员工保密及系统使用协议

本简明语言摘要不具约束力，仅为便于概览。仅以下正文具有约束力。

本协议不是劳动合同。您的薪酬、工作时间和休假载于您的劳动合同或服务合同中。

本协议说明您应如何处理保密数据，以及如何使用 Love Your Life 的系统。

您不得与任何人谈论患者和内部事务。您的工作结束后亦然。

只有在您的工作需要时，您才可打开健康数据。您不得将其输入外部的AI或翻译服务。

平台会记录您的工作时间并记录访问情况。您可随时查看自己的时间记录。

如怀疑发生数据泄露，请立即报告。及时报告不会对您产生不利影响。

本协议不会加重您的责任，您也无需为此支付任何费用。

本协议由 BGGI GmbH（地址：Rostocker Straße 43，53117 Bonn，登记法院：Amtsgericht Bonn，HRB 26753，下称“BGGI”）——“Love Your Life”平台的运营者，该平台为 BGGI GmbH 的品牌——与通过平台以电子方式接受本协议的员工（下称“员工”）订立。

本协议适用于所有使用员工账户在平台管理区域工作的人员——无论是在管理、病例处理、医疗协调、结算还是技术部门，无论是在德国总部还是在国家办事处。本协议不适用于外部译文审校账户；此类账户适用 § 7 以及关于外部审校译文的协议。

本协议的标的仅为保密、数据处理以及 BGGI 系统的使用。

本协议不是劳动合同。它既不规定作为应履行义务的报酬或工作时间，也不规定休假或劳动关系或服务关系的解除。劳动合同或服务合同在平台之外订立，不受本协议影响；如有冲突，在其对员工更有利的范围内，以劳动合同或服务合同为准。

BGGI 为员工提供管理区域中的个人账户、其工作所需的系统，以及（如有约定）设备，并向其告知本协议的规则及其变更。

员工仅为其工作任务并依据本协议的规则使用账户、系统和设备。

员工遵守 §§ 5 至 17 的规则以及 § 22 所述的保密义务。

BGGI 仅在工作所需的范围内授予权限，采取适当的技术和组织措施保护数据，使员工能够查证时间记录和日志，并受理依据 § 17 作出的报告，且不将及时报告作不利于报告人的评价。

健康数据属于 DSGVO 第9条规定的受特别保护的数据。这些数据仅为处理相应病例而被处理，且仅向其工作需要这些数据的人员开放。

即使技术上可以访问，也不得出于好奇、个人兴趣或与自身工作无关而调取数据。访问均予记录。

除工作需要外，健康数据不得传输至私人设备、私人存储或私人邮箱，也不得打印。

健康数据及病例中的其他信息不得输入未经 BGGI 明确批准的平台以外的AI服务、翻译服务或其他应用程序。简短摘录以及单独看似无害的信息亦同。

员工仅获得其工作所需领域的权限，且仅为所需的级别：查看、编辑或批准。权限仅由所有者授予。

权限不得扩大、共享或转交他人。如发现某项权限超出工作需要，应报告管理部门。

除权限外，员工类型和适用范围也决定一个人可查看和处理的内容：任务仅从本人员工类型的领域中分配，限于特定国家的人员仅可查看这些国家的事项。如限于国家的账户未分配任何国家，则不可查看任何内容。权限和适用范围的变更连同人员、时间和范围一并记录。

“译文审校”类账户在管理区域中仅可查看“文字”工作区、本人资料、安全设置以及本人的通知。病例、患者数据、任务、邮箱、时间记录、平台数据以及有关同事的信息均对其不开放。

在“文字”工作区中，对界面文字提出修改建议。建议由具有“批准”权限的另一人作出决定；任何人都不得就自己的建议作出决定。法律文本不在该工作区范围内。

员工不得将管理部门其他领域的内容——尤其是病例和患者数据、访问数据以及内部事务——转交给译文审校账户，通过消息、批注或截屏亦不例外。

访问管理区域可通过平台提供的途径设置第二重验证因素。除 BGGI 依据第2款将其设为强制要求外，该设置为自愿。

BGGI 可将第二重验证因素设为所有员工或个别账户的强制要求；届时未启用第二重验证因素的，无法进入。在未设为强制要求期间，平台会提醒设置，但仅作为提示；届时缺少第二重验证因素不影响访问。

第二重验证因素属于个人。验证码、恢复密钥和设备不得转交他人。设备或密钥丢失应立即报告。

对于其角色须进行时间记录的员工，平台在其登录管理区域期间记录工作时间。平台会醒目地显示正在进行记录。

记录的内容包括会话的开始和结束、每分钟所调取的领域或病例——仅记录其标识，不记录内容——、最近一分钟内是否有输入，以及浏览器标识。不保存键盘输入、文字、点击目标以及病例、消息或文件的内容。

不超过设置中规定的短暂休息时间（目前为五分钟）的短暂无活动，计为工作时间。如超过规定的会话间隔（目前为三十分钟）没有任何信号，会话将自动结束。适用的数值可在平台中查看。

目的是依据《工作时间法》证明工作时间、为结算而将工作时间归属于病例以及进行计划。管理层按日、周和月对时间进行分析。不进行秘密监视；不按速度或输入次数对个人进行评价，也不单纯依据时间记录的分析结果采取劳动法措施。

员工可随时在“我的时间”中查看自己的时间，并可申请更正。数据在设置中规定的期限（目前为400天）届满后自动删除，但存在更长的法定保存义务的除外。员工代表机构的参与权不受影响。

平台中的任务均设有期限。如任务逾期，平台会定期提醒负责人（目前为每24小时一次），目前在三天后另行提醒其所在国家办事处的负责人，并在七天后提醒管理部门。提醒旨在完成事项，而非评价个人。

国家办事处的员工在病例管控的期限内处理本国病例：首次处理、提醒和完成均按办事处日历以工作日计算，目前为自分派起3个、5个和7个工作日。适用的期限在分派时予以固定，并在平台中显示。

如未遵守第2款所述期限，病例的管辖权即自动转移至德国总部。该转移是为保护患者而设的病例管控规则，并非针对个人的措施。

所配发的设备、访问数据和密钥应妥善保管，仅用于工作。访问数据属于个人，不得转交他人。

离开工位时应锁定屏幕。在开放网络中仅通过安全连接进行访问。

如怀疑设备或访问权限丢失或被未经授权使用，应立即报告。

不得私下提供有关患者的信息，不得在私人即时通讯服务或社交网络中提及，也不得拍照或录制。

即使看似匿名的描述也可能使某人被识别；因此此类描述同样不得进行。

平台的邮箱仅用于工作目的。不得用于私人用途。

平台在邮箱中提供AI拼写和语法校正，以及根据关键词生成消息的AI建议，建议仅针对系统中登记的收件人。AI建议绝不会自行发送。员工在发送前须完整阅读并核对每一项建议；一经发送，即如同亲自撰写的文字一样对内容负责。

在用于生成AI建议的关键词中，不得包含健康数据以及建议所不需要的信息。

如 BGGI 启用自动电子邮件回复，每个人为其本人邮箱确定是否使用以及使用何种级别：第1级仅发送收件确认，不使用AI；在第2级，由AI生成建议，经人工批准；在第3级自动回复，但仅使用经所有者批准的知识库文字。

涉及个人或健康的消息仅获得收件确认，并提交人工处理；不交给AI处理。可疑消息绝不予回复。预约请求一律只作为建议；仅由人工确认。自动发送的消息均标明为自动发送。

自动回复和已批准的建议以相应邮箱的名义并附带其签名发出。员工不得批准含有超出其权限的关于价格、期限、预约、退款或医疗问题之承诺的建议。缺勤时的代理只能指定平台的邮箱。

归类、建议、批准和发送均连同时间和行为人一并记录。该记录旨在使已发送的回复可追溯，而非评价个人。

平台AI功能的结果——校正、建议、翻译、摘要以及聊天回答——均为辅助工具。它们可能不完整或错误，不能替代医疗、法律或其他专业审查。员工只有在自行核对后，方可将其用于患者、合作伙伴或行政机关；第3级的自动回复适用第4款。

员工从病例工作台向患者以及该病例的司机、口译员和服务提供者发送消息，只能通过平台邮箱、按照平台的写信权限，并使用平台以收件人语言发送的固定模板。模板至多载明预约的时间和地点，对患者还可载明所派遣人员的姓名，但绝不包含健康信息、电话号码或档案编号。对服务提供者仅就其本人的服务任务发送消息。每条消息均保存在病例历程中。

管理区域中的AI聊天仅供经明确授权的所有者账户使用。员工无访问权限。平台其他区域中的聊天仅回答其各自领域的问题。

该聊天只能建议更改设置。它不会自行切换任何设置：只有在所有者账户通过“确认”按钮接受建议后，设置才会更改；输入或口述“是”并不足够。建议在十分钟后失效。

建议、确认、中止和拒绝均连同账户和时间予以记录；更改本身显示在相应设置的审计记录中，并归于作出确认的所有者账户名下。

员工不得使用所有者账户或所有者账户的已登录会话，不得为所有者账户操作聊天，也不得以其名义促成确认。

如某一国家办事处已开通为通过平台总机号码接听来电的机构，且员工已作为成员登记在该处，则员工仅为工作目的使用平台的办公电话。外拨电话以平台总机号码作为主叫号码，且仅可拨往德国和欧盟成员国；拨往其他国家的电话一律封锁，包括拨往电话单位本身位于欧盟以外的国家。

员工仅可查看其所在机构的来电和联系人。平台就每次通话记录时间、方向、状态、参与成员和时长；对方号码仅以加密方式存储。该记录在管理部门规定的期限（目前为90天）届满后删除。平台不保存通话内容。

如通过中央号码向该单位发送 WhatsApp 消息，员工仅在该单位的邮箱中回复。仅在客户最后一条消息后 24 小时内，员工方可自由撰写；此后平台将封锁发送，但依据平台规则发送的预约确认除外。员工不能发起 WhatsApp 通话。

BGGI 通过平台提供组织与陪同服务。员工在此范围内行事：组织、协调、提供信息，并将事项转交给负责人员。医疗、护理、治疗、药学及任何其他专业服务，仅由相应的服务提供者提供；医疗决定仅由负责治疗的医生和医疗机构作出。

员工不提供医疗、法律或税务咨询，不作诊断，不评估治疗的成功前景，也不就治疗效果、预约、费用、期限或退款作出超出其权限及平台所列信息的承诺。这同样适用于医疗协调；其职责是组织而非治疗。员工将医疗问题转交给负责的医生或医疗机构，将法律问题转交给管理部门。

经 BGGI 授予付款处理权限的员工，可在平台的“收款”区域为其职责范围内的病例录入金额，并当着患者的面为 BGGI 收款；适用平台中设定的单笔上限。银行卡付款直接付给 BGGI。员工仅通过平台、凭其收据并以 BGGI 名义收取现金；员工须将现金与自有资金分开保管，并按 BGGI 的指示全额交付。一个病例中的现金付款合计达到平台规定的金额（目前为 5,000 欧元）的，员工须在付款人提交资金来源声明、其身份证或护照已被记录且声明已获确认后，方可收取现金。

凡怀疑发生个人数据保护违规——资料丢失、消息误发、他人访问、设备丢失——均应立即报告管理部门以及数据保护专员。

即使事件由本人造成，也应报告。及时报告不会被作不利于报告人的评价；BGGI 的法定期限取决于此。

本协议不涉及任何费用；对双方均为无偿。工作报酬及其到期仅依据劳动合同或服务合同确定。遵守本协议属于该合同项下应履行的义务，不产生单独的报酬请求权。

本协议自以电子方式接受时开始，在该人员以员工账户为 BGGI 工作期间持续有效。本协议随工作的结束而终止，无需解除；不设单独解除本协议的机制。§§ 21 和 22 所述义务继续有效。

工作结束时，应立即交还所有设备、资料、数据载体和密钥；访问权限将被停用，正在进行的会话将被终止。不得保留企业数据的副本。

员工账户通过平台的统一途径关闭。在此过程中，理由、行为人、时间以及电子邮箱地址均记录于档案中，所有正在进行的会话均被终止，账户被停用。账单、审计记录和消息所引用的条目作为证明予以保留；个人数据的删除依据隐私政策进行。

如账户因滥用、欺诈或违约而被关闭，该电子邮箱地址将被禁止再次注册；因其他原因关闭的，则予以解除。哪些原因导致禁止，由管理部门规定。

本协议不扩大员工的责任。对于 BGGI 的雇员，适用劳动关系中有限责任的原则；对于国家办事处的人员，适用其与办事处合作方之间的合同关系。

BGGI 依法律规定对员工承担责任；本协议不限制该责任。

员工仅依据 BGGI 的指示并为其工作任务处理个人数据；一经接受本协议，即负有对个人数据保密的义务。该义务在工作结束后继续存在。

BGGI 处理员工在使用系统过程中产生的数据——尤其是账户数据、权限、时间记录、访问和发送日志以及 § 15 所述通话记录——用于履行雇佣关系、保护第三方数据以及履行法定义务。详情见隐私政策。

员工对其在工作中获悉的一切事务保密。这适用于患者的数据，医生、诊所、代理机构和服务提供者的信息，以及 BGGI 的商业秘密和条件。

保密义务适用于任何人，包括亲属，并在工作结束后继续存在，但相关事务已为公众所知的除外。

如员工参与负有职业保密义务的医生或其他人员的职业活动，则其作为参与人员负有保密义务；违反者可能依据 § 203 Abs. 4 StGB 受到刑事处罚。

法定的、职业法上的和刑法上的保密义务以及法定告知义务不受影响。依据《举报人保护法》所作的报告以及《商业秘密保护法》所允许的披露仍然合法。

BGGI 可以变更本协议的文本，尤其是为使其适应法律状况的变化、平台系统的变化，或数据保护和信息安全要求的变化。变更后的版本在生效前将在平台的管理区域中显示。显示内容为变更之处；未变更的部分继续原样有效。

同意以电子方式在平台中作出。系统记录同意的时间以及所同意版本的校验和。每一个版本均可在账户档案中阅读并可随时调取；同意由此可被证明。

此外，还会就变更向账户中登记的地址发送电子邮件。无论如何，变更都会在下次登录时显示。可以推迟作出决定；届时提示将再次显示。

沉默不视为同意。未经明确同意，继续适用最近一次经同意的版本。

如未作出同意，BGGI 将予以提醒。如变更紧急或在法律上具有强制性，尤其是出于数据保护或信息安全的原因，还将明确提示该变更以及不同意的后果。提醒在变更后版本首次显示之日起30天内进行。如不作变更将危及平台的安全运行、数据保护或合同义务的履行，则该变更属于紧急变更；如法律规定、行政机关或法院的决定，或支付服务、应用商店或监管机构的具有约束力的要求规定须作变更，且 BGGI 对此没有自主决定的余地，则该变更在法律上具有强制性。提示中须说明变更原因、所涉条款以及不同意的后果。即使是紧急或法律上具有强制性的变更，未经同意亦不生效。

本协议不变更劳动关系或服务关系的主要条件。不得单方面变更此类条件；此类变更仅可通过变更合同经协商一致进行，或依据关于变更解除的法律规定进行。未同意本协议的变更版本，不会导致劳动关系或服务关系终止。

如变更后的版本是访问个别系统或领域的前提，则在同意之前可限制访问。对工作的影响在平台之外澄清。员工代表机构的共同决定权不受影响。最早可在变更后版本首次显示之日起30天届满后考虑限制访问。

仅在法律对某项声明规定了特定形式的情况下，才要求重新签署；届时将另行征得签署。

通过平台以电子方式接受本协议以及以电子方式同意变更后的版本，满足文本形式的要求。变更和补充须采用文本形式。双方的个别约定优先于本协议。

本协议适用德意志联邦共和国法律。法律选择不剥夺员工依据在无法律选择时本应适用之法律的强制性规定所享有的保护，尤其是其惯常工作所在国家的法律。

因本协议产生的争议，适用法定管辖法院。与雇员之间的争议由劳动法院管辖。

如本协议的某项条款全部或部分无效或无法履行，或嗣后变为无效或无法履行，其余条款的效力不受影响。无效或无法履行的条款由法律规定替代。

本文件有24种语言版本。仅德文版本具有约束力；其他语言版本仅供理解之用。

如德文版本与译文之间存在差异，仅以德文文本为准。每一种译文均以其本身的语言载明此提示。