juridiquement impérative si une disposition légale, une décision administrative ou judiciaire ou une exigence contraignante d'un service de paiement, d'une boutique d'applications ou d'un organisme de contrôle l'exige et que BGGI ne dispose d'aucune marge de décision propre. L'avis indique le motif, le passage concerné et la conséquence d'une absence de consentement. Même une modification urgente ou juridiquement impérative ne prend pas effet sans consentement.

Les conditions essentielles de la relation de travail ou de services ne sont pas modifiées par la présente convention. Ces conditions ne sont pas modifiées unilatéralement ; elles ne le sont que d'un commun accord par un avenant ou conformément aux règles légales relatives au licenciement-modification. L'absence de consentement à une version modifiée de la présente convention ne met pas fin à la relation de travail ou de services.

L'acceptation numérique de la présente convention et le consentement électronique à une version modifiée via la plateforme satisfont à l'exigence de forme textuelle. Les modifications et compléments requièrent la forme textuelle. Les accords individuels des parties prévalent sur la présente convention.

La présente convention est régie par le droit de la République fédérale d'Allemagne. Le choix de la loi ne prive pas les collaborateurs de la protection des dispositions impératives du droit qui serait applicable à défaut de choix, notamment du droit de l'État dans lequel ils travaillent habituellement.

Les juridictions légalement compétentes s'appliquent aux litiges découlant de la présente convention. Les juridictions du travail sont compétentes pour les litiges avec les salariées et salariés.

Si une disposition de la présente convention est ou devient nulle ou inapplicable en tout ou en partie, la validité des autres dispositions n'en est pas affectée. La disposition nulle ou inapplicable est remplacée par la réglementation légale.

Le présent document est disponible en 24 langues. Seule la version allemande fait foi ; les autres versions linguistiques servent à la compréhension.

En cas de divergence entre la version allemande et une traduction, seul le libellé allemand s'applique. Chaque traduction contient cette mention dans sa propre langue.