Privacyverklaring

Deze samenvatting in eenvoudige taal is niet bindend. Zij dient alleen om het overzicht te vergemakkelijken. Alleen de onderstaande tekst is bindend.

Verantwoordelijk voor uw gegevens op Love Your Life is BGGI GmbH in Bonn. Voor vragen over gegevensbescherming kunt u ons per e-mail bereiken.

Wij verwerken uw gegevens om uw behandeling te organiseren, uw account bij te houden, af te rekenen en het platform veilig te exploiteren.

Gezondheidsgegevens verwerken wij alleen met uw uitdrukkelijke toestemming. Artsen en klinieken zien uw documenten pas wanneer uw casus aan hen is toegewezen en vrijgegeven.

Voor sommige taken maken wij gebruik van dienstverleners, bijvoorbeeld voor rekencentra in Frankfurt, betalingen, e-mails, videogesprekken en AI. Sommige zijn gevestigd in de VS. Wij noemen elke dienstverlener en het doel.

AI helpt bij vertalingen en samenvattingen, in de chat en aan de telefoon. Zij kan fouten maken en vervangt geen medisch advies.

U kunt inzage verlangen, gegevens laten corrigeren of wissen en toestemmingen op elk moment intrekken. Veel daarvan kan rechtstreeks in het portaal onder „Privacy“.

Hoe lang wij gegevens opslaan, staat in het onderdeel over de bewaartermijn. De bijzonderheden van elke verwerking staan in de volgende paragrafen.

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de DSGVO is:

BGGI GmbH Rostocker Straße 43 53117 Bonn Duitsland

E-mail: datenschutz@love-you.life · Telefoon: +49 228 50446781

Verzoeken over gegevensbescherming richt u aan dit postadres of dit e-mailadres. Gegevensexport en het verzoek tot verwijdering staan daarnaast in het portaal onder „Privacy“ voor u klaar.

Het platform „Love Your Life“ is een merk van BGGI GmbH. Waar in deze verklaring „wij“, „BGGI“ of „Love Your Life“ staat, wordt BGGI GmbH bedoeld, tenzij uitdrukkelijk een andere instantie is genoemd.

Stamgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit, adres.

Gezondheidsgegevens (art. 9 DSGVO): door u geüploade medische documenten en informatie over casus, afspraken en behandeling.

Gebruiksgegevens: IP-adres, aanmeldtijdstippen, protocolgegevens (revisiebestendig auditlog).

Factuurgegevens: kostenramingen, facturen, betalingen met inbegrip van de betalingsvaluta, het bewijs betreffende de onmiddellijke aanvang van de dienstverlening (§ 11).

Communicatie- en vertaalgegevens: berichten in de casus, de brontaal daarvan en machinale vertalingen; origineel en vertaling worden afzonderlijk opgeslagen.

Spraak- en stemgegevens: gesproken fragmenten in de AI-tolk, de daaruit herkende tekst, de vertaling daarvan en de daaruit gegenereerde stem (§ 13).

Locatiegegevens: tijdens een lopende inzet kan de ingezette tolk of chauffeur de eigen locatie doorgeven (§ 14); vóór een videoconsult bevestigt de patiënt de verblijfplaats (§ 14a). Bij het ontmoetingspunt kan de patiënt met toestemming de eigen locatie delen, en kunnen vervoersdienst en passagier vaste korte berichten uitwisselen (§ 14).

Bewijsdocumenten: bewijzen van registratie, vergunning en licentie van artsen, klinieken, apotheken en bezorg- en koeriersdiensten; paspoorten, visa en identiteitsbewijzen van patiënten en begeleiders (§ 15).

Betalings- en bankgegevens: bankgegevens voor uitbetalingen en terugbetalingen, gewenste uitbetalingsvaluta, aankondigingen van overboekingen en ontvangen betalingen.

Bestel- en leveringsgegevens: recepten, apotheekbestellingen, afleveradres en bezorgstatus.

Gegevens van medewerkers: arbeidstijdgegevens van de medewerkers van de administratie (§ 12).

Apparaat- en sessiegegevens: per aanmelding één regel met de benaming van het apparaat, de browseraanduiding, de toepassing (patiëntentoepassing, toepassing voor deelnemers, beheertoepassing of gewone browser), het ingekorte IP-adres, het tijdstip van aanmelding, het tijdstip van het laatste gebruik en een eventuele intrekking (§ 19).

Scangegevens: met de camera opgenomen pagina's van documenten, het daaruit gegenereerde pdf-bestand, de op uw apparaat herkende tekst van de pagina's, de daaruit uitgelezen gegevens (afzender, ontvanger, datum, factuur-, klant- en dossiernummer, bedrag en valuta, bankgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, adres) en de automatische indeling (soort, titel, datum, uitgever, taal), § 20.

Coördinatie van internationale medische behandelingen (casusbeheer, het samenbrengen met geschikte artsen en klinieken, planning van afspraken).

Accountbeheer en authenticatie, met inbegrip van optionele tweefactorauthenticatie.

Facturering en nakoming van wettelijke bewaarplichten.

Beveiliging, foutanalyse en voorkoming van misbruik.

Uitvoering van de promotieprogramma's „Klanten nodigen klanten uit“ en voor social-mediapartners, met inbegrip van de voorkoming van misbruik en de controle dat geen beoefenaars van zorgberoepen en geen personen die voor een kliniek, een praktijk of een apotheek handelen, daaraan deelnemen (§§ 25 tot en met 25c).

Beantwoording van vragen in de chat, aan de telefoon en via WhatsApp, hulp bij het invullen van formulieren en afhandeling van inkomende en uitgaande e-mails, telkens ook met ondersteuning door AI.

Communicatie in het videoconsult en de afhandeling daarvan achteraf; AI-tolk, transcriptie en samenvatting alleen met instemming.

Doorsturen van aanvragen aan verzekeraars en werving van personeel.

Weergave van aanbiedersprofielen, werving van nieuwe aanbieders, afhandeling van klachten en kwaliteitsborging van vertaalde teksten.

Koppeling aan een bureau bij de registratie, afrekening met bureaus en ondersteuning van bureaus bij het verzenden van e-mails en bij het werven van nieuwe klanten (§§ 25a en 30a).

Bewijs van welke versie van de voorwaarden en overeenkomsten wanneer rechtsgeldig in de overeenkomst is opgenomen, en uitvoering van de overeenkomst in de telkens geldende versie (§ 26a).

Overdracht van uw afspraken naar uw Google-agenda met uw toestemming (§ 35a).

Samenvoeging van het behandelverloop over meerdere casussen, zodat artsen over het verloop beschikken (§ 20a), en opdrachten aan externe diagnostiek- en dienstverleningsinstanties (§ 18a).

Uitvoering van de overeenkomst: art. 6 lid 1 sub b DSGVO.

Uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens: art. 9 lid 2 sub a DSGVO.

Wettelijke verplichting, bijvoorbeeld bewaring op grond van handels- en belastingrecht: art. 6 lid 1 sub c DSGVO.

Gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van het platform: art. 6 lid 1 sub f DSGVO.

Toestemming: art. 6 lid 1 sub a DSGVO, in het bijzonder voor optionele cookies (§ 25 lid 1 TDDDG), de overdracht van afspraken naar uw Google-agenda, de openbare partnerkaart, eigen stemmen en de instemming van artsen met transcriptie en samenvatting van een videoconsult.

Doorgifte naar derde landen op basis van uw uitdrukkelijke toestemming: art. 49 lid 1 sub a DSGVO (§ 10).

Uitvoering van de arbeidsverhouding: art. 6 lid 1 sub b en c DSGVO juncto § 26 BDSG (§§ 12 en 40).

Welke rechtsgrond voor een bepaalde verwerking geldt, is in de betreffende paragraaf vermeld. Baseren wij een verwerking op een gerechtvaardigd belang, dan noemen wij dat belang daar.

Behandelende klinieken en artsen krijgen pas toegang tot uw casusgegevens na toewijzing van uw casus, na ontvangst van een openstaande betaling en na vrijgave door BGGI, en alleen voor zover het de door BGGI vrijgegeven documenten betreft.

Wij schakelen de volgende verwerkers in overeenkomstig art. 28 DSGVO (land van vestiging telkens tussen haakjes): • Google Cloud EMEA Ltd. (Ierland): exploitatie van de toepassing, de database en de bestandsopslag in het rekencentrum Frankfurt am Main (europe-west3), met inbegrip van Firebase Hosting als leveringslaag; exploitatie van ons eigen systeem BGGI AI Hub (§§ 17a en 40a) met spraakherkenning en spraakuitvoer aan de telefoon; spraakherkenning voor de AI-tolk, het tolken ter plaatse, de chat met spraak, de live-assistentie van de administratie en, alleen met instemming van beide partijen, de transcriptie van een videoconsult zonder AI-tolk met Google Cloud Speech-to-Text via het eindpunt van de Europese Unie (§§ 13, 13a, 28 en 40); spraakuitvoer van de AI-tolk en de AI-assistenten met Google Cloud Text-to-Speech (Chirp 3 HD) via het eindpunt van de Europese Unie, ook voor de afzonderlijk boekbare tekstvertaling met spraakuitvoer (§§ 13, 28 en 40); exploitatie van onze eigen videoserver voor het videobeeld van de Digitale Mens in het rekencentrum Frankfurt am Main (§ 22). • Stripe Payments Europe Ltd. (Ierland): betalingsverwerking in euro en in Amerikaanse dollar, ook bij de aankoop van spraaktegoed, en terugboeking van terugbetaalde kaartbetalingen; kaartgegevens blijven uitsluitend bij Stripe. Op verzoek van artsen, instellingen, bureaus en dienstverleners ook uitbetalingen op hun eigen Stripe-account (§ 15). • Resend (VS): verzending en ontvangst van e-mails van het platform via de SMTP-toegang van Resend; het afzenderdomein is love-you.life. • Daily.co (VS): videoruimten voor videoconsulten; mediaservers in de EU-regio (eu-central-1); Daily.co neemt de gesprekken niet op. • Anthropic (VS): AI-verwerking, namelijk voorafgaande analyse van ingediende documenten, analyse van afzonderlijke documenten en samenvattingen van het verloop (§ 20a), indeling van gescande documenten, machinale vertaling van berichten, teksten en in de AI-tolk, AI-invulhulp, chat „Love Your Life KI Assistant“, antwoorden van de AI-assistenten aan de telefoon en via WhatsApp (§§ 40a en 40b), AI-correctie, AI-formulering en controle van uitgaande e-mails (§ 30b), AI-teksten voor e-mails van bureaus (§ 30a), indeling en antwoordvoorstellen van het automatische e-mailantwoord en, alleen met instemming van beide partijen, samenvattingen van een videoconsult op basis van de transcriptie daarvan. Anthropic verwerkt gezondheidsgegevens alleen na uw afzonderlijke toestemming; resultaten van de voorafgaande analyse worden gecontroleerd door personeel van

Accountgegevens: tot de verwijdering van uw account of tot de afronding van een verzoek tot verwijdering.

Factuur- en boekhoudgegevens: 10 jaar overeenkomstig § 147 AO (GoBD).

Auditlogs: onveranderlijk en revisiebestendig opgeslagen.

Casusgegevens en medische documenten: zij blijven in het casusprofiel opgeslagen zolang uw account bestaat, zodat u en de behandelende artsen over het volledige verloop beschikken (§ 20a); geen tijdsverloop verwijdert ze vanzelf. Vraagt u om verwijdering, dan verwijderen wij ze zodra geen wettelijke bewaarplicht zich daar meer tegen verzet; voor behandeldossiers bedraagt deze in de regel 10 jaar (§ 630f BGB naar analogie).

Communicatie met klinieken per e-mail en in het portaal: zoals casusgegevens, omdat zij deel uitmaakt van het casusdossier.

Bewijzen van toestemming: tot 3 jaar na intrekking of verwijdering van het account (bewijsplicht, art. 7 lid 1 DSGVO).

Serverlogs en beveiligingslogs: ten hoogste 90 dagen, tenzij een beveiligingsincident een langere bewaring vereist.

Dagelijkse versleutelde databaseback-ups: dagelijkse versies 30 dagen, maandversies 12 maanden, opslaglocatie uitsluitend regio Frankfurt.

Arbeidstijdgegevens van de medewerkers: tot het verstrijken van de door BGGI vastgestelde termijn (standaard 400 dagen, § 12); daarna automatische verwijdering, voor zover geen langere wettelijke bewaarplicht bestaat.

Toegangslog van de interface voor partnersystemen: tot het verstrijken van de door BGGI vastgestelde termijn (standaard 400 dagen); daarna automatische verwijdering.

Locatiegegevens van een inzet: zij worden alleen tijdens een lopende inzet doorgegeven en weergegeven. Het laatst gemelde punt wordt met de beëindiging of annulering van de inzet verwijderd. Meldt de ingezette persoon het niet verschijnen van de patiënt, dan wordt het laatst gedeelde punt vooraf als bewijs in het controlelogboek opgenomen en zoals auditlogs bewaard. De locatie die de patiënt bij het ontmoetingspunt met toestemming deelt, verwijderen wij eveneens met de beëindiging of annulering van de inzet en met de intrekking. Korte berichten bij het ontmoetingspunt verwijderen wij 90 dagen na het einde van de rit (door BGGI vastgestelde standaardwaarde).

U hebt recht op inzage (art. 15), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking (art. 18), overdraagbaarheid van gegevens (art. 20) en bezwaar (art. 21 DSGVO).

Recht van bezwaar: verwerken wij gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f DSGVO), bijvoorbeeld bij de vergelijking op misbruik van „Klanten nodigen klanten uit“ of bij de vergelijking volgens § 25c, dan kunt u op grond van uw specifieke situatie te allen tijde bezwaar maken (art. 21 lid 1 DSGVO).

Geautomatiseerde besluiten in de zin van art. 22 DSGVO nemen wij alleen bij de vergelijking volgens § 25c: staat een account of een e-mailadres al geregistreerd als arts, kliniek, apotheek, beoefenaar van een zorgberoep of zorgpartner, dan weigert het platform de registratie als bureau, actieve agent of social-mediapartner of geeft het geen promotielink uit. U kunt verlangen dat een mens dit besluit beoordeelt en uw standpunt kenbaar maken. Meldt een systeem verder een afwijking, bijvoorbeeld bij de vergelijking op misbruik of bij de controle van uitgaande e-mails (§ 30b), dan beslist een mens; u kunt uw standpunt kenbaar maken.

Gegeven toestemmingen kunt u op elk moment met werking voor de toekomst intrekken.

Gegevensexport en het verzoek tot verwijdering staan rechtstreeks in het portaal onder „Privacy“ voor u klaar.

Klachtrecht: u kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming; voor BGGI bevoegd is de toezichthouder voor gegevensbescherming van Noordrijn-Westfalen, de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Privacyverzoeken: een e-mail aan datenschutz@love-you.life leggen wij aan als privacydossier, met ontvangst, soort verzoek, termijn en status; verdere e-mails in dezelfde conversatie voegen wij toe. De antwoordtermijn bedraagt één maand na ontvangst; zij kan slechts met opgave van redenen met ten hoogste twee maanden worden verlengd (art. 12 lid 3 DSGVO). Een verzoek koppelen wij alleen aan een account als het afzenderadres bij precies één account hoort; anders koppelt de administratie het na controle. Verlangt u wissing, dan leggen wij daarvoor het wissingsverzoek aan.

TLS-transportversleuteling, versleuteling van gevoelige geheimen en gegevens zoals telefoonnummers en bankgegevens (AES-256-GCM), Argon2id-wachtwoordhashing, optionele tweefactorauthenticatie, op rollen gebaseerd toegangsbeheer en een revisiebestendig auditlog zijn de technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig art. 32 DSGVO.

Wij gebruiken technisch noodzakelijke cookies voor aanmelding en sessie, voor de bescherming van formulieren, voor de taalinstelling, voor het opslaan van uw cookiekeuze, voor de kennisgeving van een gewijzigde contractversie en om vast te stellen welke van onze toepassingen en welke telefoonschil u gebruikt. Deze zijn noodzakelijk voor de werking van het platform (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG; art. 6 lid 1 sub b en f DSGVO). De volledige lijst met naam, doel en looptijd staat in de cookieverklaring. Daar staan ook de vermeldingen in het geheugen van uw browser, bijvoorbeeld uw keuze van het kleurenschema („lyl-theme“), de positie van de chathelper op de computer („lyl.chat-helfer.lage“) en van zijn lipje op telefoon en tablet („lyl.chat-helfer.lasche“), het chatverloop voor de duur van het browsertabblad („lyl.plattformChat.v1“) en een willekeurige waarde tijdens de aanmelding met Apple of Google („lyl-sozial-bindung“).

Optionele cookies plaatsen wij alleen met uw toestemming via de cookiebanner (§ 25 lid 1 TDDDG, art. 6 lid 1 sub a DSGVO). Uw keuze geldt 12 maanden en kan op elk moment via „Cookie-instellingen“ in de voettekst worden gewijzigd. Kiest u „Alles accepteren“, dan heeft dat vier gevolgen: een cookie onthoudt 30 dagen via welke promotielink van een bureau u bij ons bent gekomen („bggi_ref“); een tweede cookie onthoudt 30 dagen de promotiecode uit „Klanten nodigen klanten uit“ („bggi_kwk“); een derde onthoudt 30 dagen de promotiecode van een social-mediapartner („bggi_smp“, § 25b); en de foutdiagnose in de browser (Sentry, § 5) wordt gestart. Statistiek- of marketingcookies gebruiken wij niet.

Sinds de invoering van de cookies „bggi_kwk“ en „bggi_smp“ vragen wij opnieuw naar uw keuze: een eerder gegeven toestemming „Alles accepteren“ strekt zich niet uit tot deze cookies. Bijzonderheden staan in de cookieverklaring.

Het doel van het platform is de organisatie en coördinatie van medische behandelingen in Duitsland en in andere landen waarin Love Your Life samenwerkt met artsen, klinieken en ziekenhuizen. Op uw verzoek kunnen casusgegevens worden doorgegeven aan behandelende klinieken of artsen buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in uw land van herkomst of in het gekozen behandelland.

Een dergelijke doorgifte vindt uitsluitend plaats op basis van uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a, art. 49 lid 1 sub a DSGVO) en alleen voor zover het de door u vrijgegeven documenten betreft. In derde landen bestaat mogelijk geen beschermingsniveau dat gelijkwaardig is aan dat van de Europese Unie; daarop wijzen wij vóór elke doorgifte.

U kunt uw toestemming op elk moment met werking voor de toekomst intrekken, in het portaal onder „Privacy“. Reeds verrichte doorgiften blijven daarbuiten.

Elke kliniek krijgt van ons een eigen e-mailbox op het platform met een adres volgens het patroon klinik-Name-des-Hauses@love-you.life, voor de correspondentie met BGGI en met de eigen artsen. Het International Office van de kliniek registreert de artsen van de instelling met naam, e-mailadres en vakgebied; artsen kunnen zich ook zelf registreren met een uitnodigingscode van de kliniek, waarna de kliniek hen bevestigt.

Documenten van een casus die BGGI aan de kliniek heeft vrijgegeven, kan de kliniek langs twee wegen aan een arts van de instelling geven: via haar mailbox op het platform of rechtstreeks vanuit het systeem met een beveiligde link die na 14 dagen verloopt. De e-mail met de link bevat geen gezondheidsgegevens. Elke doorgifte wordt gelogd; verklaring en log ontstaan pas wanneer het bericht daadwerkelijk is afgeleverd.

Het antwoord van de arts gaat naar de kliniek. Wij koppelen het aan de casus via het casuskenmerk in het antwoordadres, via het casusnummer in de onderwerpregel of via precies één openstaande zaak van de bekende afzender; is dat niet eenduidig mogelijk, dan leggen wij het aan de kliniek voor ter koppeling en koppelen wij het nooit aan een casus van een ander. De kliniek bevestigt het antwoord, wijzigt het of verwerpt het met opgave van redenen en stuurt het door naar BGGI; alle versies blijven bewaard.

Rechtsgrond is uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens (art. 9 lid 2 sub a DSGVO) juncto de uitvoering van de overeenkomst met u en met de kliniek (art. 6 lid 1 sub b DSGVO); voor de gegevens over de artsen van de instelling ons gerechtvaardigd belang en dat van de kliniek bij een ordelijke samenwerking (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

Voor de facturering verwerken wij per casus kostenramingen, facturen, ontvangen betalingen (bedrag, datum, omschrijving), de werkelijke behandelkosten en terugbetalingen. Deze gegevens worden aan artsen en aan de behandelende instellingen getoond voor zover dat nodig is om het overeengekomen kostenkader na te leven (rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b DSGVO). De bijbehorende documenten geven wij door aan ons boekhoudsysteem Lexware Office (verwerker overeenkomstig art. 28 DSGVO). Betaalt BGGI u een terugbetaling uit, dan gaat daarheen ook de creditnota bij uw factuur; bij een contante betaling vermelden wij daar het kwitantienummer, het bedrag en de datum.

Betaalt u in Amerikaanse dollar, dan rekenen wij het bedrag om tegen de dagelijkse referentiekoers van de Europese Centrale Bank of, als BGGI een eigen koers heeft vastgesteld, tegen die koers en vermelden wij op het document het dollarbedrag, de koers en de wisselkoerstoeslag; geboekt wordt in euro.

Verlangt u bij het openen van een casus, het afsluiten van een lidmaatschap of het bestellen van een inzet dat wij vóór het verstrijken van de herroepingstermijn met de dienstverlening beginnen, dan leggen wij uw verklaring en uw bevestiging dat u daardoor uw herroepingsrecht kunt verliezen, met tijdstip en versie vast. Dat dient als bewijs volgens § 356 lid 4 BGB en voor de facturering van verleende diensten na een herroeping (art. 6 lid 1 sub b en c DSGVO).

Betaling ter plaatse („innen”): de administratie van Love Your Life en het bureau dat u begeleidt kunnen in uw casus een bedrag voor een dienst ter plaatse aanmaken en dit in uw aanwezigheid innen; chauffeurs en tolken doen dat bij hun eigen inzet via de directe betaling (§ 18b). Daarvoor verwerken wij de casus, uw naam, het bedrag en de betaalvaluta, het ingevoerde doel, de innende persoon en haar organisatie, het betaalmiddel — contactloos met een kaart op de telefoon van de innende persoon („Tap to Pay”), aan de kaartlezer, via een QR-code of betaallink, per overboeking of contant, namelijk bij de administratie of bij een bureau, een arts, een chauffeur of een tolk voor wie BGGI contante betalingen uitdrukkelijk heeft vrijgeschakeld — en tijdstip en stand van de betaling. Het doel slaan wij alleen bij de inningsverrichting op; het staat niet op het stuk, niet in meldingen en niet in het controlespoor. Kaartgegevens ontvangt uitsluitend onze betaaldienstverlener Stripe (§ 5); wij en de innende persoon zien ze niet. Over het stuk ontvangt u een melding in uw portaal; voor een contante betaling ontvangt u een genummerde kwitantie van het platform. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en voor stukken de wettelijke bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c DSGVO); vermeldt het doel een gegeven over uw gezondheid, dan is het een gezondheidsgegeven, en de verwerking berust bovendien op uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a DSGVO).

Voor medewerkers van de administratie en van het kantoorsysteem registreren wij tijdens de aanmelding in het beheergedeelte arbeidstijdgegevens: begin en einde van de sessie, per minuut het geopende onderdeel of de geopende casus (alleen het kenmerk, geen inhoud), of in de laatste minuut invoer heeft plaatsgevonden, en de browseraanduiding. Toetsaanslagen, teksten, klikdoelen en inhoud van casussen, berichten of documenten worden niet opgeslagen.

Doelen zijn het bewijs van de arbeidstijd (§ 16 Arbeitszeitgesetz, Duitse arbeidstijdenwet), de toerekening van de arbeidstijd aan behandelcasussen voor de facturering en de evaluatie door de leiding per dag, week en maand. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b en c DSGVO juncto § 26 lid 1 BDSG.

Korte inactiviteit tot de in de instellingen vastgestelde korte pauze (standaard vijf minuten) geldt als arbeidstijd; blijft elk signaal langer uit dan de vastgestelde sessieonderbreking (standaard dertig minuten), dan eindigt de sessie automatisch. Ontvangers zijn uitsluitend de eigenaar en de administratie; er vindt geen doorgifte aan derden plaats.

De gegevens worden na de in de instellingen vastgestelde termijn (standaard 400 dagen) automatisch verwijderd, voor zover geen langere wettelijke bewaarplicht bestaat. Elke medewerker kan de voor zijn account geregistreerde gegevens op elk moment onder „Mijn tijden“ inzien; de rechten volgens art. 15 tot en met 21 DSGVO gelden onbeperkt.

Voor de controle van vertaalde interfaceteksten werken wij samen met externe controleurs. Zij krijgen een account dat in het beheergedeelte uitsluitend de werkplek „Teksten“, het eigen profiel, de beveiligingsinstellingen en de eigen meldingen opent. Casussen, accounts, berichten, documenten en financiële gegevens van patiënten of partners zijn daarlangs niet toegankelijk.

Verwerkt worden de accountgegevens van de controleur, diens voorstellen en opmerkingen bij teksten met tijdstip en, voor de vergoeding naar gewerkte uren, de arbeidstijd aan de werkplek „Teksten“: begin en einde van de sessie en met regelmatige tussenpozen of er wordt gewerkt. Toetsreeksen, scherminhoud en camera en microfoon worden niet geregistreerd.

De afzonderlijke gegevens per minuut over de arbeidstijd worden verwijderd zodra de maandafrekening is goedgekeurd en onbetwist is; de gefactureerde uren per dag blijven als afrekeningsgrondslag gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst met de controleur (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en de nakoming van fiscale bewaarplichten (art. 6 lid 1 sub c DSGVO).

Voor de communicatie zetten wij machinale vertaling in: voor berichten in de casus, voor berichten aan Love Your Life die in de taal van de ontvanger worden vertaald, voor een afzonderlijk boekbare tekstvertaling met optionele spraakuitvoer en voor de AI-tolk in het videogesprek.

Verloop bij de AI-tolk: het signaal van uw microfoon wordt in uw browser bij de spreekpauzes in korte fragmenten geknipt; stilte verlaat uw apparaat niet. Elk fragment gaat via onze server naar Google Cloud Speech-to-Text via het eindpunt van de Europese Unie voor spraakherkenning, de herkende tekst naar Anthropic voor vertaling en de vertaling voor spraakuitvoer naar Google Cloud Text-to-Speech via het eindpunt van de Europese Unie; voor Perzisch en Koerdisch is er momenteel geen stem, de vertaling verschijnt daar alleen als ondertiteling. Koerdisch en Urdu worden door de spraakherkenning momenteel niet herkend; wie deze talen spreekt, schrijft in plaats van te spreken. De geluidsopname wordt daarbij niet opgeslagen; zij bestaat alleen gedurende de verwerking van het betreffende fragment. Toont de AI-tolk een kunstmatig gegenereerd gezicht, dan geldt § 22.

De instemming met de AI-tolk geeft u vóór het gesprek in dezelfde stap waarin wij naar transcriptie en samenvatting vragen (§ 13a). Beide vragen beantwoordt u afzonderlijk met ja of nee; de ene hangt niet af van de andere.

Origineel en vertaling verschijnen tijdens het gesprek als ondertitels. Zij worden alleen opgeslagen als u daar aanvullend en afzonderlijk mee hebt ingestemd; een intrekking verwijdert de opgeslagen fragmenten. Los daarvan kunnen beide partijen instemmen met een transcriptie voor de samenvatting; dan worden origineel en vertaling van de getolkte uitingen daarnaast versleuteld als transcriptie opgeslagen en volgens § 13a verwijderd.

Bij de afzonderlijk boekbare tekstvertaling worden de brontekst, de vertaling en, als u voor spraakuitvoer kiest, het gegenereerde geluidsbestand in uw casusdossier opgeslagen. Het geluidsbestand is alleen opvraagbaar via een kortlevend, aan uw account gebonden adres. Het geluidsbestand wordt gegenereerd door Google Cloud Text-to-Speech via het eindpunt van de Europese Unie; voor talen zonder stem daar, momenteel Perzisch en Koerdisch, is er geen geluidsbestand.

Bij de vertaling van berichten blijft de oorspronkelijke tekst opgeslagen; de vertaling wordt afzonderlijk opgeslagen en is als machinaal gemarkeerd.

Rechtsgrond is uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens (art. 9 lid 2 sub a DSGVO) juncto de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO). Zonder actieve toestemming vindt geen machinale vertaling van uw gezondheidsgegevens plaats.

Na een videoconsult stelt het platform met behulp van AI een samenvatting van het gesprek op: één voor de patiënt en één voor de arts, elk in de eigen taal. Dat geldt zowel met de AI-tolk als met een persoonlijke tolk of zonder tolk. De samenvatting ontstaat op zijn vroegst 10 minuten na het geplande einde en na de laatste gespreksbijdrage; zij verschijnt in het betreffende portaal bij de casus en beide partijen worden op de hoogte gebracht. Zij is bij de afspraak inbegrepen en kost niets extra.

Vóór het gesprek vragen wij beide partijen of zij met transcriptie en samenvatting instemmen, de patiënt in dezelfde stap als voor de AI-tolk. Het antwoord is telkens ja of nee en vrijwillig. Alleen als beide partijen ja hebben gezegd, wordt getranscribeerd en samengevat. Zegt een partij nee of antwoordt zij niet, dan ontstaat er geen transcriptie en geen samenvatting, voor geen van beide partijen; het consult vindt toch plaats.

Verloop: geluid en beeld worden nooit opgeslagen; alleen de tekst van wat is gezegd, wordt getranscribeerd. • Met de AI-tolk slaan wij de getolkte uitingen, dus origineel en vertaling, als transcriptie op. • Zonder AI-tolk, dus met een persoonlijke tolk of zonder tolk, sturen de browser van de patiënt en de browser van de arts elk de eigen gespreksbijdragen naar onze server. Onze verwerker Google Cloud zet ze met Speech-to-Text via het eindpunt van de Europese Unie om in tekst; het geluid slaan wij niet op. Er wordt alleen getranscribeerd voor de patiënt en de arts van deze afspraak en alleen in het tijdvenster van de afspraak. De transcriptie bevat per bijdrage de tekst, bij getolkte bijdragen de vertaling, wie heeft gesproken, de taal en de tijd. Op basis van de transcriptie stelt onze verwerker Anthropic (VS) de twee samenvattingen op. Transcriptie en samenvattingen worden versleuteld opgeslagen.

Verdere deelnemers: de microfoons van andere personen, zoals een persoonlijke tolk of een begeleider, worden niet zelf getranscribeerd. Wat zij zeggen, kan echter via de microfoon van de patiënt of de arts worden vastgelegd. Wie andere personen bij het gesprek betrekt, wijst hen vóór aanvang erop dat wordt getranscribeerd en samengevat.

De samenvatting is machinaal opgesteld en als AI-samenvatting gemarkeerd; zij vervangt geen medisch verslag. Zij moet alleen weergeven wat in het gesprek is gezegd en onduidelijke punten als onduidelijk benoemen, maar kan fouten of weglatingen bevatten. Zij is geen medische bevinding, geen diagnose, geen artsenbrief en geen behandeldocumentatie van de arts. Doorslaggevend blijven het gesprek en de documenten van de behandelende arts.

Tolken en chauffeurs kunnen tijdens een lopende inzet hun locatie doorgeven, zodat de patiënt de route kan volgen. De doorgifte wordt door de dienstverlenende persoon zelf ingeschakeld en eindigt bij het uitschakelen of het verlaten van de pagina.

Doorgegeven en opgeslagen worden uitsluitend het laatst gemelde punt (geografische breedte en lengte) en het tijdstip daarvan, gekoppeld aan de inzet. Een bewegingsprofiel buiten de inzet ontstaat niet; met de beëindiging of annulering van de inzet wordt de locatie verwijderd; alleen bij een gemeld niet verschijnen blijft het laatst gedeelde punt als bewijs in het controlelogboek (§ 6).

De locatie wordt alleen getoond aan de patiënt van de bijbehorende casus en aan de administratie van BGGI. Voor elke inzet leggen wij bovendien het ontmoetingspunt met het precieze adres vast; dat zien de patiënt, de ingezette persoon en de administratie. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst met de dienstverlenende persoon en met de patiënt (art. 6 lid 1 sub b DSGVO).

Locatie van de patiënt: bij het ontmoetingspunt kan ook de patiënt de eigen locatie delen, alleen tijdens een lopende inzet en alleen met uitdrukkelijke toestemming, die op elk moment kan worden ingetrokken. Zonder toestemming slaan wij geen locatie op, en de ingezette persoon ziet alleen het ingevoerde ontmoetingspunt. Alleen het laatst gedeelde punt wordt opgeslagen; het wordt met de beëindiging of annulering van de inzet en met de intrekking verwijderd. Rechtsgrond is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a DSGVO).

Korte berichten bij het ontmoetingspunt: bij een rit communiceren vervoersdienst en passagier uitsluitend via vaste korte berichten, bijvoorbeeld dat iemand bij het ontmoetingspunt staat of later komt; vrije teksten zijn er niet. Versturen kunnen alleen de patiënt, bij gezinsleden het gezinshoofd, en de chauffeur van de inzet, zodra de inzet is aangenomen, van 24 uur vóór tot 6 uur na het geplande begin (door BGGI vastgestelde standaardwaarde). De andere partij ontvangt een melding; telefoonnummers worden noch getoond noch uitgewisseld, en tolken zien de berichten niet. Opgeslagen worden het gekozen bericht, de verzendende partij, het tijdstip en wanneer de andere partij het heeft gezien; wij verwijderen de berichten 90 dagen na het einde van de rit. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO).

Inzetgebied en aanvragen aan vervoersdiensten en tolken: chauffeurs en tolken geven bij de registratie een inzetgebied op, dat wil zeggen landen en, indien gewenst, steden; zij kunnen het in hun omgeving wijzigen. Aanvragen voor inzetten ter plaatse ontvangen zij alleen als de plaats van de inzet in dit gebied ligt. Een nieuwe aanvraag ontvangen zij als melding in het portaal, naar hun instellingen per e-mail, en als pushmelding met de knoppen „Aannemen” en „Afwijzen”. Zij vermeldt datum, tijd, stad en land van de inzet, bij tolkinzetten de talen, het aantal aangevraagde inzetten en de duur; vóór de aanname bevat zij noch uw naam noch een dossiernummer, geen adres en geen gegevens over uw gezondheid. De inzet gaat naar wie als eerste aanneemt; de anderen vernemen alleen dat hij is vergeven. Voor een videogesprek met een persoonlijke tolk vragen wij, ongeacht de plaats, tolken aan die zowel uw taal als die van de arts aanbieden; daarvoor vergelijken wij deze twee talen met de talen in hun profielen. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomsten met u en met de persoon die de dienst verricht (art. 6 lid 1 sub b DSGVO).

Vóór elk videoconsult bevestigt de patiënt in welk land, in welke stad en op welk adres hij of zij zich op dat moment bevindt; de postcode is vrijwillig. Bedoeld is de verblijfplaats, niet het inschrijvingsadres.

Het gegeven wordt bij de afspraak opgeslagen en aan de arts van de afspraak getoond, zodat deze weet waar de patiënt zich tijdens de behandeling bevindt; het controlelogboek bevat alleen het land. Het gesprek wordt niet geblokkeerd vanwege de verblijfplaats.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en het gerechtvaardigd belang van de arts en van BGGI bij kennis van de behandellocatie, bijvoorbeeld voor noodgevallen en voor het toepasselijke beroepsrecht (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

Artsen, klinieken, apotheken en bezorg- en koeriersdiensten tonen bij de registratie hun registratie of vergunning aan. Wij slaan het bewijsnummer, het geüploade document en, waar voorzien, de aantekening over de controle op. Voor artsennummers uit landen met een vrij toegankelijk officieel register, momenteel Nederland en de VS, raadplegen wij het register automatisch en geven wij daarvoor alleen het nummer door; in de overige landen controleert de administratie op de officiële controlepagina en legt zij naam en datum van de controle vast. Doel is te waarborgen dat alleen bevoegde instanties actief worden (art. 6 lid 1 sub b en sub f DSGVO).

Voor uitbetalingen en terugbetalingen verwerken wij bankgegevens (rekeninghouder, IBAN, BIC, bank) en de gewenste uitbetalingsvaluta, euro of Amerikaanse dollar. De IBAN van de rekeningen van BGGI en van de uitbetalingsrekeningen van artsen wordt versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM); getoond wordt alleen een verkorte vorm.

Uitbetalingen maken wij over vanaf een bankrekening van BGGI. Artsen, instellingen, bureaus en dienstverleners kunnen in plaats daarvan kiezen voor uitbetaling op een eigen account bij Stripe Payments Europe Ltd. (Ierland), voor zover Stripe dit account in hun land aanbiedt. Zij openen het account op de website van Stripe; daar verstrekken zij Stripe hun naam, adres, identiteits- en bankgegevens, en BGGI ontvangt die niet. Stripe is zelf verantwoordelijk voor deze gegevens en de controle ervan; de voorwaarden en de privacyverklaring van Stripe zijn van toepassing. Hiervoor verstrekken wij Stripe het land, het e-mailadres van het account, het soort en de identificatiecode van de ontvanger en per uitbetaling het bedrag, de valuta en het uitbetalingsnummer. Wij bewaren de identificatiecode van het Stripe-account, de gekozen wijze van uitbetaling en de status van het account zoals Stripe die meldt (geopend, uitbetalingen mogelijk, aantal ontbrekende gegevens). De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b DSGVO).

Geüploade documenten staan in onze opslag in de regio Frankfurt am Main. Zij zijn alleen opvraagbaar via kortlevende, aan het aangemelde account gebonden adressen en worden vóór de opslag op malware gecontroleerd.

Identiteitscontrole: is deze ingeschakeld, dan controleren medewerkers van BGGI aan de hand van een geüpload paspoort of identiteitsbewijs of de gegevens in het account bij de persoon horen, en leggen zij het resultaat met tijdstip vast. Verandert daarna de naam in het account, dan wordt de controle teruggezet en moet zij opnieuw worden doorlopen. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en ons gerechtvaardigd belang om overeenkomsten, uitnodigingsbrieven en visumdocumenten alleen voor gecontroleerde personen op te stellen (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

Bestelt u via het platform een geneesmiddel, dan geven wij de bevoegde partnerapotheek de voor de afhandeling noodzakelijke gegevens door en stellen wij het recept voor een tot 30 dagen beperkte periode aan haar ter beschikking. Elke toegang van de apotheek tot een recept wordt gelogd. Of een recept nodig is, beslist uitsluitend de apotheek; verlangt zij er een, dan kan zij het via het platform rechtstreeks bij uw behandelend arts aanvragen, die daarbij verneemt welke geneesmiddelen u hebt besteld. Het verloop van uw bestelling leggen wij met tijdstippen vast: ontvangst bij de apotheek, eerste opening, aanvraag en ontvangst van het recept, aanname of afwijzing met reden, prijs, betaling, verpakking, overhandiging en bezorging. Dit verloop ziet u in uw portaal, evenals de apotheek en de administratie.

Aan de ingeschakelde bezorg- of koeriersdienst geven wij uitsluitend de bezorggegevens door (naam, adres, contactweg, ophaal- en bestemmingsadres, bezorgstatus). Receptinhoud, diagnoses en prijzen ontvangt deze niet.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens (art. 9 lid 2 sub a DSGVO); een recept is altijd een gezondheidsgegeven.

Internationale levering: levert een apotheek in een ander land dan het hare, dan controleren wij vooraf of u via het platform een afspraak ter plaatse bij de voorschrijvende arts in Duitsland hebt bijgewoond, of het leveringsadres en, voor zover vastgelegd, uw woonland buiten Duitsland liggen en of het recept door deze arts via het platform is uitgeschreven en geldig is. Het pakket draagt een etiket met leveringsnummer, QR-code, land van bestemming en aantal pakketten, zonder uw naam, uw adres of de inhoud van het recept. Onderweg scannen de stations van de ingeschakelde leveringspartner het pakket; per scan worden naam, stad en land van het station, het tijdstip en het scannende account opgeslagen, niet de locatie van een persoon. In uw land wordt alleen overhandigd als de leveringspartner de ontvangstcode scant die uw portaal voor deze levering toont; deze geldt alleen voor deze levering en voor u, totdat zij is bezorgd. U, de apotheek en de administratie zien het volgen. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO), voor de controle van de voorwaarden bovendien uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens (art. 9 lid 2 sub a DSGVO).

Via het portaal voor producten kopen artsen, klinieken en schoonheidscentra medische hulpmiddelen en andere producten. Waren uit de domeinen cosmetica, etherische oliën en natuurproducten alsmede levensmiddelen en voedingssupplementen kunnen, voor zover BGGI het domein vrijgeeft, ook door patiënten met een eigen account worden gekocht. De koopovereenkomst komt tot stand met de verkoper; BGGI wikkelt bestelling, betaling, herroeping en terugbetaling af.

Aan de verkoper verstrekken wij bij een bestelling alleen de gegevens die hij nodig heeft voor verzending, factuur, wettelijke garantie, herroeping en traceerbaarheid: naam en afleveradres, de bestelling en, wanneer de verkoper voor een product een bewijs verlangt, dit bewijs. Gezondheidsgegevens en gegevens uit uw casussen verstrekken wij niet. De verkoper verwerkt deze gegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke.

Vóór elke aankoop tonen wij de gegevens die de verkoper daarvoor heeft vastgelegd: naam, adres, contactmogelijkheid, register en btw-identificatienummer. Betalingen verlopen via Stripe (§ 5).

Rechtsgrondslag is de uitvoering van de koopovereenkomst en van uw gebruiksovereenkomst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), voor facturen en traceerbaarheid ook onze wettelijke verplichtingen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Bestellingen en facturen bewaren wij volgens de handels- en belastingrechtelijke termijnen (§ 6).

Voor de samenwerking met eigen partnersystemen bestaat een interface met uitsluitend leesrechten. Via deze interface worden slechts enkele velden verstrekt: over de persoon voornaam, achternaam, geboortedatum, nationaliteit, voorkeurstaal, telefoonnummer, e-mailadres en de dossiernummers van openstaande casussen; over de casus dossiernummer, stand, vakgebied, aanmaakdatum, behandelende arts en behandelende instelling, afspraken met tijd, soort, stand en plaats, reisgegevens en de vermelding of er betalingen openstaan.

Niet verstrekt worden diagnoses, bevindingen, medische samenvattingen, documenten, berichten, recepten, kostenramingen, bedragen, adressen, paspoortgegevens en het vrij geformuleerde onderwerp van een casus.

De toegang vereist een toegewezen sleutel, waarvan alleen een hashwaarde wordt opgeslagen. Elke toegang wordt gelogd met tijdstip, eindpunt, antwoordstatus, afzenderadres en browseraanduiding; van een zoekterm wordt alleen een hashwaarde opgeslagen, nooit de term zelf.

Ontvanger van deze interface is de BGGI AI Hub, een eigen systeem van BGGI GmbH voor het in ontvangst nemen van verzoeken per telefoon en e-mail (§ 17a). Elke sleutel draagt alleen de daaraan toegewezen rechten.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en ons gerechtvaardigd belang bij een ordelijke samenwerking van onze eigen systemen (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

De BGGI AI Hub is een eigen systeem van BGGI GmbH. Hij neemt gesprekken en e-mails aan, verbindt gesprekken door en houdt de agenda van de directie bij; hij draait bij Google Cloud in de Europese Unie.

Contactlijsten: bureaus houden op het platform eigen contactlijsten bij, waarin zij uitsluitend contacten opnemen die zij zelf invoeren; geregistreerde gebruikers worden daarin nooit automatisch opgenomen, en geen bureau ontvangt via deze lijst contactgegevens die het niet zelf heeft vastgelegd. De directie van BGGI houdt een eigen contactlijst bij en kan de lijsten van de bureaus lezen. Daarnaast legt het platform bij de registratie van klinieken en artsen een profiel aan met land, taal, soort instelling en aangeboden diensten (§ 33).

Zakelijke contacten in de Hub: de Hub toont de contacten van artsen, klinieken, bureaus, medische speciaalzaken en apotheken, partners, dienstverleners en de administratie met naam, telefoonnummers en e-mailadres alleen met leesrechten, zoals een geabonneerde agenda; hij maakt daarvan geen kopie. Contacten van patiënten verschijnen nooit in de Hub.

Gesprekken vanuit het platform: naast een contact, ook dat van een patiënt, kan een bevoegde persoon een gesprek via de Hub starten. Daarvoor ontstaat een opdracht die slechts twee minuten inwisselbaar is en het telefoonnummer alleen versleuteld bevat; de Hub ontvangt het nummer alleen voor het lopende gesprek en vermeldt in het gespreksverloop alleen „Gesprek vanuit Love Your Life“. Patiëntgegevens slaat de Hub daarbij niet op. Bij het contact vermelden wij het gesprek zonder het nummer.

Agendasynchronisatie: afspraken in de persoonlijke agenda van de directie en afspraken van de administratie waarbij de directie zelf gesprekspartner is, geven wij onder een verborgen kenmerk en met een neutrale titel zoals „Afspraak (Love Your Life)“ aan de Hub door; de Hub meldt alleen bezette tijden, werktijden en afwezigheden terug, geen inhoud.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomsten met de contacten en met de bureaus (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en ons gerechtvaardigd belang bij een ordelijke bereikbaarheid en afsprakenplanning (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

Hebt u een vervolgbehandeling, een hulpmiddel of ziekenvervoer per vliegtuig nodig, dan dienen wij een aanvraag in bij een gecontroleerde zorgpartner: een revalidatie-instelling, een medische speciaalzaak of een luchtambulancedienst.

Doorgegeven wordt alleen wat voor de prijsopgave nodig is: het casusnummer, de aanvraag in woorden en, als het om een recept of een voorschrift gaat, de inhoud daarvan. Uw naam en uw adres ontvangt de partner pas wanneer u de opdracht hebt aanvaard en de dienst wordt uitgevoerd. Datum en plaats van een overhandiging of aanpassing voert de partner in; zij zijn zichtbaar voor u, uw bureau en de administratie.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst met u (art. 6 lid 1 sub b DSGVO); bevat de aanvraag gezondheidsgegevens, dan berust zij daarnaast op art. 9 lid 2 sub h DSGVO. Ook deze partners tonen bij de registratie hun vergunning aan, voor zover er voor hun land een bestaat.

Of voor een dienst van een medische speciaalzaak een recept nodig is, beslist uitsluitend de medische speciaalzaak. Verlangt zij er een, dan noemt zij pas daarna een prijs; u ontvangt daarover een melding zonder de naam van de partner, en de administratie voegt een recept uit uw casus toe, of u uploadt het zelf. Aanname, prijs, overhandiging en de overige stappen van uw aanvraag leggen wij met tijdstippen vast; het verloop ziet u zonder de prijs van de partner, evenals de partner en de administratie.

Artsen zonder eigen laboratorium of eigen röntgenafdeling kunnen in hun portaal de instanties vastleggen waarmee zij samenwerken, bijvoorbeeld laboratoria, röntgen, MRI en CT, nucleaire geneeskunde, pathologie, fysiotherapie, tandtechnische laboratoria en medische speciaalzaken. Daarvoor verwerken wij naam, soort, adres en e-mailadres van de instantie; de instantie ontvangt een uitnodiging voor registratie met een code die 30 dagen geldig is.

Stuurt de arts u naar zo'n instantie, dan ontvangt de instantie de opdracht met uw naam, geboortedatum en de gevraagde dienst. U ontvangt een melding met link, ziet het totaalbedrag en betaalt in het portaal. De instantie uploadt waarden, bevindingen en beelden; deze verschijnen bij de arts en in uw casus. De instantie ziet alleen haar eigen opdrachten en uploads. In meldingen en op het betalingsbewijs staan de instantie en haar soort, niet de gevraagde dienst.

Klinieken kunnen eigen afdelingen aanmaken, bijvoorbeeld laboratorium en röntgen. Deze uploaden uitsluitend afrekeningen, waarden en resultaten bij casussen van de eigen instelling; een eigen afrekening via het platform ontstaat daarbij niet.

Rechtsgrond is uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens (art. 9 lid 2 sub a DSGVO) juncto de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO); voor de gegevens over de instantie bij de uitnodiging ons gerechtvaardigd belang en dat van de arts bij de samenwerking (art. 6 lid 1 sub f DSGVO). De instanties verwerken de gegevens onder eigen verantwoordelijkheid.

Afspraken bij een instantie voert de instantie in bij haar opdracht, met begin, einde en plaats. U, uw arts, de instelling en de administratie zien dezelfde afspraak; u en de instantie ontvangen vóór de afspraak een herinnering, en meldingen noemen de gevraagde dienst niet. Het bureau dat u begeleidt, ziet in zijn agenda alleen dat er een afspraak is, met datum en tijd, niet de instantie, de dienst of de plaats; heeft het platform uw account aan het bureau toegewezen, alleen een afkorting en de maand. Deze weergave voor het bureau kunt u in het portaal onder „Gegevensbescherming“ uitschakelen; voor gezinsleden zonder eigen account doet het gezinshoofd dat.

Stelt een arts, een instelling of een andere aanbieder via het platform een vordering in voor een dienst die hij u ter plaatse heeft verleend („directe betaling ter plaatse“), dan verwerken wij het volgnummer van de vordering, de aanbieder, uw naam en uw account, bedrag, valuta, reden en datum, het platformaandeel, de stand van betaling, creditnota en terugboeking en in het controlespoor tijdstip en handelende persoon van elke stap. De reden slaan wij bovendien op als sjabloon van de aanbieder; zijn sjablonen ziet alleen hij.

De vordering verschijnt in uw portaal en in het gedeelte van de aanbieder; u ontvangt daarvan een melding. De betaling wordt afgewikkeld door onze betalingsdienstaanbieder (§ 5). Noemt de reden een behandeling of een ander gegeven over uw gezondheid, dan is deze een gezondheidsgegeven.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO), voor factuur- en boekhoudgegevens de wettelijke bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB) en, voor zover de reden een gezondheidsgegeven bevat, uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens (art. 9 lid 2 sub a DSGVO).

Vorderingen, betalingen, creditnota's en het controlespoor daarvan worden opgeslagen zoals factuur- en boekhoudgegevens (§ 6); de sjablonen van een aanbieder totdat hij ze verwijdert of zijn account wordt gesloten.

Om ervoor te zorgen dat u zich niet bij elk bezoek opnieuw hoeft aan te melden, blijft een aanmelding tot 90 dagen bestaan en wordt zij bij elk gebruik verlengd. Elke aanmelding krijgt een eigen regel in uw apparatenlijst.

Per regel worden opgeslagen: een van de browseraanduiding afgeleide benaming, bijvoorbeeld „iPhone · Love Your Life App“, de browseraanduiding zelf in verkorte vorm, de gebruikte toepassing, het ingekorte IP-adres (bij IPv4 zonder het laatste veld, bij IPv6 ingekort tot de eerste vier groepen), het tijdstip van aanmelding en het tijdstip van het laatste gebruik.

U kunt elk apparaat afzonderlijk afmelden, ook vanaf een ander apparaat, bijvoorbeeld bij verlies of diefstal, of alle apparaten tegelijk. De afmelding werkt uiterlijk vijf minuten later. In het controlelogboek komen daarbij alleen het apparaatkenmerk en de benaming terecht, nooit de browseraanduiding en nooit het adres.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van de accounts (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

Hebt u bij het aanmelden met de tweede factor gekozen een apparaat te vertrouwen, dan slaat de browser of de app de cookie „lyl_vertraut” op. Deze bevat een willekeurige kenmerk; wij slaan daarvan alleen een controlesom op. Bij de volgende aanmelding op dit apparaat vervalt dan de code van de tweede factor, het wachtwoord nooit. Het vertrouwen eindigt wanneer u het in het portaal intrekt, het apparaat afmeldt, alle apparaten afmeldt, uw wachtwoord wijzigt of de tweede factor uitschakelt; de cookie is ten hoogste 400 dagen geldig en wordt bij elk gebruik verlengd. De cookie is strikt noodzakelijk voor de door u gekozen aanmeldweg (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG).

Neemt u documenten met de camera op, dan wordt het vel op uw apparaat herkend, rechtgetrokken en beter leesbaar gemaakt. In de telefoonapps doet de documentscanner van het apparaat dat, in de browser onze eigen scanner. Pas daarna worden de pagina's naar onze server overgedragen; daar worden zij gecontroleerd, op malware onderzocht en tot één pdf-bestand samengevoegd. De afzonderlijke opnamen worden daarna niet afzonderlijk bewaard.

Biedt uw apparaat tekstherkenning, dan wordt de tekst van de pagina's daar gelezen, op uw apparaat en niet bij ons. Hij wordt samen met de pagina's overgedragen, onzichtbaar in het pdf-bestand gelegd zodat het bestand doorzoekbaar is, en uitgelezen: afzender, ontvanger, datum, factuur-, klant- en dossiernummer, bedrag en valuta, bankgegevens en e-mailadres, telefoonnummer en adres, voor zover deze op het document staan. Tekst en uitgelezen gegevens horen bij het document en worden samen daarmee verwijderd.

Voor de indeling van het document, dus soort, titel, datum, uitgever en taal, geven wij gegevens door aan onze verwerker Anthropic. Is op uw apparaat tekst herkend, dan is dat uitsluitend deze tekst; afbeeldingen van de pagina's worden dan niet doorgegeven. Anders geven wij ten hoogste vier pagina's als afbeelding door, altijd de eerste en de laatste. Het model maakt geen medische beoordeling; het deelt alleen in en beschrijft. Het resultaat blijft bij het document als machinaal gegenereerd gemarkeerd en kan worden gewijzigd.

Herkent het model geen document, dan wordt niets opgeslagen.

Neemt u op in de app voor Android-telefoons, dan geeft de app de pagina's met een eenmalige, na 15 minuten vervallende sleutel aan onze server over en haalt de webpagina ze daar op; daarna worden zij verwijderd. Dat is nodig omdat de app voor Android de pagina's niet rechtstreeks aan de webpagina kan doorgeven.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO); bevat het document gezondheidsgegevens, dan berust de verwerking daarnaast op uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a DSGVO).

Alle waarden, bevindingen en documenten blijven in het casusprofiel opgeslagen, zodat u en de behandelende artsen over het volledige verloop beschikken. U ziet op elk moment al uw casussen en de casussen van uw gezinsleden voor wie u verantwoordelijk bent.

Bij een nieuwe casus kunt u eerdere eigen casussen koppelen, bij het openen van de casus of later, en de koppeling weer opheffen. De arts van de nieuwe casus ziet documenten van een gekoppelde casus alleen als BGGI ze voor doorgifte heeft vrijgegeven, de casus betaald is, niet door het kantoor van de kliniek is geblokkeerd en niet is opgeschort, en uw toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens geldt; elke raadpleging wordt gelogd. Ook de administratie van BGGI kan casussen van dezelfde persoon koppelen; bij een nieuwe casus toont het platform haar eerdere, nog niet gekoppelde casussen van dezelfde persoon als voorstel.

Voor elke casus stelt de AI een samenvatting op; daarvoor analyseert onze verwerker Anthropic (VS) elk document afzonderlijk. Staat voor de casus een betaling open, dan begint deze analyse pas na ontvangst daarvan. Elke analyse wordt als eigen versie met controlegetal en vermelding van het model opgeslagen; hetzelfde bestand van dezelfde persoon gaat niet opnieuw naar de AI. Uit de samenvattingen van gekoppelde casussen stelt de AI een samenvatting van het verloop voor de nieuwe casus op. Medewerkers van BGGI controleren deze samenvatting; de arts ziet haar pas na de controle, u zelf na de vrijgave. De AI stelt geen diagnose; haar resultaten zijn als machinaal opgesteld gemarkeerd.

Rechtsgrond is uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens (art. 9 lid 2 sub a DSGVO) juncto de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO). De bewaartermijn staat in § 6.

In onze telefoonapps wordt het lidmaatschap uitsluitend afgesloten via de winkel waaruit de app afkomstig is, dus via de Apple App Store of via Google Play. Om het abonnement aan uw account en niet aan het apparaat te kunnen koppelen, geven wij de winkel een gepseudonimiseerd accountkenmerk mee. Dat wordt uit uw gebruikerskenmerk berekend en kan niet daarin worden teruggerekend; uw naam en uw e-mailadres worden niet aan de winkel doorgegeven.

De winkel meldt ons aankoop, verlenging, opzegging, betalingsstoring, afloop en terugbetaling. Wij slaan daarvoor het transactie- of aankoopkenmerk, het productkenmerk, begin en einde van de betaalde periode, de status, de omgeving en het tijdstip van de melding en de inhoud van de melding in het gebeurtenissenlog op. Betalingsgegevens van de winkel zoals kaart, factuuradres en bedragen ontvangen wij niet.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en onze registratieplicht op grond van handels- en belastingrecht (art. 6 lid 1 sub c DSGVO).

Op verzoek kan de AI-tolk „Lina“ als kunstmatig gegenereerd gezicht verschijnen („Digitale Mens“). Het videobeeld wordt gegenereerd door onze verwerker Beyond Presence Inc., gevestigd in de VS; het beweegt de lippen op het geluid dat het platform eerder heeft gegenereerd. Het beeld loopt via onze eigen videoserver, die BGGI zelf in het rekencentrum Frankfurt am Main exploiteert; de aanbieder van het videoconsult is daarbij niet betrokken.

Naar Beyond Presence gaan uitsluitend dit geluid, het kenmerk van het gebruikte gezicht, het adres van onze videoserver en een toegangsbevoegdheid die alleen voor deze videoruimte en ten hoogste 15 minuten geldt. Niet doorgegeven worden: beeld, geluid en microfoon van de deelnemers, ondertitels, teksten, namen en kenmerken van personen, afspraken of casussen. Beyond Presence verwerkt het doorgegeven geluid in een rekencentrum dat ook buiten de Europese Unie kan liggen, in het bijzonder in de VS of in het Midden-Oosten.

Er vindt geen opname plaats; ook onze videoserver neemt niets op. De videoruimte draagt een willekeurige naam zonder gegevens over personen, afspraken of casussen, sluit kort nadat geen browser meer verbonden is en wordt uiterlijk na twee uur beëindigd. De toegangssleutels verlaten onze server niet; elke browser ontvangt alleen een kortlevend token voor de ruimte.

Lina toont een kant-en-klaar gezicht uit het aanbod van Beyond Presence; welk gezicht, legt BGGI in de administratie vast. Een eigen gezicht op basis van opnamen van een persoon gebruikt BGGI alleen met diens toestemming; naam, datum en verklaring worden dan vastgelegd. Het gezicht is als door AI gegenereerd gemarkeerd.

De Digitale Mens verschijnt alleen als BGGI deze heeft ingeschakeld; in gesprekken met patiënten pas wanneer de controle van de aanbieder is afgerond en gedocumenteerd, in het bijzonder verwerkersovereenkomst, gegevensstroom, opslag, uitsluiting van gebruik voor training, verwijderingsconcept en geschiktheid voor gezondheidsgegevens.

De Digitale Mens is een aanvulling op het geluid. Is deze niet beschikbaar of niet ingeschakeld, dan blijft de stem tolken.

Momenteel zet BGGI geen digitale mens met gezicht in: de AI-tolken „Lina” en „Maria” tolken uitsluitend met stem. Aan Beyond Presence worden geen gegevens doorgegeven. De leden 1 tot en met 6 gelden pas weer wanneer BGGI een digitale mens inschakelt; daarvoor wordt deze verklaring aangepast.

Medewerkers van BGGI zien niet alle zaken. Naast de rol en de afdeling is het toepassingsgebied bepalend: dat is wereldwijd of beperkt tot bepaalde landen.

Doorslaggevend is het land van de zaak: bij patiënten de woonplaats, bij gebreke daarvan de nationaliteit; bij casussen en facturen het land van de bijbehorende patiënt; bij artsen en instellingen hun land.

Is aan een persoon geen land toegewezen, dan ziet deze niets. Een leeg veld betekent „nog niet toegewezen“, niet „alle“. Er bestaat slechts één gegevensbestand; de scheiding is een weergave, geen tweede systeem.

Toegangen worden gelogd. Wijzigingen van het toepassingsgebied worden met persoon, tijdstip en omvang vastgelegd.

Behandelen medewerkers van een land een aan hen toegewezen zaak niet binnen de vastgestelde termijn, dan gaat de bevoegdheid terug naar de administratie in Duitsland.

Medewerkers met landenbevoegdheid en kantoren van een land kunnen hun werkplek ook buiten de Europese Economische Ruimte hebben. Raadplegen zij van daaruit zaken van hun land, dan gebeurt dat alleen voor zaken van het toegewezen land en op basis van passende waarborgen overeenkomstig art. 44 e.v. DSGVO.

Doorsturing naar een kantoor: de administratie kan een casus ter behandeling doorsturen naar een kantoor van Love Your Life; een bureau ontvangt alleen een casus als het als kantoor is ingericht. Het kantoor werkt dan in hetzelfde casusdossier als de administratie, zonder kopie en zonder prijsbewijsstukken en niet bij een opgeschorte casus; gekoppelde eerdere casussen ziet het alleen als ook die naar het kantoor zijn doorgestuurd. Behandelen mogen alleen het eigenaarsaccount van het bureau en de door BGGI vrijgegeven leden van zijn kantoor. Elke doorsturing, het einde ervan en elke toegang worden met tijdstip en persoon gelogd.

Een nieuwe casus wordt eerst beoordeeld door medewerkers van het landenkantoor in het land van de patiënt volgens lid 2, voor zover daar iemand met deze taak is ingericht; anders beoordelen de overige medewerkers van de administratie hem, nooit medewerkers die alleen voor een ander land bevoegd zijn.

Artsen, klinieken en ziekenhuizen kunnen ermee instemmen op de openbare startpagina van Love Your Life met een partnerkaart te worden voorgesteld. De kaart toont uitsluitend de vrijgegeven hoofdafbeelding, de naam, het vakgebied en het land. Telefoonnummer, e-mailadres, adres en website worden nooit openbaar getoond; verdere gegevens zien alleen aangemelde gebruikers.

Rechtsgrond is de toestemming van de betreffende partner (art. 6 lid 1 sub a DSGVO), die in het eigen profiel wordt gegeven en daar op elk moment met werking voor de toekomst kan worden ingetrokken. Tijdstip van verlening en intrekking worden in het controlelogboek vastgelegd. Na een intrekking verdwijnt de kaart bij de volgende weergave van de startpagina; een reeds geleverde afbeelding kan in caches tot een uur nawerken.

Schakelt de administratie openbare beoordelingen in, dan toont de kaart daarnaast het gemiddelde en het aantal beoordelingen die aangemelde patiënten in het portaal hebben gegeven. De beoordelingen zelf, de schrijvers ervan en vrije teksten blijven niet-openbaar.

Of partnerkaarten en beoordelingen überhaupt openbaar verschijnen, beslist de administratie via schakelaars die standaard zijn uitgeschakeld. Aantallen artsen en klinieken per land worden alleen berekend uit daadwerkelijke, vrijgegeven vermeldingen en nooit geschat.

In het programma „Klanten nodigen klanten uit“ ontvangen geregistreerde patiënten een persoonlijke promotiecode met promotielink en QR-code zodra zij de verklaring volgens § 25c hebben afgelegd; ook de eigenaars van het platform hebben een eigen promotielink. Artsen ontvangen geen promotielink; links die vroeger aan artsen zijn verstrekt, hebben geen werking meer. Registreert een persoon zich via een promotielink, dan leggen wij op het moment van de registratie vast wie hem heeft uitgenodigd en langs welke weg de code is doorgegeven, via de link of via de cookie (§ 9). Achteraf wijzigt alleen de administratie deze koppeling; elke wijziging wordt gelogd.

Tegoed en contingent: wij boeken het starttegoed van de uitgenodigde persoon, het tegoed van de uitnodigende persoon, de verrekening daarvan met facturen, terugboekingen bij annulering of terugbetaling en correcties. Daarnaast houden wij het uitnodigingscontingent van de uitnodigende persoon bij, dus het aantal uitnodigingen dat voor hem openstaat, en verhogen wij het zodra een door hem uitgenodigde persoon is behandeld; over elke verhoging stellen wij hem op de hoogte zonder de uitgenodigde persoon te noemen. Van de via zijn link geregistreerde personen ziet de uitnodigende persoon alleen de beginletter en de maand van de registratie.

Bureau: wordt de uitnodigende persoon door een bureau begeleid, dan wordt ook de uitgenodigde persoon aan dit bureau gekoppeld; het bureau draagt een deel van het tegoed. Voor de casussen van de uitgenodigde persoon ontstaat dan de bureautoeslag, en dit bureau ontvangt zijn aandeel als vergoeding voor zijn begeleidingsdiensten; de koppeling verwerken wij daarom ook voor de afrekening met het bureau (§ 25a). Daarop en op de naam van het bureau wijzen wij vóór afronding van de registratie. Inzage in uw casussen krijgt het bureau alleen als u daarmee bij de registratie uitdrukkelijk instemt.

Vergelijking op misbruik: om te voorkomen dat iemand zichzelf uitnodigt, vergelijken wij bij een uitnodiging de gegevens van beide personen: account, gezinsverband, voor- en achternaam met geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer en adres, telkens ook die van de factuurcontacten, en namen van betalers en factuurontvangers. Vergeleken worden geüniformeerde waarden, bijvoorbeeld de laatste negen cijfers van een telefoonnummer. Levert de vergelijking een overeenkomst op, dan blijft de koppeling bestaan, wordt het tegoed voorlopig niet toegekend en controleert een mens de zaak; vóór een definitieve beslissing in uw nadeel kunt u uw standpunt geven.

Sturing: bureaus kunnen het uitnodigen voor de door hen begeleide personen uitschakelen; de administratie kan dat voor afzonderlijke accounts doen.

Elk patiëntaccount hoort bij precies één bureau. Registreert u zich als patiënt, dan leggen wij vast aan welk bureau uw account wordt gekoppeld en langs welke weg: via de promotielink of QR-code van een bureau, ook via de cookie „bggi_ref“ (§ 9), via een bureaucode of een herkenningsteken dat u in het registratieformulier invoert, via de promotielink van een persoon die aan een bureau is gekoppeld (§ 25), via de promotielink van een social-mediapartner (§ 25b), via een link van de eigenaars waarmee een registratie aan een bepaald bureau wordt gekoppeld, of als gezinslid van een gezinsaccount via het bureau van dat account. Komt u via een link met code, dan wordt het codeveld niet getoond en staat het bureau vast.

Komt u zonder link en voert u geen code in, dan koppelt het platform uw account automatisch aan een bureau. Een bureau kan in meerdere landen actief zijn; eerst komen de bureaus in aanmerking die in uw woonland actief zijn, en onder hen beslist de indeling die de administratie voor elk bureau vastlegt en binnen hetzelfde niveau de nabijheid tot uw woonplaats, dus dezelfde plaats, dezelfde postcoderegio, hetzelfde land, dezelfde wereldregio. Daarvoor gebruiken wij woonland, woonplaats en postcode uit uw account. Bestaat in uw woonland geen geschikt bureau of is nog geen woonland opgegeven, dan wijst het platform uw account toe aan het opvangbureau dat BGGI daarvoor aanwijst; vult u uw woonland later in, dan kiest het platform nog één keer opnieuw. Leden van een gezinsaccount volgen het bureau van het gezinshoofd. Bij het bureau wordt vermeld dat het platform uw account heeft toegewezen.

Verwerkt worden het gekoppelde bureau, de weg van de koppeling, de gebruikte promotie- of bureaucode, bij een automatische toewijzing de indeling en nabijheid op grond waarvan is toegewezen, het tijdstip en latere wijzigingen door de administratie met handelende persoon, tijdstip en reden.

Doelen zijn de begeleiding door het bureau, de berekening van de bureautoeslag en van het aandeel van het bureau en het bewijs van de koppeling tegenover u en het bureau. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst over het gebruik van het platform (art. 6 lid 1 sub b DSGVO); voor de bewaring als afrekeningsgrondslag onze wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c DSGVO).

Het gekoppelde bureau ontvangt de gegevens van uw account die het voor de begeleiding nodig heeft, bijvoorbeeld naam en contactgegevens, en de vermelding dat u aan het bureau bent gekoppeld. Inzage in uw casussen met gezondheidsgegevens krijgt het alleen met uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a DSGVO). Heeft het platform uw account aan het bureau toegewezen, dan toont de agenda van het bureau bij uw afspraken alleen een afkorting en de maand. Bureaus verwerken de gegevens onder eigen verantwoordelijkheid en kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn (§ 5). In zijn overzicht van gekoppelde personen ziet het bureau alleen aantallen, geen namen. Van uw documenten ziet het bureau alleen het aantal pagina's en de datum, niet de inhoud of bestandsnamen, zolang uw casus niet als kantoor ter behandeling naar het bureau is doorgestuurd (§ 23); voor afspraken bij externe diagnostiek- en dienstverleningsinstanties geldt § 18a.

Personen met bereik op sociale media kunnen zich registreren als social-mediapartner. Daarvoor verwerken wij naam en weergavenaam, e-mailadres, land, de opgegeven kanalen met platform, kanaalnaam, adres en aantal volgers, de stand van de goedkeuring met tijdstip en handelende persoon, het bureau dat de partner overneemt of heeft geworven, de persoonlijke promotiecode met promotielink en QR-code, het contingent registraties, de tegoed- en uitbetalingsboekingen, de bankgegevens voor uitbetalingen en de stand van de overeenkomst. De verklaring over zorgberoepen beschrijft § 25c.

Registreert een persoon zich via de promotielink van een social-mediapartner, ook via de cookie „bggi_smp“ (§ 9), dan leggen wij vast via welke partner hij is gekomen, of hij is behandeld en welke bedragen daaruit voor hem, voor de partner en voor het bureau worden geboekt; zijn account wordt aan het bureau van de partner gekoppeld (§ 25a). Over de uitgenodigde personen ziet de partner alleen aantallen en de stand van zijn bedragen, geen namen en geen gegevens over casussen of behandelingen. Het bureau dat de partner overneemt, ziet naam, kanalen, stand van het kanaalbewijs en stand van de partner, niet zijn bankgegevens.

Kanaalbewijs: de partner toont elk kanaal aan door een bevestigingscode van het platform in het profiel of de beschrijving van het kanaal in te voeren; de eigenaars van het platform controleren kanaal en aantal volgers en leggen naam, datum en resultaat vast. Is de opvraging ingeschakeld, dan lezen wij bij YouTube-kanalen het aantal abonnees uit via de officiële interface van Google. Een kanaal kan slechts aan één partneraccount worden gekoppeld.

Doelen zijn de controle van de voorwaarden voor de goedkeuring, in het bijzonder van het minimumaantal volgers en van dubbel opgegeven kanalen, de uitvoering van de overeenkomst met de partner, de koppeling van uitgenodigde personen, de berekening en uitbetaling van de vergoeding voor de promotiedienst en de afrekening met het bureau. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO), voor de bewaring van boekings- en uitbetalingsbewijzen onze wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c DSGVO) en voor de cookie de toestemming (§ 25 lid 1 TDDDG, art. 6 lid 1 sub a DSGVO).

De gegevens over de partner slaan wij op tot de verwijdering van zijn account; tegoed-, uitbetalings- en afrekeningsboekingen zo lang als factuur- en boekhoudgegevens en de koppeling van een uitgenodigde persoon zo lang als de koppeling aan het bureau (§ 6).

Artsen, tandartsen, apothekers, psychotherapeuten en beoefenaars van andere zorgberoepen en gezondheidsberoepen kunnen geen bureau, actieve agent, social-mediapartner of uitnodigende persoon bij „Klanten nodigen klanten uit“ zijn; hetzelfde geldt voor personen die voor een kliniek, een praktijk of een apotheek handelen. Wie zich als bureau, actieve agent of social-mediapartner registreert of bij „Klanten nodigen klanten uit“ een promotielink wil ontvangen, verklaart daarom in het platform dat geen van deze gevallen zich voordoet, bij een bureau ook voor de eigenaars, vennoten en bestuurders daarvan. Zonder deze verklaring wordt geen registratie goedgekeurd en geen promotielink uitgegeven; een eerder uitgegeven promotielink werkt pas weer wanneer de verklaring is afgelegd.

Bij het account worden het tijdstip van de verklaring, de versie van de verklaringstekst, de taal waarin deze is weergegeven en het IP-adres en de browseraanduiding waarmee de verklaring is afgelegd, opgeslagen.

Daarnaast vergelijkt het platform het account en het e-mailadres met de accounts en adressen die als arts, kliniek, apotheek, beoefenaar van een zorgberoep of zorgpartner zijn geregistreerd. Levert de vergelijking een overeenkomst op, dan weigert het platform de registratie of de goedkeuring; een promotielink geeft het niet uit, een reeds uitgegeven link werkt niet. Op deze beslissing is § 7 lid 3 van toepassing.

Doel is te waarborgen dat beoefenaars van zorgberoepen voor de registratie, de behandeling of de keuze van een patiënt geen voordeel ontvangen. Rechtsgrond is onze wettelijke plicht (art. 6 lid 1 sub c DSGVO) en ons gerechtvaardigd belang bij de naleving van de §§ 299a en 299b van het Duitse Wetboek van Strafrecht (Strafgesetzbuch), die omkoopbaarheid en omkoping in de gezondheidszorg strafbaar stellen (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

De verklaring en het resultaat van de vergelijking slaan wij op zolang de rol als bureau, actieve agent, social-mediapartner of uitnodigende persoon bestaat, en daarna drie jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin de rol eindigt. Zijn zij in een lopende procedure nodig, dan slaan wij ze op tot de afronding daarvan.

Wordt een account gesloten, dan gebeurt dat altijd met opgave van een reden. Daarbij leggen wij een archiefregel aan: reden, tijdstip, de handelende persoon en het e-mailadres zoals dat op het tijdstip van de sluiting luidde. Het account wordt geblokkeerd; lopende aanmeldingen worden beëindigd.

De regel van het account blijft bestaan, omdat facturen, overeenkomsten, bewijzen van toestemming en controlelogboeken ernaar verwijzen. Het sluiten van een account is geen verwijdering van uw gegevens; de verwijdering kunt u afzonderlijk aanvragen (§ 7). Daarbij worden inhouden verwijderd of onherkenbaar gemaakt, voor zover geen bewaarplicht zich daartegen verzet.

E-mailadres: afhankelijk van de reden wordt het adres vrijgegeven of blijft het geblokkeerd. Vrijgegeven betekent: met hetzelfde adres kan een nieuw, leeg account worden aangemaakt; het eerdere dossier wordt niet gekoppeld. Geblokkeerd blijft het adres als het account is gesloten wegens misbruik, misleiding of contractbreuk; een nieuwe registratie met dit adres is dan gedurende de in § 6 genoemde termijn niet mogelijk. Welke redenen tot een blokkering leiden, legt de administratie vast.

Rechtsgrond is de nakoming van wettelijke bewaar- en bewijsplichten (art. 6 lid 1 sub c DSGVO) en ons gerechtvaardigd belang om misbruik van het platform door een nieuwe registratie te voorkomen (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

Eén account per persoon en rol: vóór het aanmaken van een account controleert het platform of dezelfde persoon in dezelfde rol al een account heeft. Vergeleken worden het genormaliseerde e-mailadres en, bij zeer gelijkende adressen, de naam, telkens met de accounts van dezelfde rol; accounts in andere rollen tellen niet. Bestaat zo'n account, dan wordt het aanmaken geweigerd zonder dat wordt bevestigd welk adres is geregistreerd; aangeboden worden het aanmelden en het herstellen van het wachtwoord. Opvallende gevallen legt het platform met ingekort e-mailadres ter controle aan de administratie voor. Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij één account per persoon en rol en bij het voorkomen van misbruik (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

Wij kunnen de tekst van de voorwaarden en overeenkomsten waarmee u hebt ingestemd, wijzigen. Een gewijzigde versie wordt u in het platform getoond voordat zij geldt; daarnaast sturen wij een kennisgeving naar het in uw account vastgelegde e-mailadres. Uw beslissing neemt u uitdrukkelijk; stilzwijgen geldt niet als instemming. Voor de beslissing hebt u 30 dagen vanaf de eerste weergave; binnen deze termijn herinneren wij u aan een openstaande beslissing.

Daarbij worden verwerkt: uw account, de soort overeenkomst of voorwaarden en de aanduiding van de versie, het tijdstip van de weergave, uw beslissing (ingestemd, afgewezen of uitgesteld) met het tijdstip daarvan, een controlegetal van de tekst waarmee u hebt ingestemd, de herinneringen en waarschuwingen die wij u hebben getoond, en de verzending van de kennisgeving per e-mail met tijdstip en afleverresultaat. De inhoud van elke versie bewaren wij zo dat deze in uw dossier leesbaar blijft.

Doel is het bewijs welke versie wanneer rechtsgeldig in de overeenkomst is opgenomen, de uitvoering van de overeenkomst in de telkens geldende versie en de herinnering aan een openstaande beslissing binnen de termijn van 30 dagen. Het controlegetal dient uitsluitend om de tekst waarmee is ingestemd later ongewijzigd te kunnen aantonen.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst of van precontractuele maatregelen (art. 6 lid 1 sub b DSGVO); voor de bewaring van het bewijs onze wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c DSGVO) en ons gerechtvaardigd belang bij een deugdelijk bewijs van de opneming en bij de afwering van ongegronde aanspraken (art. 6 lid 1 sub f DSGVO). Berust een verklaring op toestemming, bijvoorbeeld voor de verwerking van gezondheidsgegevens, dan vragen wij die afzonderlijk; een wijziging van de overeenkomst vervangt deze niet.

Bewaartermijn: het log en de versies waarmee is ingestemd, bewaren wij zolang de overeenkomst loopt en daarna drie jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin de overeenkomst eindigt (gewone verjaringstermijn, §§ 195, 199 BGB). Maakt een versie deel uit van een stuk dat op grond van handels- of belastingrecht moet worden bewaard, of is zij in een lopende procedure nodig, dan bewaren wij haar zo lang als de bewaarplicht of de procedure duurt en verwijderen wij haar daarna. Wordt uw account gesloten of verwijderd, dan blijft de regel van het log bestaan, omdat deze de contractstand aantoont (§ 26); inhoud die daarbuiten gaat, wordt verwijderd of onherkenbaar gemaakt.

Dit log geven wij niet door aan derden. Toegang hebben alleen medewerkers die het voor het contractbeheer nodig hebben, de aanbieders die het platform en de e-mailverzending voor ons exploiteren (§ 5) en, bij een geschil of ter controle, de door ons ingeschakelde juridische en fiscale adviseurs.

In plaats van met e-mailadres en wachtwoord kunnen patiënten zich ook met hun Apple- of Google-account registreren en aanmelden. De knoppen verschijnen alleen als wij de betreffende weg hebben ingericht; in onze iPhone-app opent zich daarvoor het aanmeldvenster van het systeem.

Na de klik wordt u doorgestuurd naar Apple of Google en meldt u zich daar aan. Daarbij ontvangt de aanbieder de gebruikelijke verbindingsgegevens van uw browser, in het bijzonder IP-adres en browseraanduiding, en de vermelding dat u zich bij Love Your Life wilt aanmelden. Aanbieders zijn Apple Distribution International Ltd., Ierland, met Apple Inc., VS, en Google Ireland Ltd., Ierland, met Google LLC, VS. Zij verwerken deze gegevens onder eigen verantwoordelijkheid volgens hun eigen privacyverklaringen; een doorgifte naar de VS is daarbij mogelijk.

Van de aanbieder ontvangen wij het vaste kenmerk van uw account bij de aanbieder, uw e-mailadres en de vermelding of de aanbieder dit heeft bevestigd, en, voor zover doorgegeven, voor- en achternaam; Apple geeft de naam alleen bij de eerste aanmelding door. Hebt u bij Apple gekozen uw e-mailadres te verbergen, dan ontvangen wij een privé-doorstuuradres; e-mails aan dit adres stuurt Apple naar u door. Uw wachtwoord bij Apple of Google ontvangen wij niet.

Het kenmerk bij de aanbieder slaan wij samen met uw account op. Een bestaand patiëntaccount koppelen wij alleen als de aanbieder het e-mailadres heeft bevestigd en het account al bevestigd is. Bestaat er nog geen account, dan rondt u de registratie af met dezelfde verplichte gegevens en toestemmingen als bij de registratie met e-mailadres; namen nemen wij daarbij alleen in Latijns schrift over.

Ter bescherming tegen ondergeschoven aanmeldingen legt uw browser tijdens de aanmelding een willekeurige waarde in de lokale opslag vast („lyl-sozial-bindung“, bij gebreke daarvan in de sessieopslag). Deze bevat geen gegevens over uw persoon, wordt aan het begin en aan het einde van de aanmelding naar onze server doorgegeven en daarna verwijderd. De tussenstand van het aanmeldproces wordt versleuteld overgedragen en geldt ten hoogste 15 minuten, de gecontroleerde tussenstand tot de afronding van de registratie ten hoogste 30 minuten.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst over het gebruik van het platform (art. 6 lid 1 sub b DSGVO); de willekeurige waarde in de browser is strikt noodzakelijk voor de door u gekozen aanmeldweg (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG). De koppeling slaan wij op tot de verwijdering van uw account.

Op de pagina's van het platform is een chat „Love Your Life KI Assistant“ beschikbaar die vragen over het platform met behulp van AI beantwoordt. De antwoorden worden gegenereerd door onze verwerker Anthropic (VS); zij kunnen fouten bevatten. De chat geeft geen medisch of juridisch advies en vraagt geen gezondheidsgegevens op.

De chat is strikt beperkt tot het gedeelte waarin u bent aangemeld: patiëntenportaal, bureauportaal, artsenportaal, aanbiedersportaal of administratie. Hij haalt geen gegevens op uit accounts, casussen, documenten of facturen. Aan Anthropic worden uw vraag, het eerdere verloop van dit gesprek en het gedeelte en de taal doorgegeven. Voer in de chat geen gezondheidsgegevens en geen andere persoonlijke gegevens in.

De chat in het beheergedeelte kan alleen worden gebruikt door de daarvoor vrijgegeven accounts met de rol eigenaar. Daar kan de chat een wijziging van vrijgegeven instellingen voorstellen; deze wordt pas van kracht wanneer de aangemelde persoon haar bevestigt. Voorstel en bevestiging worden met persoon en tijdstip gelogd.

Gespreksverloop: het verloop blijft bij het wisselen van pagina en na het opnieuw laden behouden, omdat het in het sessiegeheugen van uw browsertabblad staat. Het eindigt bij het sluiten van het tabblad en wordt verworpen wanneer u zich afmeldt of een ander account aanmeldt. Op onze servers slaan wij uw vragen en de antwoorden niet op, behalve algemene vragen in de antwoordcache.

Spraak: is de spraakfunctie ingeschakeld, dan kunnen aangemelde personen hun vraag uitspreken en antwoorden laten voorlezen. De opname gaat voor spraakherkenning naar Google Cloud Speech-to-Text, het antwoord voor spraakuitvoer naar Google Cloud Text-to-Speech, beide via het eindpunt van de Europese Unie; voor Perzisch en Koerdisch is er momenteel geen stem. Geluid en herkende tekst worden niet opgeslagen; opgeslagen worden alleen tellers en de boeking van het verbruik op uw spraaktegoed. Spraaktegoed koopt u via onze betalingsdienstaanbieder Stripe (§ 5).

Antwoordcache: om rekeninspanning en kosten te beperken, slaan wij antwoorden op algemene vragen op, gescheiden per gedeelte en taal, en beantwoorden wij dezelfde vraag in hetzelfde gedeelte daarna zonder nieuwe AI-aanroep. Opgeslagen worden alleen de eerste, zelfstandige vraag van een gesprek en het antwoord daarop, als geen van beide een verband met een persoon of een casus laat herkennen. Vóór de opslag controleert onze server vraag en antwoord op namen, contactgegevens, casus-, factuur- en identiteitsbewijsnummers, datums, adressen, gezondheidsgegevens in de ik-vorm en verwijzingen naar eigen gegevens zoals „mijn casus“ of „mijn factuur“; bij twijfel wordt niets opgeslagen. Vragen met zulke gegevens worden nooit opgeslagen en nooit uit de cache beantwoord. Een opgeslagen vermelding wordt aan geen enkel account gekoppeld.

In formulieren van het platform kan een AI-invulhulp voorstellen doen: zij neemt gegevens over die al in uw account, uw profiel of de betreffende casus zijn opgeslagen, en stelt formuleringen voor uw eigen invoer voor. U beslist of u een voorstel overneemt; zonder uw toedoen wordt niets opgeslagen of verzonden.

Gegevens uit het systeem stelt onze server zelf voor; zij gaan niet naar het AI-model. Geladen worden alleen gegevens die de handelende persoon toch al mag zien, en alleen de gegevens waarin het formulier voorziet. Voor formuleringsvoorstellen geven wij de in het formulier ingevoerde teksten door aan onze verwerker Anthropic (VS). Namen, e-mailadressen en telefoonnummers stelt het model nooit voor; contactgegevens en links worden uit elk voorstel verwijderd.

Medische gegevens, zoals klachten, diagnoses of medicijnen, gaan alleen naar het model als voor de betrokken patiënt een geldige toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens bestaat; zonder verband met een patiënt, bijvoorbeeld bij de registratie, nooit. Voor medische velden doet de hulp alleen voorstellen bij wat zelf is ingevoerd; voorstellen met termen of waarden die noch in de invoer noch in de opgeslagen gegevens staan, worden verworpen.

Invoer en voorstellen worden niet opgeslagen; opgeslagen wordt alleen een teller van het verbruik. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst over het gebruik van het platform (art. 6 lid 1 sub b DSGVO), bij openbare formulieren zonder account ons gerechtvaardigd belang bij een begrijpelijke formulierbegeleiding (art. 6 lid 1 sub f DSGVO) en voor medische gegevens de uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a DSGVO).

Inkomende e-mails aan mailboxen van het platform, dus van de administratie, van medewerkers en van bureaus, kunnen automatisch worden afgehandeld als het automatische antwoord is ingeschakeld. Per mailbox geldt een van drie niveaus: alleen een ontvangstbevestiging zonder AI; een antwoordvoorstel van de AI dat een mens controleert en vrijgeeft; of een zelfstandig antwoord dat uitsluitend een door ons vrijgegeven tekst uit onze kennisbank gebruikt.

Vóór elke AI-verwerking controleert onze server het bericht zonder AI: verdachte berichten worden niet beantwoord, automatische afzenders worden overgeslagen. Laat het bericht een verband met een persoon of met gezondheidsgegevens herkennen, dan ontvangt het alleen een ontvangstbevestiging en wordt het aan een mens voorgelegd; het gaat dan niet naar het AI-model.

Anders geven wij onderwerp en tekst van het bericht, ingekort en met onherkenbaar gemaakte contactgegevens, samen met de vrijgegeven vermeldingen van de kennisbank door aan onze verwerker Anthropic (VS), om taal en verzoek te herkennen en, voor zover het niveau van de mailbox daarin voorziet, een antwoordvoorstel op te stellen. Gegevens uit casussen, accounts of prijslijsten ontvangt het model niet. Of er een antwoord uitgaat, beslist niet het model, maar de regel van de mailbox.

Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een snelle en ordelijke afhandeling van binnenkomende verzoeken (art. 6 lid 1 sub f DSGVO) of de uitvoering van precontractuele maatregelen en overeenkomsten (art. 6 lid 1 sub b DSGVO). De bewaartermijn staat in § 6.

Verzendt een bureau vanuit zijn mailbox op het platform een e-mail, dan kiest het eerst het soort ontvanger, dus patiënt, bureau, social-mediapartner, arts of kliniek, en voegt het platform de bijpassende promotielink en QR-code van dit bureau toe. Link en QR-code bevatten alleen de promotiecode van het bureau, geen gegevens over de ontvanger. Registreert iemand zich daarmee als patiënt, dan geldt voor de koppeling § 25a en voor de cookie „bggi_ref“ § 9. Registreert zich via de promotielink van een bureau een arts, een kliniek, een schoonheidscentrum, een dienstverlener, een bezorgdienst of een zorgpartner, dan leggen wij het bureau bij het account vast, maar alleen op basis van de code in de link, niet op basis van de cookie, en alleen bij een vrijgegeven bureau; vóór het verzenden wordt getoond via welk bureau de registratie verloopt en dat dit daarvoor geen vergoeding ontvangt. Hetzelfde geldt als een bureau zelf een aanbieder aanmeldt. Het overzicht daarvan ziet alleen de directie van BGGI; het bureau zelf ziet over de registraties via zijn link alleen aantallen. Registreert een instelling zich via de link van een bureau of meldt het bureau haar aan, dan geeft BGGI dit bureau afzonderlijk opdracht voor de begeleiding van de instelling (§ 25a).

Voor het werven van nieuwe klanten stelt het platform bureaus kant-en-klare tekstsjablonen ter beschikking. Het bureau kiest een sjabloon, voert de ontvanger in en verzendt de e-mail zelf. Vóór de verzending bevestigt het bureau dat het de ontvanger mag aanschrijven, bij reclame in het bijzonder dat diens voorafgaande uitdrukkelijke toestemming aanwezig is. De sjablonen bevatten geen toezeggingen over kosten, afspraken of behandelsucces.

Het platform kan de tekst van de e-mail met behulp van AI in de taal van de ontvanger opstellen; het bureau kan daarnaast een korte eigen zin invoeren, die de AI netjes formuleert. Daarvoor geven wij aan onze verwerker Anthropic (VS) alleen het soort ontvanger, de taal, de sjabloontekst met de bedragen en de zin van het bureau door, geen naam, geen e-mailadres en geen gezondheidsgegevens; bevat de zin gezondheidsgegevens, dan gaat hij niet naar de AI. Het bureau ziet en wijzigt de tekst vóór de verzending.

Het verzendende bureau beslist wie het aanschrijft; het is verantwoordelijk voor de herkomst van de contactgegevens, het bestaan van een toestemming en de rechtmatigheid van het benaderen. BGGI stelt sjablonen, mailbox en verzendweg ter beschikking, voegt promotielink en QR-code toe en logt de verzending.

Bij de verzending worden verwerkt: naam en e-mailadres van de ontvanger, het gekozen sjabloon en de gekozen taal, de inhoud van de e-mail, het verzendende bureau en de handelende persoon, het tijdstip, de bevestiging van het bureau volgens lid 2 en de bezorgstatus. De verzending voert onze verwerker Resend (VS) uit (§ 5).

In de mailbox van het platform kan de schrijvende persoon een tekst door de AI laten controleren op spelling en grammatica of uit trefwoorden laten uitschrijven; daarvoor geven wij de ingevoerde tekst door aan onze verwerker Anthropic (VS). De schrijvende persoon ziet het resultaat en beslist of hij het overneemt.

Berichten die in het portaal aan de administratie, de technische dienst of de advocaat van Love Your Life worden geschreven, bezorgen wij in de taal van de ontvangende persoon; daarvoor vertaalt Anthropic (VS) de tekst. De oorspronkelijke tekst blijft daarnaast bewaard, antwoorden gaan terug in de taal van de schrijvende persoon.

E-mails die vanuit een mailbox van het platform naar adressen buiten het platform gaan, met inbegrip van de automatische antwoorden volgens § 30, worden vóór de verzending door een AI gecontroleerd. Tegengehouden worden privéberichten zonder verband met het platform en berichten met patiënt- of gezondheidsgegevens die niet naar buiten mogen; aan een instantie die al bij de casus betrokken is, bijvoorbeeld de behandelende arts of kliniek, mag een e-mail de daarvoor benodigde gegevens bevatten. Daarvoor geven wij onderwerp, tekst en de adressen van de externe ontvangers door aan Anthropic (VS). Meldingen van het platform uit vaste sjablonen, bijvoorbeeld over afspraken en facturen, zijn van de controle uitgezonderd.

Houdt de controle een e-mail tegen of is de controle niet mogelijk, dan gaat de e-mail niet uit; de afzender ontvangt een melding in het portaal. De administratie kan een tegengehouden e-mail na eigen controle ongewijzigd vrijgeven of verwerpen; wie de tekst van een tegengehouden e-mail opent, wordt gelogd. In het controlelogboek komen alleen kenmerken en redenen terecht, niet de inhoud.

Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij foutloze, begrijpelijke en veilige communicatie en bij bescherming tegen de onbevoegde verstrekking van gezondheidsgegevens (art. 6 lid 1 sub f, art. 32 DSGVO); bevat een bericht gezondheidsgegevens, dan daarnaast de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene (art. 9 lid 2 sub a DSGVO).

In de mailboxen van artsen en klinieken is de AI-ondersteuning bij het lezen en schrijven uitgeschakeld: geen concept, geen samenvatting, geen antwoordvoorstel en geen invulhulp door de AI. BGGI kan haar daar inschakelen voor zover dat rechtens toelaatbaar is. De controle van uitgaande e-mails volgens lid 3 geldt voor alle mailboxen.

In de vragenlijst van het domein schoonheid kunt u foto's uploaden, bijvoorbeeld van het betreffende lichaamsdeel, en opnamen of documenten over eerdere ingrepen. Foto's helpen de arts uw wens te beoordelen. Zij kunnen zeer persoonlijke, ook intieme lichaamsdelen tonen en zijn gezondheidsgegevens.

Geüploade foto's worden behandeld zoals andere documenten van uw casus: vóór de opslag op malware gecontroleerd, in onze opslag in de regio Frankfurt am Main bewaard en alleen opvraagbaar via kortlevende, aan het aangemelde account gebonden adressen. Zien kunnen ze alleen de personen die uw casus begeleiden, dus de arts en de instelling aan wie uw casus is toegewezen, en de bevoegde medewerkers van Love Your Life. Uw foto's worden niet openbaar getoond en niet voor reclame gebruikt.

Hebt u ingestemd met de door AI ondersteunde voorafgaande analyse, dan kunnen foto's in deze voorafgaande analyse worden betrokken en daarvoor aan Anthropic (VS) worden doorgegeven.

Wordt uw casus tussen de domeinen geneeskunde en schoonheid verplaatst, dan krijgen artsen en instellingen van het nieuwe domein toegang tot de documenten voor zover uw casus aan hen wordt toegewezen. Over de verplaatsing informeren wij u.

Rechtsgrond is uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens (art. 9 lid 2 sub a DSGVO) juncto de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO). De bewaartermijn komt overeen met die van casusgegevens (§ 6).

Artsen, klinieken, schoonheidscentra en andere aanbieders kunnen afbeeldingen in hun profiel laden. De afbeeldingen worden ook beheerd door bevoegde medewerkers van de aanbiedersbegeleiding in het beheergedeelte, bij landenbevoegdheid alleen voor aanbieders van hun land.

Vóór de opslag verwijderen wij uit elke afbeelding de ingebedde metagegevens, zoals GPS-coördinaten, serienummer van de camera en opnametijd. Elke afbeelding wordt vóór de weergave gecontroleerd en vrijgegeven. Wie een afbeelding uploadt, bevestigt de rechten daarop te hebben en de toestemming van afgebeelde personen te hebben verkregen.

Vrijgegeven afbeeldingen zien aangemelde gebruikers in het profiel; op de openbare startpagina verschijnt een afbeelding alleen volgens § 24. Vervangt een aanbieder een afbeelding, dan bewaren wij de vervangen versie als bewijs (§ 6); verwijdert hij een actuele afbeelding, dan wissen wij de bestanden daarvan onmiddellijk.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst met de aanbieder (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en ons gerechtvaardigd belang bij gecontroleerde en rechtmatige profielen (art. 6 lid 1 sub f DSGVO); voor afgebeelde personen hun toestemming tegenover de aanbieder (art. 6 lid 1 sub a DSGVO).

Afbeeldingen en video's die aanbieders hebben geüpload en die wij hebben vrijgegeven, publiceren wij ook op eigen kanalen van Love Your Life in sociale netwerken om het platform en de aanbieders voor te stellen; daartoe mogen wij ze bijsnijden, inkorten, van ondertitels voorzien en teksten en ondertitels vertalen. De exploitanten van de sociale netwerken verwerken gepubliceerde bijdragen onder eigen verantwoordelijkheid, deels ook buiten de Europese Unie. Rechtsgrond is de overeenkomst met de aanbieder (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en voor afgebeelde personen hun toestemming (art. 6 lid 1 sub a DSGVO), die de aanbieder verkrijgt en ons op verzoek aantoont; afbeeldingen en video's waarop patiënten te zien zijn, publiceren wij alleen met hun uitdrukkelijke schriftelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a DSGVO). Na een intrekking verwijderen wij bijdragen met opnamen van de betrokken persoon; na het einde van de overeenkomst met de aanbieder publiceren wij geen nieuwe bijdragen meer en verwijderen wij bestaande bijdragen op zijn verzoek.

De administratie kan artsen, klinieken via hun International Office en bezorgdiensten zelf aanmaken voordat deze zich registreren, en hen daarna uitnodigen. Daarvoor verwerken wij de gegevens die ook de zelfregistratie vereist, zoals naam, vakgebieden, adres, land, e-mailadres en telefoonnummer, en de taal van de uitnodiging. De gegevens zijn afkomstig van de uitgenodigde instantie zelf of uit openbaar toegankelijke bronnen zoals websites en gidsen.

De uitnodiging gaat per e-mail in de gekozen taal uit en bevat een link die voor de vastgestelde duur geldt. Tot de aanvaarding kan niet bij het account worden aangemeld; toestemmingen en de instemming met de overeenkomst geeft alleen de uitgenodigde persoon zelf. Met de uitnodiging informeren wij over deze verwerking, de herkomst van de gegevens en het recht om daartegen bezwaar te maken. Een ingetrokken uitnodiging maakt de link onmiddellijk onbruikbaar.

Registreert een kliniek of een arts zich, dan legt het platform uit de reeds vastgelegde gegevens een profiel aan met land, taal, soort instelling en aangeboden diensten. De profielen zijn voor de administratie per land gegroepeerd en doorzoekbaar.

Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om geschikte partners voor de behandeling van onze patiënten te werven en te vinden (art. 6 lid 1 sub f DSGVO) en de voorbereiding en uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO). De bewaartermijn staat in § 6.

Op uw verzoek vraagt Love Your Life voor u of een begeleider een offerte van een verzekeraar aan, bijvoorbeeld voor een reisziektekostenverzekering. Daarvoor geven wij de verzekeraar de voor de offerte noodzakelijke gegevens door: naam, geboortedatum en nationaliteit van de te verzekeren persoon, bij begeleiders hun relatie tot de patiënt, reisperiode en land van bestemming.

De premie van de verzekeraar innen wij samen met onze administratiekosten en sturen wij door aan de verzekeraar; beide bedragen vermelden wij afzonderlijk. De verzekeraar geeft de polis af; wij leggen deze als document in uw casusdossier. Van de verzekering ontvangen wij geen vergoeding.

Gezondheidsgegevens behoren niet tot de gegevens die wij voor een offerte doorgeven. Verlangt een verzekeraar ze voor een aanvraag, dan geven wij ze alleen met uw uitdrukkelijke toestemming door. De verzekeraar verwerkt de gegevens onder eigen verantwoordelijkheid. Medewerkers van een verzekeringspartner zien uitsluitend de aan hen toegewezen aanvragen.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst met u (art. 6 lid 1 sub b DSGVO); voor gegevens over een begeleider ons gerechtvaardigd belang bij de uitvoering van de door u gewenste opdracht (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

Uw aanvraag wordt behandeld door de administratie van Love Your Life in het onderdeel verzekeringen voor uw land; is zij toegewezen aan een medewerker van een verzekeringspartner, dan ontvangt ook deze persoon herinneringen daarover. Herinnerd wordt bij de ontvangst, na een door BGGI vastgestelde termijn en vóór het begin van de reis; herinneringen en interne meldingen noemen niet de naam van de te verzekeren persoon, en na het einde van de reis sturen wij geen herinneringen meer. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst met u (art. 6 lid 1 sub b DSGVO).

Heeft een dienstverlener een onderneming ingeschreven maar in het portaal geen aansprakelijkheidsverzekering vastgelegd, dan tonen wij in het dienstverlenersportaal een melding met een link naar de website van een verzekeringspartner.

Wordt de link geopend, dan leggen wij vast wie hem heeft geopend (naam en kenmerk van het account), wanneer hij is geopend en naar welke partner hij leidde. Het IP-adres en kenmerken van de browser of het apparaat slaan wij daarvoor niet op, en wij gebruiken daarvoor geen cookies en geen trackingpixels van derden.

Enig doel is een overzicht van hoe vaak en door wie de melding wordt gebruikt. Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij de evaluatie en verbetering van eigen meldingen in het portaal (art. 6 lid 1 sub f DSGVO). Voor de melding ontvangen wij geen vergoeding, en wij geven deze gegevens niet door aan de partner.

Bewaartermijn: 24 maanden vanaf het openen; daarna verwijderen wij de gegevens of voegen wij ze samen tot een telling zonder persoonsgegevens.

Met het openen van de link verlaat u ons platform. Voor de website van de partner gelden diens eigen privacyverklaringen; op de verwerking daar hebben wij geen invloed en wij dragen daarvoor geen verantwoordelijkheid. Een verzekeringsovereenkomst komt uitsluitend tussen u en de verzekeraar tot stand.

Vluchten en hotels boekt u op het platform (§ 35b). Een reisportaal buiten het platform is niet aangesloten: wij dragen geen reisgegevens over aan een reisportaal en ontvangen daarvandaan geen boekingsbevestigingen.

Vroeger kon u afzonderlijk toestemming geven voor de overdracht van reisgegevens aan een reisportaal van BGGI GmbH; de reisgegevens waren dan op het platform 24 uur opvraagbaar. Deze overdracht is stopgezet. De toestemming wordt niet meer gevraagd, en een eerder gegeven toestemming wordt niet meer gebruikt.

Het bewijs of en wanneer u toestemming hebt gegeven of deze hebt ingetrokken, bewaren wij zoals andere bewijzen van toestemming (§ 6).

Op verzoek draagt Love Your Life uw afspraken, dus behandelingen, video-afspraken, ritten, tolkinzetten, levervensters, reizen, afspraken voor overdracht of aanpassing bij zorgpartners en afspraken bij externe diagnostiek- en dienstverleningsinstanties, over naar een eigen agenda „Love Your Life – uw afspraken“ in uw Google-account en houdt deze actueel. Dat gebeurt alleen met uw toestemming voor de overdracht van uw afspraken naar uw Google-agenda en na uw machtiging bij Google.

Per afspraak worden overgedragen: een titel die alleen het soort afspraak en bij artsafspraken de naam van de arts noemt, begin en einde, de plaats, een beschrijving met naam van de arts, naam van de instelling, casusnummer en stand van de afspraak, bij afspraken met een rit de reistijd, een link naar uw portaal (bij video-afspraken naar de videoruimte, bij leveringen naar de tracering van de zending), en herinneringen. Diagnoses, bevindingen, documenten, berichten, facturen en betalingsgegevens worden niet overgedragen. Van Google ontvangen wij een toegangsmachtiging, die wij versleuteld opslaan, en kenmerk en e-mailadres van uw Google-account; uw overige agenda's en gegevens bij Google kunnen wij lezen noch wijzigen.

Google verwerkt de afspraken als uw eigen aanbieder volgens uw overeenkomst met Google; aanbieder voor gebruikers in de Europese Economische Ruimte is Google Ireland Limited, Ierland. Google kan gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken, in het bijzonder in de VS.

Rechtsgrond is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a DSGVO) en, voor zover uit de gegevens blijkt dat u een medische behandeling ontvangt, uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a DSGVO); voor zover gegevens in een land buiten de Europese Unie terechtkomen, ook art. 49 lid 1 sub a DSGVO. Verbreekt u de koppeling, trekt u de toestemming in of laat u uw account verwijderen, dan verwijderen wij de agenda „Love Your Life – uw afspraken“ in uw Google-account, trekken wij de machtiging bij Google in en verwijderen wij de opgeslagen toegangsmachtiging.

Vluchten en hotels kunnen patiënten, bureaus en aanbieders op het platform zoeken en boeken, voor zichzelf en voor andere personen, met of zonder verband met een casus. Zoeken is mogelijk zonder aanmelding; daarbij verwerken wij alleen de zoekgegevens en beperken wij het aantal verzoeken per aansluiting. Geboekt wordt met een account.

Voor een boeking verwerken wij de gegevens van de reizigers die de luchtvaartmaatschappij of het hotel verlangt: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, e-mailadres en telefoonnummer, paspoortgegevens alleen als de luchtvaartmaatschappij die verlangt, daarnaast de verbinding of het hotel, de periode, de zitplaats, de bagage, de prijs, de boekingscode en de stand van de boeking. De gegevens van de reizigers slaan wij versleuteld op. Eerst wordt aan BGGI betaald via Stripe (§ 5); pas daarna gaat de boeking via Duffel naar de luchtvaartmaatschappij of het hotel. Bevestiging en boekingscode sturen wij naar het opgegeven e-mailadres en een kopie naar de boekende persoon. Wijzigingen door de luchtvaartmaatschappij meldt Duffel ons; wij delen ze mee aan de boekende persoon, aan het opgegeven e-mailadres en aan het bureau dat heeft geboekt.

Boekt u voor een andere persoon, dan bent u ervoor verantwoordelijk dat deze instemt met de boeking en met de doorgifte van haar gegevens; met de bevestiging ontvangt de reizende persoon onze privacyverklaring (art. 14 DSGVO). Een bureau ziet alleen de boekingen van zijn eigen accounts.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO), bij boekingen voor andere personen ook ons gerechtvaardigd belang bij de uitvoering van de gewenste reis (art. 6 lid 1 sub f DSGVO), en voor stukken de wettelijke bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c DSGVO). Paspoortgegevens en geboortedatum wissen wij na de door BGGI vastgestelde termijn (thans zeven maanden) na het einde van de reis; namen, contactgegevens, boeking en stukken blijven opgeslagen zoals factuurgegevens (§ 6).

Artsen kunnen hun eigen agenda bij Google, bij Microsoft (Outlook, Microsoft 365) of bij een andere aanbieder met CalDAV-toegang, bijvoorbeeld Apple, aan het platform koppelen; dat gebeurt alleen als zij het zelf vrijgeven. Wij maken daar een eigen agenda „Love Your Life – Praxistermine” aan en voeren de afspraken van de arts uit het platform in: soort afspraak met casusnummer, begin en einde — zonder namen, diagnose, plaats en beschrijving. Uit hun overige agenda lezen wij alleen wanneer zij bezet zijn, dus begin en einde, geen inhoud; deze tijden blokkeren de afspraakplanning op het platform.

De toegang slaan wij alleen versleuteld op. Bezette tijden houden wij alleen voor de telkens volgende 60 dagen bij en vervangen wij bij elke synchronisatie. Verbreekt de arts de koppeling, dan wissen wij de agenda „Love Your Life – Praxistermine” bij de aanbieder, de toegang, de overgedragen vermeldingen en de bezette tijden. De aanbieder van de agenda verwerkt de vermeldingen volgens zijn overeenkomst met de arts; Google en Microsoft kunnen gegevens ook in de VS verwerken.

Rechtsgrond is voor de arts diens toestemming (art. 6 lid 1 sub a DSGVO) en de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO); voor patiënten van wie het casusnummer in de titel staat, ons gerechtvaardigd belang en dat van de arts bij een betrouwbare afspraakplanning (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

Maken de eigenaar van BGGI, een landenkantoor of een bureau waarvoor BGGI deze functie heeft vrijgegeven, een afspraak aan, dan kunnen zij landenkantoren, bureaus en andere personen daarvoor per e-mailadres uitnodigen. Daarvoor verwerken wij de titel, de tijd en de tijdzone van de afspraak, de gekozen landenkantoren en bureaus, de ingevoerde e-mailadressen en de status van de verzending.

Elke uitgenodigde persoon ontvangt een e-mail met de afspraak in zijn plaatselijke tijd, een conferentielink en een agendabestand. Wordt de videoruimte via het platform ingericht, dan loopt deze bij Daily.co (§ 5). Bij landenkantoren en bureaus verschijnt de afspraak ook in hun agenda in het platform.

Rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het afstemmen van afspraken met zakenpartners (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wie personen buiten het platform uitnodigt, is ervoor verantwoordelijk dat zij met de uitnodiging akkoord gaan. De gegevens over een afspraak wissen wij zodra zij voor de afspraak en het bewijs ervan niet meer nodig zijn.

Vervoersdiensten: voor een rit geven wij voor- en achternaam, telefoonnummer, ophaal- en bestemmingsadres, tijdstip en aantal meereizenden door aan de vervoersdienst, momenteel Uber (Uber Technologies, Inc., VS, voor ritten in Europa ook Uber B.V., Nederland) of Transferz B.V. (Nederland) en via Transferz aan de vervoersonderneming die de rit uitvoert. De vervoersdienst verwerkt de gegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor het vervoer. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 lit. b DSGVO). Voor de VS geldt het adequaatheidsbesluit inzake het EU-US Data Privacy Framework, voor zover de aanbieder daaronder gecertificeerd is; anders is de doorgifte noodzakelijk voor de uitvoering van de door u gewenste overeenkomst (art. 49 lid 1 lit. b DSGVO).

Vluchten rechtstreeks bij een luchtvaartmaatschappij: boeken wij een vlucht rechtstreeks bij een luchtvaartmaatschappij, momenteel bijvoorbeeld Pegasus Hava Taşımacılığı A.Ş. (Pegasus Airlines) of AJet Hava Taşımacılığı A.Ş. (AJet), beide Turkije, dan ontvangt zij de gegevens van de reizigers volgens § 35b lid 2 en verwerkt zij die als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Voor Turkije bestaat geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; de doorgifte is noodzakelijk voor de uitvoering van de door u gewenste vervoersovereenkomst (art. 49 lid 1 lit. b en c DSGVO). Voor boekingen via Duffel geldt § 35b.

Ambulancevlucht: vraagt u een ambulancevlucht aan, dan geven wij de aanvraag met de medische gegevens, het traject, de datum, de begeleiding en de documenten door aan de op het platform geregistreerde ambulancevluchtdiensten, zodat zij een offerte kunnen uitbrengen; na uw aanvaarding ontvangt de gekozen aanbieder bovendien uw naam en uw contactgegevens. De aanbieders verwerken de gegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken en zijn gebonden aan het medisch beroepsgeheim of een vergelijkbare plicht. Omdat het om gezondheidsgegevens gaat, gebeurt dit alleen met uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 lit. a DSGVO), die u vóór het versturen van de aanvraag geeft en op elk moment met werking voor de toekomst kunt intrekken; verder is de rechtsgrond de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 lit. b DSGVO). Heeft een aanbieder zijn zetel buiten de Europese Economische Ruimte in een land zonder adequaatheidsbesluit, dan gaat de aanvraag alleen op grond van uw uitdrukkelijke toestemming volgens art. 49 lid 1 lit. a DSGVO naar hem, nadat wij u op de risico's hebben gewezen. § 18 blijft onverlet.

Externe tolkdiensten: schakelen wij een externe tolkdienst in bij een videoconsult (§ 13), dan hoort hij het consult zolang hij verbonden is; van ons ontvangt hij alleen de talen en het tijdstip, niet uw naam en geen documenten. Welke diensten wij inzetten en in welk land zij de gegevens verwerken, delen wij u op verzoek mee. Wij verplichten de diensten tot geheimhouding en om niets op te nemen, en sluiten met hen een overeenkomst volgens art. 28 DSGVO. Rechtsgrond is uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 lit. a DSGVO); zonder die toestemming wordt geen externe dienst ingeschakeld. Voor diensten buiten de Europese Economische Ruimte gelden de waarborgen volgens § 5 lid 3.

Videoverspreiding: de eigenaren van het platform kunnen eigen uitleg- en reclamefilms van BGGI GmbH uploaden naar haar eigen kanalen, op YouTube (Google Ireland Limited, Ierland, en Google LLC, VS), op Facebook en Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, Ierland) en op TikTok (TikTok Technology Limited, Ierland). Daarvoor worden de kanalen eenmalig met het platform verbonden. Er worden alleen films van BGGI GmbH verspreid; gegevens van patiënten of andere gebruikers gaan daarbij niet naar de kanalen, en geen enkele gebruiker verbindt hier een eigen account. Zijn in een film personen herkenbaar, dan vragen wij vooraf hun toestemming. Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij de presentatie van ons aanbod (art. 6 lid 1 lit. f DSGVO).

YouTube API Services: voor het uploaden naar het YouTube-kanaal van BGGI GmbH en voor het lezen van het aantal abonnees van een YouTube-kanaal van social-mediapartners (§ 25b) gebruikt het platform de YouTube API Services van Google. De YouTube Terms of Service (https://www.youtube.com/t/terms) zijn van toepassing; hoe Google gegevens verwerkt, staat in de Google Privacy Policy (https://policies.google.com/privacy).

Toegang, opslag en intrekking: bij het verbinden van het YouTube-kanaal ontvangen wij van Google een toegangssleutel die alleen het uploaden van video's en het lezen van de ID en naam van het verbonden kanaal toestaat; andere gegevens op YouTube lezen wij niet. Wij slaan de sleutel versleuteld op in onze database in Frankfurt (Google Cloud) en gebruiken hem alleen om de films van BGGI GmbH te uploaden; daarnaast slaan wij de ID en naam van het kanaal en de adressen van de geüploade video's op. Wij geven de sleutel niet door, verkopen hem niet en gebruiken hem niet voor reclame of voor het trainen van AI-modellen. Wordt het kanaal in het platform losgekoppeld, dan trekken wij de toegang bij Google in en verwijderen wij de sleutel; bovendien kan de toegang op elk moment worden ingetrokken in de instellingen van het Google-account (https://security.google.com/settings/security/permissions). Hetzelfde geldt overeenkomstig voor de verbindingen met Facebook, Instagram en TikTok.

Google API Services User Data Policy: het gebruik van informatie die het platform via Google-API's ontvangt, en de overdracht daarvan aan andere toepassingen, voldoen aan de Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Via het platform brengen wij instellingen in de gezondheidszorg samen met vakkrachten en met zelfstandige artsen en vakkrachten. Daarvoor verwerken wij de profielen en documenten van de vakkrachten, zoals contactgegevens met adres, kwalificaties, beroepservaring, cv, voorkeurslanden, werkmodel en gegevens over de erkenning van buitenlandse diploma's, en de behoeften van de instellingen.

Instellingen zien sollicitantenlijsten eerst zonder namen. Documenten ontvangen zij pas na een bevestigd voorstel en uw instemming, contactgegevens pas na de vrijgave daarvan. De toegang van een instelling tot documenten eindigt 30 dagen na afronding van de procedure.

Upload alstublieft geen gegevens over gezondheid, religie of andere bijzondere categorieën die voor de sollicitatie niet nodig zijn. Sollicitantengegevens bewaren wij na afronding van een procedure gedurende de door ons vastgestelde termijn (standaard 180 dagen) en verwijderen wij daarna, tenzij u hebt ingestemd met een langere opname.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst met u of met de instelling (art. 6 lid 1 sub b DSGVO) en voor de verstrekking van documenten aan een instelling uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a DSGVO).

Zolang een instelling uw naam en uw contactgegevens niet ontvangt, verlopen berichten en videogesprekken tussen u en de instelling alleen via het platform; wij leggen daarbij tijdstip en deelnemers vast, bij videogesprekken ook de duur. Contactgegevens die tot dan in berichten worden verstuurd, herkent het platform en houdt het tegen. Meldt u dat u een functie hebt gevonden, of sluit u uw profiel, dan vergelijken wij uw gegevens daarover met de instellingen aan wie uw profiel via het platform is getoond, en informeren wij bij een overeenstemming de directie. Het enige doel is te controleren of tegenover een instelling binnen de beschermingstermijn van twaalf maanden een vergoeding voor onze diensten ontstaat; wij gebruiken daarvoor uitsluitend gegevens uit het platform en uw eigen opgaven, geen andere bronnen, en daaraan zijn voor u geen kosten verbonden. Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij het afdwingen van de met de instellingen overeengekomen vergoeding (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

Na een afgeronde behandeling, een videoconsult of een beëindigde inzet kunnen patiënten artsen, klinieken, tolken en chauffeurs met één tot vijf sterren beoordelen; vrije teksten zijn er niet. Getoond worden alleen gemiddelde en aantal, zonder namen van de beoordelaars; openbaar alleen volgens § 24.

Beoordelingen die in strijd zijn met de regels, kan de administratie met opgave van redenen ongeldig verklaren; dat wordt gelogd. Beoordelingen blijven opgeslagen totdat uw gegevens volgens § 7 worden verwijderd.

Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang en het belang van de gebruikers bij betrouwbare ervaringsgegevens (art. 6 lid 1 sub f DSGVO).

In het portaal kunt u herinneringen en meldingen over diensten ontvangen. Wij geven altijd aan van wie zij afkomstig zijn: melding van uw arts, automatische herinnering, melding van Love Your Life of reclame van Love Your Life. Reclame ontvangt u alleen als u deze hebt ingeschakeld.

Bezorging vindt plaats in het portaal en, afhankelijk van uw instellingen, per pushmelding of e-mail. Bij elke e-mail die een reactie verwacht, verschijnt daarnaast een melding in het portaal, die tot uw reactie openstaat. Meldingen over diensten en herinneringen kunt u in de instellingen uitschakelen; meldingen over beveiliging, afspraken en betalingen niet.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO); berusten herinneringen op gezondheidsgegevens, dan uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a DSGVO); reclame ontvangt u alleen met uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a DSGVO).

Opslagruimte: bereikt de opslag van uw eigen documenten 75, 90 of 100 procent van de voor u geldende grens, dan ontvangt u één keer per drempel en factureringsperiode een melding in het portaal, naar uw instellingen per e-mail en, als u ze hebt toegestaan, als pushmelding; voor gezinsleden zonder eigen account ontvangt het gezinshoofd deze. In het portaal en in de e-mail leidt de melding naar de boeking van extra opslag op onze website, in de apps niet. Daarvoor verwerken wij de bezetting in procenten, de bereikte drempel en de periode; de markering van een drempel wordt verwijderd wanneer de bezetting weer daaronder zakt of een nieuwe periode begint. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b DSGVO).

Inhoud van pushmeldingen: een pushmelding bevat de titel en de tekst van de bijbehorende melding in het portaal en bij aanvragen aan vervoersdiensten en tolken bovendien de knoppen volgens § 14 lid 6. Afhankelijk van de instellingen van uw apparaat kan zij ook op het vergrendelscherm verschijnen; of en hoe, bepaalt u in de instellingen van uw apparaat of browser, waar u pushmeldingen op elk moment kunt uitschakelen.

De stemmen van onze AI-persona's worden gegenereerd door Google Cloud Text-to-Speech (Chirp 3 HD) via het eindpunt van de Europese Unie; voor talen waarvoor daar geen stem beschikbaar is, momenteel Perzisch en Koerdisch, verschijnt het antwoord alleen als tekst. Wordt daarvoor de stem van een echte persoon nagebootst, dan gebeurt dat alleen met diens toestemming en alleen volgens lid 2; naam, datum en tekst van de verklaring leggen wij vast.

Eigen stemmen via Google: voor een eigen stem spreekt de persoon een korte referentieopname in en zijn toestemming in de door Google voorgeschreven tekst; Google genereert daaruit in het eindpunt van de Europese Unie een stemsleutel. De opname van de gesproken toestemming en de ondertekende verklaring bewaren wij als bewijs; de referentieopname slaan wij niet op. Een intrekking blokkeert de stem onmiddellijk; vóór elk gebruik wordt gecontroleerd of zij is vrijgegeven. Bijzonderheden staan in de toestemming voor het maken en gebruiken van een synthetische stem.

In de administratie is een live-assistentie beschikbaar waarmee medewerkers spreken. Stem en tekst van de medewerkers gaan daarbij voor spraakherkenning en spraakuitvoer naar Google Cloud via het eindpunt van de Europese Unie en voor de beantwoording naar Anthropic (VS). De assistentie maakt zich als AI kenbaar.

Rechtsgrond voor het nabootsen van een stem is de toestemming van de persoon (art. 6 lid 1 sub a DSGVO, voor zover biometrische gegevens worden verwerkt art. 9 lid 2 sub a DSGVO), voor de live-assistentie de uitvoering van de arbeids- of contractuele verhouding (art. 6 lid 1 sub b DSGVO). Een toestemming voor het nabootsen van de stem kan op elk moment met werking voor de toekomst worden ingetrokken; de stem wordt dan niet meer gebruikt en bij de aanbieder verwijderd.

Op het telefoonnummer van het platform neemt de AI-assistent Fabian op. Hij beantwoordt vragen over het platform, helpt bij de registratie, neemt op verzoek een gezondheidsvraag voor het openen van een casus op en neemt terugbelverzoeken en afspraakverzoeken aan. Gesprekken met de AI-afsprakenassistente Laura voeren alleen personen die zich met een pincode legitimeren (§ 40c); alle andere gesprekken voert Fabian. Beiden stellen zich aan het begin als AI voor.

Verloop: het gesprek wordt afgeleverd door de telecommunicatieaanbieder sipgate GmbH (Duitsland). Ons eigen systeem BGGI AI Hub (§ 17a) zet de gesproken woorden om in tekst en genereert de stem van het antwoord, beide met Google Cloud in de Europese Unie. Love Your Life ontvangt van de Hub alleen de herkende tekst, nooit het geluid. Het antwoord genereert onze verwerker Anthropic (VS) uit de tekst; vaste zinnen komen van het platform. Koerdisch en Perzisch spreekt de stem niet; deze gesprekken worden in het Arabisch of Engels gevoerd, e-mails daarna gaan in uw taal uit.

Opgeslagen worden: een ingekort telefoonnummer dat niet kan worden gekozen, het telefoonnummer als onomkeerbare hashwaarde voor herkenning, de taal, bij bevestigde identiteit het account, kenmerken van de vragen uit een vaste lijst en, versleuteld, het geheugen van het lopende gesprek. Fabian koppelt een gesprek pas aan een account wanneer de beller het telefoonidentificatienummer van zijn account noemt en een code bevestigt die wij naar het in het account opgeslagen e-mailadres sturen; identificatienummer en code staan nooit in het gespreksverloop. Heeft de beller nog geen account, dan vraagt Fabian naar zijn e-mailadres om hem de link voor de registratie te sturen. Het adres slaan wij versleuteld op in het bellersgeheugen, zodat Fabian bij het volgende gesprek alleen vraagt of hetzelfde adres geldt, zonder het voor te lezen.

Opname van een vraag: patiënten met bevestigde identiteit kunnen hun gezondheidsvraag aan de telefoon beschrijven. Vooraf vraagt Fabian uitdrukkelijk om instemming; zonder een duidelijk ja neemt hij niets op. Met instemming stelt hij de vragen van het vakgebied die ook het openen van een casus op de website stelt, en de behandellocatie en woonplaats, en slaat hij de antwoorden op als voorbereide casusopening in uw account. Een casus ontstaat pas wanneer u het openen van de casus zelf afrondt. De instemming leggen wij vast met versie, taal en tijdstip. Bij noodwoorden wijst Fabian eerst op het alarmnummer; de woorden tellen wij alleen als aantal, zonder verband met gesprek of account.

Het telefoonnummer van het platform is tegelijk het WhatsApp-nummer voor klanten. Schrijft u ons via WhatsApp, dan antwoordt de AI-assistent Fabian, of neemt een kantoor in uw land het over volgens dezelfde landenregel als aan de telefoon (§ 40a). De directie krijgt antwoord van de afsprakenassistente Laura (§ 40c).

De berichten worden verwerkt door de exploitant van het WhatsApp Business Platform uit het Meta-concern, voor gebruikers in de Europese Economische Ruimte Meta Platforms Ireland Limited, Ierland, als aanbieder van de dienst. Voor ons nummer slaat Meta de inhoud van opgeslagen berichten in Duitsland op; voor de bezorging kan Meta gegevens ook in de VS verwerken. Op het platform slaan wij uw WhatsApp-kenmerk versleuteld en als onomkeerbare hashwaarde op, het land op basis van het landnummer, uw taal en de tekst van de berichten versleuteld; in gesprekken met Fabian of Laura slaan wij berichten van vóór de legitimatie en berichten met een cijferreeks van vier of meer cijfers of met gezondheidsgegevens zonder inhoud op. Afbeeldingen, spraakberichten en bestanden downloaden wij niet; wij noteren alleen het soort.

Via WhatsApp geeft Fabian pas informatie wanneer u zich hebt gelegitimeerd: met het telefoon-identificatienummer van uw account en de pincode die u in het portaal hebt ingesteld of, zolang geen pincode is ingesteld, met een code die wij naar het in het account geregistreerde e-mailadres sturen; een bureau legitimeert zich met het geregistreerde telefoonnummer, zijn code en zijn pincode. Daarvoor wijst Fabian bij noodwoorden op het alarmnummer, vraagt hij om legitimatie en stuurt hij desgewenst de registratielink die bij uw rol past; verzoeken van bureaus en apotheken, die zich niet zelf kunnen registreren, geeft hij door aan de directie. Identificatienummer, pincode en code staan nooit in een antwoord en nooit in het opgeslagen verloop. Na de legitimatie helpt Fabian binnen het bereik van uw account: het AI-model ontvangt per lopende casus alleen kenmerk, status en volgende stap en over openstaande facturen alleen het aantal; desgewenst stuurt Fabian een betaallink. Aan een bureau noemt hij alleen zijn eigen aantallen, zonder namen. De vrijgave eindigt 30 minuten na het laatste bericht (door BGGI vastgestelde standaardwaarde). Wilt u worden teruggebeld, dan gaat een taak naar het bureau dat u begeleidt, anders naar de administratie. Stuur via WhatsApp alstublieft geen gezondheidsgegevens en geen documenten; daarvoor staat uw portaal klaar.

Meer dan 24 uur na uw laatste bericht schrijven wij u niet meer via WhatsApp; de enige uitzondering is de bevestiging van een betaalde afspraak of een betaalde boeking met een door Meta goedgekeurd sjabloon, eenmaal per afspraak. Klanten bellen wij niet via WhatsApp.

De AI-afsprakenassistente Laura van Love Your Life neemt afspraken aan, legt ze vast en bevestigt ze. Informatie over openstaande en vervallen procedures van het platform en over storingen geeft zij alleen aan de bevoegde personen van de directie, nadat zij zich met een pincode hebben gelegitimeerd; daarvoor leest zij taken, e-mails en kennisgevingen in hun portaal en de contactlijsten volgens § 17a en de profielen volgens § 33. Bellers zonder deze herkenning geeft zij geen informatie; hun gesprekken voert Fabian (§ 40a). De herkenning via pincode geldt aan de telefoon en via WhatsApp alleen zolang de BGGI AI Hub de toegang van de directie als vrijgegeven meldt; is deze geblokkeerd of is de melding niet te verkrijgen, dan geeft Laura geen informatie en eindigt een lopend gesprek met deze herkenning.

E-mails namens de directie verstuurt Laura alleen na uitdrukkelijke bevestiging door de directie; over elke handeling ontvangt de directie een bevestiging per e-mail, die in het controlelogboek wordt vastgelegd. De antwoorden genereert Anthropic (VS). Afspraken geeft Laura alleen onder een verborgen kenmerk en zonder gezondheidsgegevens door aan de BGGI AI Hub (§ 17a). Aan afspraken herinnert Laura de directie met een oproep via WhatsApp die de BGGI AI Hub tot stand brengt, nooit via het vaste net; of de daarvoor bij WhatsApp vereiste belmachtiging bestaat, melden wij de Hub met status en tijdstip, zonder telefoonnummer en zonder inhoud.

Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een ordelijk beheer van de afspraken en procedures (art. 6 lid 1 sub f DSGVO). Bevatten e-mails of procedures gezondheidsgegevens, dan verwerkt Laura deze alleen in het kader van de taken waarvoor de betrokkene toestemming heeft gegeven, en geeft zij ze alleen door aan de bevoegde personen van de directie. De bewaartermijn staat in § 6.

Klachten over een persoon of instantie, bijvoorbeeld een arts, een kliniek of een dienstverlener, behandelen wij in maximaal drie niveaus. Wij verwerken de klacht met nummer, beschrijving, betrokken casus, genoemde persoon of instantie, stand en termijnen. De betrokken persoon of instantie ontvangt de gegevens die nodig zijn voor een standpunt. Wordt een niveau niet tijdig afgerond, dan wordt de klacht automatisch aan het volgende niveau voorgelegd.

Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij de kwaliteit van de via het platform georganiseerde diensten (art. 6 lid 1 sub b en f DSGVO); bevat de klacht gezondheidsgegevens, dan uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a DSGVO). Klachten bewaren wij drie jaar na de afronding ervan.

Wij passen deze verklaring aan wanneer verwerkingen veranderen of er nieuwe bijkomen. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij geregistreerde gebruikers vóór de inwerkingtreding ervan in het portaal. Berust een verwerking op uw toestemming, dan vragen wij voor nieuwe doelen een nieuwe toestemming.

Nummer 37 is vrij; het behoorde tot een geschrapt onderdeel. De overige nummers blijven ongewijzigd, zodat verwijzingen vanuit andere teksten van het platform kloppen.

Dit document is beschikbaar in 24 talen. Alleen de Duitse versie is bindend; de overige taalversies dienen ter verduidelijking.